Cómo hablar en las reuniones cuando odia hablar en las reuniones

A nadie le encantan las reuniones. Pero pueden resultar especialmente agotadores para las personas que desean un entorno más tranquilo para intercambiar ideas o pensar en los temas, o que tienen dificultades para que se escuche su voz en una sala llena de personas que hablan en voz alta. ¿Cómo pueden estas personas asegurarse de que sus ideas están bien representadas en las reuniones de equipo? Para obtener algunos consejos prácticos, recurrimos a Susan Cain, autora de Silencio: El poder de los introvertidos en un mundo que no puede dejar de hablar y cofundador de El Instituto de Liderazgo Silencioso, que ayuda a las empresas a liberar el poder de la mitad introvertida de la fuerza laboral. Sigue una versión editada de nuestra conversación:

HBR: Los introvertidos tienden a escuchar—  y piense, más de lo que hablan. ¿Cómo pueden evitar que parezcan desconectados o incluso apáticos durante una reunión, cuando en realidad están pensando muy profundamente?

Caín: Una cosa que suelo decir a los introvertidos es que hagan muchos trabajos de preparación antes de que comience la reunión, se le pida formalmente o no, porque probablemente sea lo que tenga que hacer personalmente. Preparar sus ideas con antelación también puede ayudarlo a ser una de las primeras personas en alzar la voz, lo que probablemente no sea su estilo normal. En general, es mejor presentar sus ideas desde el principio. A nivel psicológico, le ayuda a sentirse parte de la reunión antes y, a menudo, la gente, a su vez, le dirige sus comentarios, mientras que si espera un rato para hablar, suele ocurrir lo contrario.

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Cuando una reunión es rápida e intensa, ¿cómo se inserta en la conversación?

Muchos introvertidos no se sienten cómodos pensando de pie y tienen muchas ganas de procesar sus pensamientos antes de articularlos. Por eso es importante hacer los trabajos de preparación antes de la reunión. Entonces, deje de lado la idea de que sus ideas tienen que estar bien formuladas para poder articularlas. Observe lo poco cocidas que suelen estar las ideas de la gente cuando las promueven y que a nadie le importa. Las ideas a medias suelen tener mucho valor. Eso por sí solo puede darle la libertad de alzar la voz. El truco entonces consiste en hablar a un nivel de decibelios un poco más alto que el de las personas que lo rodean, que es una forma de indicar inconscientemente que está entrando en la conversación — no está gritando ni nada; es muy sutil. Ser capaz de hacer comentarios espontáneos y sin preparación es un músculo que puede desarrollar con el tiempo, por lo que vale la pena practicarlo.

Cuando no tiene una respuesta rápida e inmediata a las bromas de las reuniones, ¿cómo se gana tiempo para pensar bien las cosas?

Simplemente puede decirlo. En serio. Simplemente diga: «Tengo muchas ganas de pensarlo bien». Si cree que va a tener la respuesta en un momento, simplemente pida esa cantidad de tiempo: «¿Por qué no vuelve a mí? Me gustaría pensarlo detenidamente». O, si cree que no tendrá la respuesta hasta más tarde, simplemente diga: «¿Podemos presentar esa idea? Es algo en lo que quiero pensar con más profundidad». Estas solicitudes no son para tanto si cree que internamente tiene derecho a tomarse ese tiempo extra, ya que sabe que tomarse el tiempo extra beneficia a todos. Si lo dice de una manera franca y elegante, la gente estará de acuerdo.

Presentarse ante un grupo grande puede resultar particularmente difícil. ¿Qué estrategias ha utilizado personalmente?

Sabía que el éxito de mi libro y de las ideas que tanto me importaban dependerían de mi habilidad para presentarlas públicamente. Así que antes de que se publicara mi libro, tenía que superar mi miedo a hablar en público. Me inscribí en Toastmasters para practicar la presentación en un espacio pequeño y de apoyo. Si tiene algo que le asusta o con lo que se siente incómodo, debe exponerse a ello en dosis pequeñas y manejables para extinguir el miedo y reconfortarse con el tiempo. No hay forma de evitar el miedo excepto a través de él. Pero la respuesta no es empezar por ponerse en situaciones de mucho juego y obligarse a actuar. Empiece a pequeña escala y, poco a poco, desarrollará esos músculos  y mejorar en ello.

Intente exponerse a experiencias de habla pequeña en las que, en una escala del 1 al 10, su nivel de ansiedad esté en el rango de 4 a 7, de modo que se está esforzando, pero no demasiado de una vez. Puede seguir subiendo la apuesta a medida que pase el tiempo. Es útil tener un lugar formal al que vaya con regularidad, como Toastmasters. O algunas ciudades tienen otros recintos, como el Centro de oratoria de Nueva York. Para las personas con ansiedad por hablar en público, estas clases pueden ser tremendamente eficaces.

Algunas personas tienen reacciones físicas involuntarias cuando presentan o hablan en las reuniones, como sonrojarse o tener una urticaria manchada. ¿Qué hace cuando la gente puede ver literalmente su malestar?

En el peor de los casos, si eso ocurre, recuerde que, al final del día, la gente se interesa más por las ideas que presenta. Si bien hay algunos casos en los que tiene que ser un presentador impecable, en la mayoría de los casos, lo que más importa es que tenga algo que decir y que crea en lo que tiene que decir. Así que, si no puede evitar tener manchas, yo le diría que lo deje pasar y se centre más en el mensaje. Pero, como entiendo que es más fácil decirlo que hacerlo, hay dos formas de evitarlo. A corto plazo, pruebe con ejercicios de respiración antes de que tenga que hablar para calmarse. La solución a largo plazo es practicar — cuanto más cómodo se sienta, es menos probable que su cuerpo reaccione ante el estrés de la situación. Y cuanto menos estresante lo encuentre, menos probabilidades habrá de que suceda en el futuro.

¿Cómo pueden los directivos cambiar la estructura o el formato de las reuniones para sacar más provecho de los introvertidos de sus equipos?

Este es el trabajo que hacemos mucho en The Quiet Leadership Institute. Cuando trabajamos con las empresas para ayudarlas con esta misma pregunta, a menudo recomendamos celebrar menos reuniones, para empezar. Como gerente, debe saber que es muy probable que no esté sacando lo mejor del cerebro de un introvertido si le hace una pregunta en una reunión general. Obtendrá un mejor conjunto de respuestas e ideas si aborda las cosas de manera diferente. Ayuda a la gente a saber de antemano de qué quiere hablar, pero las agendas suelen distribuirse en el último momento. Cuando realmente se espera que la gente piense en una reunión y se prepare para ella, puede contribuir en gran medida a darles más tiempo para reflexionar. También querrá tener en cuenta quién es el que habla todo en una reunión y quién no. Intente dar forma a la dinámica. Haga que la palabra esté más disponible para las personas más reticentes — lo que a veces significa llamarlos. Lo crea o no, la gente muy a menudo agradece que la llamen, porque tienen la palabra cuando no se sentirían cómodos tomándola para sí mismos.