El híbrido hundió el equilibrio entre la vida laboral y personal. Así es como Microsoft intenta solucionarlo.

Si hubiera una palabra que definiera el año 2021, sería «abrumado». Tras un año y medio de pandemia, con bandejas de entrada desbordadas y reuniones consecutivas, la gente está cansada. La gente también busca una respuesta a este agotamiento digital, incluido yo. Como director de la función de análisis de personas de Microsoft, dedico mucho tiempo a explorar este problema analizando los datos.

Cuando mis colegas estudió las tendencias de productividad anónimas de millones de clientes de Microsoft en todo el mundo, vieron que un año después de la pandemia, el tiempo semanal dedicado a las reuniones de Teams se duplicó con creces y la persona promedio envió un 42% más de chats fuera de horario. Si bien al principio esta parecía la mejor manera de que los equipos se mantuvieran conectados, desde entonces nos hemos dado cuenta de que estas videollamadas, correos electrónicos y chats sin parar se han convertido en una sobrecarga digital, y vemos los impactos en el bienestar en nuestras encuestas a los empleados de Microsoft. Entre abril y noviembre de 2020, la satisfacción de los empleados con la conciliación de la vida laboral y personal se redujo 13 puntos porcentuales.

Así que mi equipo y yo nos propusimos descubrir las razones de la caída e identificar las medidas basadas en datos que los gerentes y los empleados podrían tomar para cambiar las cifras en este entorno de trabajo híbrido.

Nos preguntamos qué podemos aprender de los patrones de actividad, el tiempo de vacaciones y las encuestas de nuestros empleados. ¿Y qué pueden hacer los directivos para crear una cultura en la que exista un equilibrio entre la vida laboral y personal y los empleados prosperen? ¿Uno en el que terminar su lista de tareas pendientes o evitar trabajar fuera del horario laboral no requiera un esfuerzo sobrehumano ni una autodisciplina poco realista?

Las prácticas laborales virtuales que afectan al bienestar de los empleados

Para responder a estas preguntas, estudiamos la actividad de colaboración agregada y anónima y los datos de las encuestas de miles de empleados de Microsoft a lo largo de muchos meses, la mayoría de los cuales trabajaban desde casa debido a la pandemia. En general, descubrimos que la colaboración excesiva, la falta de concentración ininterrumpida y la falta de tiempo libre eran los principales factores de la disminución del equilibrio entre la vida laboral y personal que estábamos investigando.

A medida que aumentaba el tiempo de colaboración, el bienestar disminuía.

La primera parte de nuestro análisis, basada en los datos de actividad laboral y opinión de abril de 2020, confirmó lo que pensábamos que era cierto: los empleados que dedican más tiempo a colaborar (asisten a reuniones, escriben correos electrónicos y envían chats) obtienen una menor satisfacción con el equilibrio entre la vida laboral y personal que los compañeros con menos horas de colaboración.

Los empleados satisfechos con su equilibrio entre la vida laboral y personal asisten a un 25% menos de reuniones y dedican una media de 6 horas menos a la semana a colaborar en comparación con los empleados con una sensación de equilibrio entre la vida laboral y personal neutral o desfavorable. Además, los empleados satisfechos con la conciliación de la vida laboral y personal tienden a enviar un 29% menos de correos electrónicos en general y un 36% menos de correos fuera del horario laboral.

A medida que las personas dedicaban más tiempo a concentrarse, el bienestar mejoró.

Por otro lado, vimos que los empleados satisfechos con su equilibrio entre la vida laboral y personal tenían 1,3 veces más horas de concentración y 1,3 veces más bloques de concentración de dos horas, en comparación con los empleados menos satisfechos con el equilibrio entre la vida laboral y personal.

A medida que aumentaba el tiempo de vacaciones, también lo hacía el bienestar.

A continuación, analizamos los patrones del tiempo de vacaciones. Descubrimos que, a principios de la pandemia, muchos empleados de Microsoft dejaron de tomarse vacaciones por completo porque se refugiaron en el lugar, evitaron viajar y se quedaron en casa. De hecho, vimos que el tiempo medio de vacaciones registrado por los empleados estadounidenses de Microsoft se redujo hasta un 83%.

