¿Está preparada su organización para la jornada laboral permanente?

Williams+Hirakawa/Getty Images

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A medida que la pandemia acelera la adopción del trabajo a distancia, las organizaciones grandes y pequeñas se están dando cuenta de que los trabajos que antes suponíamos que tenían que hacerse in situ pueden, de hecho, hacerse a distancia. Muchas empresas, como Twitter y Facebook, se están moviendo para hacer que ciertos roles sean permanentemente remotos. Aunque esto no funcionará para todo el mundo, hay varias ventajas en cambiar al menos parte de su plantilla a puestos virtuales permanentes.

En primer lugar, contratar sólo a la mano de obra local es inevitablemente restrictivo. Los estadounidenses viven de media a 16 millas de la oficina, y cerca del 98% vive a menos de 50 millas de sus oficinas. Los CEO de las principales organizaciones totalmente remotas citan el acceso al talento distribuido como una ventaja competitiva clave. Del mismo modo, el éxito de muchas empresas tecnológicas de Silicon Valley se ha atribuido en parte a las ricas reservas locales de talento. Imagine que su empresa -independientemente de dónde esté ubicada- pudiera aprovechar la reserva de desarrolladores de Silicon Valley, el cuadro de ingenieros de Detroit o el talento financiero de Londres.

En segundo lugar, ofrecer opciones de trabajo a distancia puede ayudarle a atraer y retener talentos competitivos. Como parte de nuestra investigación para este artículo, realizamos una serie de entrevistas a altos ejecutivos de diversas industrias para comprender mejor cómo están afrontando sus empresas la pandemia. En una entrevista, un ejecutivo se lamentaba de que su empresa no pudiera contratar a una determinada líder de marketing con talento para una oficina con sede en Filadelfia porque ella quería quedarse en Columbus, Ohio. No es un caso aislado. Un estudio reciente reveló que la gente está dispuesta a renunciar hasta a un 8% de su salario por la oportunidad de trabajar desde casa.

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En tercer lugar, trabajar a distancia puede ahorrar mucho tiempo. Según el Censo de EE.UU. de 2017, antes de la pandemia los estadounidenses empleaban más de 52 minutos al día, de media, en ir y volver de la oficina. Las cifras eran aún peores en las áreas metropolitanas congestionadas por el tráfico: Oscilaban entre una hora y 12 minutos en Nueva York y dos horas en Yakarta. Sobre la base de estas estimaciones, el cambio al trabajo a distancia podría liberar el equivalente de 28 a casi 50 días laborables al año por empleado. En palabras de un ejecutivo de ventas al que entrevistamos: “En lugar de pasar tres horas conduciendo de ida y vuelta a las instalaciones de un cliente para una reunión, puedo celebrar cinco reuniones y probablemente lograr un impacto de ventas cinco veces mayor”.

Por supuesto, la transición de su mano de obra puede llevar algún tiempo. Al evaluar las oportunidades de puestos remotos permanentes, considere los siguientes pasos:

Haga un mapa de las tareas críticas y las competencias necesarias. No se fije en los puestos existentes, que suelen ser aglomeraciones de esas tareas. En su lugar, piense en las tareas y responsabilidades clave. Por ejemplo, un analista de marketing podría recopilar y analizar datos, diseñar estudios de mercado, evaluar los datos demográficos de los objetivos y valorar la eficacia de los canales de marketing.

Al crear sus listas, no se limite a las tareas actuales; anticípese a las necesidades futuras. Determine qué competencias tiene hoy y dónde tiene lagunas. Tenga en cuenta los comentarios de los clientes, los datos de las evaluaciones de rendimiento y las métricas de rendimiento objetivas. No se conforme con la mediocridad; identifique el nivel ideal de competencia que desearía para cada tarea. Una vez que sepa qué competencias necesita, puede empezar a pensar en qué funciones pueden contratarse localmente y cuáles tendrán que contratarse a distancia para atraer a talentos más esquivos y competitivos.

Evalúe los costes y los beneficios. Empareje los análisis anteriores con los costes estimados de la mano de obra in situ frente a la remota. Al hacer esos cálculos, recuerde tener en cuenta la reducción de los gastos inmobiliarios. Uno de los ejecutivos que entrevistamos dijo que en el futuro, “La necesidad de espacio se verá diferente….. Cada dólar que gasto en bienes inmuebles no lo gasto en mi gente, en tecnología y en construir relaciones con los clientes”. Sin embargo, el trabajo a distancia puede requerir gastos significativos en tecnologías de apoyo junto con reuniones o retiros periódicos del equipo en persona.

