Cómo escribir correos electrónicos con precisión militar

En el ejército, un correo electrónico mal formateado puede marcar la diferencia entre una misión cumplida y un fracaso de la misión. Durante mi servicio activo, aprendí a estructurar los correos electrónicos para maximizar las posibilidades de éxito de una misión. Desde que regresé del servicio, he aplicado estas lecciones a los correos electrónicos que escribo para mi trabajo corporativo y, por lo tanto, mis misivas se han vuelto más nítidas y limpias, y obtienen respuestas más rápidas y de mayor calidad por parte de colegas y clientes. Estos son tres de los principales consejos que aprendí sobre cómo formatear sus correos electrónicos con precisión militar:

1. Temas con palabras clave. Lo primero que ve el destinatario del correo electrónico es su nombre y el asunto, por lo que es fundamental que el asunto indique claramente el propósito del correo electrónico y, específicamente, lo que quiere que haga con su nota. El personal militar utiliza palabras clave que caracterizan la naturaleza del correo electrónico del asunto. Algunas de estas palabras clave incluyen:

• ACCIÓN — Obligatorio para que el destinatario tome alguna medida
• FIRMAR: requiere la firma del destinatario
• INFORMACIÓN: únicamente con fines informativos y no se requiere ninguna respuesta ni acción
• DECISIÓN: requiere una decisión del destinatario
• SOLICITUD: solicita el permiso o la aprobación del destinatario
• COORD — Es necesaria la coordinación por parte del destinatario o con él

La próxima vez que envíe un correo electrónico a sus subordinados directos con una actualización de estado, intente usar el asunto: INFO — Actualización de estado. Y si necesita que su gerente apruebe su solicitud de vacaciones, puede escribir REQUEST — Vacation. Si es un director de proyectos y necesita que varias personas respondan a su informe de implementación semanal, escriba ACCIÓN — Informe de implementación semanal. Estas demarcaciones pueden parecer obvias o innecesariamente exclamativas porque están en mayúscula. Pero sus correos electrónicos figurarán sin duda en la bandeja de entrada del destinatario y no tendrán que determinar el propósito de sus correos electrónicos. (También lo obliga a pensar en lo que realmente quiere de alguien antes de contribuir al desorden de su bandeja de entrada.)

2. Bottom Line Up Front (BLUF). Los profesionales militares encabezan sus correos electrónicos con una declaración breve y contundente conocida como BLUF. (Sí, siendo el ejército, hay un acrónimo para todo.) Declara el propósito del correo electrónico y la acción requerida. El BLUF debería responder rápidamente a las cinco W: quién, qué, dónde, cuándo y por qué. Un BLUF eficaz destila la información más importante para el lector. He aquí un ejemplo de BLUF del Manual de la Fuerza Aérea:

BLUF: A partir del 29 de octubre, todos los documentos doctrinales de la Fuerza Aérea (AFDD) han sido anulados y sustituidos por volúmenes doctrinales básicos y anexos doctrinales.

El BLUF ayuda a los lectores a asimilar rápidamente el anuncio, la decisión y la entrada en vigor de los nuevos procedimientos. El lector no quiere necesariamente saber toda la información básica que llevó a la decisión. Es probable que quiera saber «¿cómo me afecta este correo electrónico?» y el BLUF debería responder a esta pregunta siempre.

Para mi trabajo corporativo, no uso las siglas «BLUF» porque no quedaría claro para los destinatarios, pero he empezado con «Bottom Line» en negrita al principio de mis notas. A veces, incluso resalto la línea inferior en amarillo para que mi punto quede muy claro. Este es un ejemplo de un BLUF adaptado para uso corporativo:

Asunto: Información — Trabajar desde casa

Shannon,

En resumen: Reduciremos el número de días que los empleados pueden trabajar desde casa de tres a un día a la semana a partir del 1 de diciembre.

Antecedentes:

• Se trata de un esfuerzo por fomentar la moral del equipo y fomentar la colaboración en equipo
• Todos los miembros del comité de dirección apoyaron esta decisión

Shannon sabe que no es necesaria ninguna respuesta porque estaba marcada como INFORMACIÓN. También capta rápidamente la información del correo electrónico por el resultado final. Como se trata de un cambio importante en la política corporativa, se proporcionan los antecedentes para demostrar que la decisión es definitiva, cuenta con el apoyo de la dirección y tiene la intención de tener efectos positivos para la empresa.

3. Estar económico. El personal militar sabe que los correos cortos son más eficaces que los largos, por lo que intentan incluir todo el contenido en un panel para que el destinatario no tenga que desplazarse. También evitan la voz pasiva porque tiende a alargar las oraciones o, como dice el manual de la Fuerza Aérea: «Además de alargar y torcer las oraciones, los verbos pasivos suelen enturbiarlas». En su lugar, utilice la voz activa, que antepone los sustantivos a los verbos para que quede claro quién realiza la acción. Al usar la voz activa, hace que «los verbos hagan el trabajo por usted». En lugar de: «La fábrica fue bombardeada por un F18», los profesionales militares decían: «Un F18 bombardeó la fábrica».

A pesar de que los correos cortos suelen ser más eficaces, abundan los correos largos, incluso en el ejército. Si un correo electrónico requiere más explicaciones, debe incluir la información básica después del BLUF con viñetas para que los destinatarios puedan entender rápidamente su mensaje, como en el ejemplo anterior.

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Por último, para evitar que se obstruyan las bandejas de entrada, los profesionales militares enlazan a los archivos adjuntos en lugar de adjuntar archivos. Esto obligará al destinatario a visitar el sitio web que contiene el archivo adjunto, que probablemente proporcionará la versión más reciente del archivo. Además, el sitio comprobará que el destinatario tiene las credenciales de seguridad correctas para ver el archivo y no envía un archivo sin darse cuenta a alguien que no tenga permiso para verlo.

Este es un ejemplo de correo electrónico para uso corporativo en el que se utilizan palabras clave en el asunto, el resultado final, las viñetas de fondo y la voz activa:

Asunto: INFORMACIÓN — Cambio de reunión

Shannon,

En resumen: Hemos programado la reunión semanal de actualización para el jueves a las 2 p.m. CST para adaptarnos a la agenda del CFO.

Antecedentes:

• Hemos buscado otros horarios disponibles, pero es el único horario que funciona y es importante que esté en la llamada para poder dirigir sus pérdidas y ganancias.
• El CFO estará en Boston el jueves para reunirse fuera de las instalaciones con el comité de dirección.
• Quiere revisar el informe financiero que puede encontrar aquí (insertar enlace) antes de la llamada.

Al adoptar la etiqueta militar en el correo electrónico, introducirá una pizca de claridad en su correspondencia y en la de sus colegas y clientes.