Esa caída provocó un efecto dominó y pudimos ver en las cifras que tomarse vacaciones (o no) tiene un impacto real en la percepción de los empleados sobre el equilibrio entre la vida laboral y personal. Según nuestra investigación, descubrimos que los empleados en EE. UU. que podían tomarse un tiempo libre para recargar energías durante marzo o abril de 2020 tenían, de media, una percepción 8 puntos porcentuales más alta del equilibrio entre la vida laboral y personal en el mes de mayo que los empleados que no se tomaban tiempo libre durante esos meses.

Entonces, si parte del secreto del bienestar está en menos reuniones, más tiempo de concentración y tomarse un tiempo libre para recargar energías, ¿cómo lo hacemos exactamente? Estas son cuatro estrategias que diferentes equipos de Microsoft han empezado a implementar.

Priorizar

Nuestros datos muestran que una de las cosas más importantes que puede hacer un gerente para mejorar el equilibrio entre la vida laboral y personal es ayudar a su equipo a priorizar. En particular, los empleados que no reciben el apoyo de sus gerentes para priorizar están mucho menos satisfechos con su equilibrio entre la vida laboral y personal. De hecho, los datos recopilados entre octubre y noviembre de 2020 muestran que el 81% de las personas están insatisfechas y el 42% no se sienten tan productivas como antes de la pandemia.

Como gerente, sé que nunca lo conseguiremos todos hecho. Así que he tenido que mantener conversaciones difíciles con los socios y otros equipos, para decir: «Está bien, podemos hacerlo… pero eso significa que puede que no podamos hacer las otras tres cosas. ¿Qué es lo más importante aquí?» Para combatir de verdad esta sobrecarga y mantener las cargas de trabajo sostenibles, no siempre podemos decir «y», sino que se reduce a «lo uno o lo otro».

Mi equipo sigue bromeando diciendo que priorizar también podría llamarse «ponerse en contacto con el klinghoffer que lleva dentro», ya que lo he dicho tanto. Pero se ha convertido en mi mantra por una razón.

Priorizar es la forma de crear estabilidad incluso ante el caos. Es la plataforma fundamental para conciliar la vida laboral y personal, ya que permite a su equipo tomar el control, alzar la voz y decir «no» a cosas que no son fundamentales para la misión, lo que al final significa menos reuniones, más tiempo de concentración y, lo que es más importante, la libertad de tomarse tiempo libre.

Reevaluar las reuniones

Una vez que se priorice adecuadamente el trabajo, el siguiente paso es reevaluar las reuniones de equipo. Estas son algunas estrategias que nos han funcionado.

Pausas incorporadas.

Un pequeño respiro entre las sesiones de colaboración es una oportunidad para que los empleados cojan un vaso de agua, se preparen para su próxima llamada o hagan una transición mental a un nuevo tema. Cuando pasamos de centrarnos en maximizar el tiempo de las reuniones a maximizar la eficacia de las reuniones, Microsoft investigación del cerebro demuestra que las reuniones con solo una separación de cinco a 10 minutos entre ellas no solo reducen los niveles de estrés de los empleados, sino que también permiten una mayor concentración y compromiso. En Outlook u otra plataforma de correo electrónico, las organizaciones pueden set un valor predeterminado en toda la empresa para estos descansos, o los empleados y equipos individuales pueden cambiar su propia configuración.

Evite reservar la semana.

Como las pausas entre reuniones, el tiempo al principio y al final de cada semana ayuda a los empleados a hacer la transición. Por ejemplo, las reuniones de los lunes por la mañana pueden presionar a los empleados para que se preparen durante el fin de semana, lo que contribuye a aumentar aún más la sensación de agobio. En vez de eso, dedíquese los lunes por la mañana para centrarse y prepararse para que el equipo colabore correctamente a lo largo de la semana. También hemos visto a muchos equipos de Microsoft adoptar los viernes sin reuniones como tiempo dedicado a terminar el trabajo clave y a desconectarse por completo antes del fin de semana.

Pulse pausa.

Un reciente estudiar de Microsoft Research muestra que la multitarea en las reuniones aumenta significativamente en las reuniones cada vez más largas. En el estudio, las personas también mencionaron con frecuencia que realizan múltiples tareas durante las reuniones que consideran irrelevantes o en las que carecen de interés o participación.

Así que tómese el tiempo para dar un paso atrás y reevaluar la eficacia de las reuniones para su equipo preguntándoles las opiniones de los miembros de su equipo. Pregúntese también: ¿es propietario de reuniones con poca participación y mucha multitarea? ¿Podrían ser más cortas algunas reuniones? ¿Menos frecuente? ¿Quién necesita estar realmente ahí? ¿Deberían ser periódicos o solo programarse según sea necesario?¿Tienen que ser reuniones??