Reestructure los puestos de trabajo para que funcionen como puestos remotos a largo plazo. La mayoría de los puestos de trabajo no están optimizados para el trabajo a distancia, al menos no todavía. En los entornos virtuales, a menudo hay que depender de la comunicación asíncrona y en diferido. Se pierde la capacidad de comunicación espontánea cara a cara cuando ya no se puede comprobar cómo están los compañeros de equipo con sólo pasar por su mesa. El trabajo a distancia hace que sea fácil pasar por alto los matices socioemocionales que se comunican a través de señales no verbales (gestos, posición corporal) y paralingüísticas (tono, ritmo, entonación), lo que dificulta especialmente la colaboración.

Para superar estos retos de comunicación y coordinación, céntrese en crear jerarquías más claras y procesos organizativos formales. No dude en poner bolígrafo sobre papel para esbozar descripciones de puestos más detalladas y líneas jerárquicas junto con directrices sobre cómo realizar el trabajo. Involucre a sus empleados en el proceso para captar sus conocimientos y crear un sentimiento compartido de propiedad. Y siempre que sea posible, estructure los equipos y las tareas de forma que los empleados de una tarea concreta sean todos remotos o todos presenciales. Los equipos híbridos con empleados tanto remotos como presenciales pueden presentar los mayores retos de comunicación.

Además, fomentar las videollamadas, así como las reuniones más frecuentes y breves para proporcionar más puntos de contacto social, puede mejorar la colaboración a distancia. Invertir en herramientas y software para la colaboración a distancia, como pizarras virtuales, software de gestión de proyectos y cámaras web y micrófonos de alta calidad, puede ayudar aún más a su equipo a superar los retos del trabajo a distancia.

Minimice la coordinación innecesaria entre los trabajadores remotos. Toda organización -independientemente de cómo la estructure- tendrá numerosas interdependencias entre unidades o equipos, en los que los miembros dependen unos de otros para completar tareas o evaluar resultados. La forma en que asigne las tareas a las distintas unidades puede aumentar o disminuir el número de interdependencias y los costes de coordinación asociados.

Por supuesto, algunas interdependencias son cruciales para el negocio y no pueden evitarse. Por ejemplo, los equipos de marketing e ingeniería necesitan hablar entre sí para crear productos que sean a la vez técnicamente sólidos y valorados por los clientes. Pero otras interdependencias pueden ser innecesarias, y usted puede facilitar la vida de los equipos remotos eliminándolas y reduciendo los costes de coordinación asociados.

Una organización con la que trabajamos había recibido recientemente tres encargos clave para sus desarrolladores Java remotos. Uno de los encargos estaba relacionado con mejoras en el portal del cliente. Los otros dos estaban centrados en Covid: Uno requería el desarrollo de una aplicación para medir la densidad de empleados en la oficina con el fin de permitir el distanciamiento social, mientras que el otro se centraba en el desarrollo de una aplicación de rastreo de contactos para los empleados de la empresa con el fin de ayudar a tomar decisiones informadas sobre la cuarentena.

Debido a las importantes interdependencias entre los dos proyectos relacionados con Covid (más allá de estar relacionados temáticamente, ambos dependían del análisis de la ubicación de los empleados en función de sus conexiones de red WiFi), pronto quedó claro que el desarrollo de las apps de densidad espacial y rastreo de contactos debía asignarse al mismo equipo, mientras que el proyecto del portal del cliente, una iniciativa independiente, podía asignarse a otro. Asignar intencionadamente proyectos interdependientes al mismo equipo simplificó la coordinación y permitió un desarrollo más rápido y eficaz de los tres proyectos.

Por supuesto, algunas funciones pueden ser más difíciles que otras de transformar en puestos remotos. La mayoría de nosotros probablemente preferiríamos que no nos operara un cirujano que trabaja desde casa o que la policía virtual llamara a una escena del crimen activa. Sin embargo, los días en que todo un equipo se presentaba en la misma oficina a la misma hora pronto serán -y quizá ya sean- cosa del pasado. La rapidez y eficacia con la que su organización adopte el nuevo mundo del trabajo será fundamental para su éxito durante la pandemia y más allá.

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