Proteja el tiempo para centrarse y establecer límites

Con el trabajo priorizado y las reuniones reducidas, anime a su equipo a priorizar el tiempo que dedica al trabajo concentrado y a establecer límites para protegerlo.

Fomentar el tiempo de concentración.

Sugiera que su equipo dedique de forma proactiva bloques de tiempo para centrarse en el trabajo cada semana y abordar las prioridades clave. Aprovechar este tiempo permite a los empleados dedicarse a un trabajo profundo y sumergirse en los proyectos sin distracciones ni interrupciones. Más tiempo de concentración significa más progreso, lo que significa menos agobio. También significa que se dedica menos trabajo fuera de horario.

Utilice la tecnología para respetar las horas de silencio.

El trabajo híbrido va más allá del «dónde» trabajamos, también tiene que ver con el «cuándo». Por ejemplo, equilibrar mi trabajo con mi agenda personal a veces significa que revisar mi bandeja de entrada por la noche, cuando puedo concentrarme de verdad, es la mejor manera de terminar mi trabajo. Por otro lado, nuestras investigaciones muestran que un correo electrónico fuera del horario laboral de un gerente puede tener un efecto dominó en el trabajo fuera del horario laboral del equipo.

La tecnología puede ayudar a su equipo a capacitar a todos para que trabajen de la manera que mejor se adapte a sus necesidades y, al mismo tiempo, a evitar esa mentalidad de «siempre activo». Cuando trabajo por la noche, que es como mejor trabajo como individual — Aprovecho las funciones de «envío retrasado» para asegurarme de que mi horario de trabajo flexible no se convierta en el factor estresante nocturno de otra persona.

También he animado a mi equipo a silenciar las notificaciones para eliminar la presión de revisar los correos electrónicos y los chats cuando llega el momento de dejar el trabajo. También hemos establecido normas de equipo sobre cuándo se esperan las respuestas, para que nadie sienta que está de guardia constantemente.

Fomentar el tiempo fuera

Por último, discuta activamente las formas de facilitar que los empleados se tomen sus merecidas vacaciones.

El tiempo fuera puede que no se vea como antes.

La capacidad de desconectarse es clave para equilibrar la vida laboral y personal. Ya se trate de vacaciones, vacaciones en casa, días de salud mental, días de enfermedad u observación de fiestas religiosas, descansar y recargar energías pueden significar diferentes cosas para diferentes personas. A finales de 2019, redefinimos la licencia por enfermedad en Microsoft para incluir los días de salud mental; no nos dimos cuenta de lo importante que sería unos meses después, cuando llegara la pandemia. También ofrecimos cinco días de bienestar en todo el mundo, además de las vacaciones que se les asignan regularmente para animar a los empleados a tomarse más tiempo libre.

En términos generales, ayude a su equipo a entender que hay muchos motivos para tomarse un descanso que no dependen de los viajes o los viajes y que su bienestar es una prioridad por la que vale la pena tomarse un tiempo.

Facilitar las vacaciones.

A los empleados les resultará difícil retirarse si no sienten que tienen la cobertura o el apoyo. Como su gerente, ofrézcase de forma proactiva para ayudar a cubrir cuando no estén. También puede crear un sistema de amigos que dé a cada empleado a alguien que supervise su trabajo mientras esté fuera. Incluso podría facilitar los días de consenso en los que los miembros de su equipo acuerden tomarse un tiempo libre de forma colectiva para minimizar el correo electrónico y otros trabajos acumulados a los que volverán.

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Los tiempos de grandes transiciones y cambios son una oportunidad para dar un paso atrás y replantearse. A medida que el mundo cambia, la forma en que trabajamos también puede hacerlo. Lo más poderoso que he aprendido de nuestro estudio sobre el equilibrio entre la vida laboral y personal es que, como directivos, tenemos la oportunidad de desafiar el status quo y decir: «Esto puede ser mejor».

Al centrarse en las tácticas anteriores, los directivos pueden crear un mundo en el que la responsabilidad por el equilibrio entre la vida laboral y personal no recaiga únicamente en los hombros de la persona. Se trata de establecer normas de equipo y un entorno que permita a todos centrarse en el impacto, no en la actividad. Al crear claridad e identificar lo importante, los gerentes permiten a sus empleados dar lo mejor de sí en su trabajo y prosperar en un entorno híbrido.