Cómo triunfar en la escritura empresarial: no sea Dickens

Creo en la diversidad de opiniones. Hace que el mundo sea grandioso. Nos trae Elvis Presley y Jascha Heifetz. También pone piña en pizzas.

La lección para la comunicación empresarial aquí es que cualquier cosa que escriba, como sea que la escriba, está bien, siempre y cuando acepte que su audiencia se reducirá por cada rodaja de fruta amarilla que añada a su salsa de tomate. En otras palabras, si no se ajusta a la norma, la gente dejará de escucharlo no por qué lo que dice, pero por cómo lo está diciendo.

Todo lo que se escribe tiene que ver con la claridad. La diferencia entre las formas de escritura es lo que el escritor se esfuerza por comunicar. Considere la siguiente tabla:

Documento

Texto de muestra

Mensaje

Formulario

«La canción de amor de J. Alfred Prufrock», T.S. Eliot

Déjenos ir entonces, usted y yo,
Cuando la noche se extiende contra el cielo
Como un paciente etéreo sobre una mesa;
Vamos, por ciertas calles medio desiertas,
Los murmullos se retiran
De noches inquietas en hoteles baratos de una noche
Y restaurantes de aserrín con conchas de ostras:

El aburrimiento de la existencia.

Poema

Historia de dos ciudades, Charles Dickens

Fue el mejor de los tiempos, fue el peor de los tiempos, fue la era de la sabiduría, fue la era de la tontería, fue la época de la fe, fue la época de la incredulidad, fue la estación de la Luz, fue la estación de la oscuridad, fue la primavera de la esperanza, fue el invierno de la desesperación, lo teníamos todo por delante, no teníamos nada ante nosotros, todos íbamos directamente a Dios, todos íbamos directamente en sentido contrario; en resumen, el período se parecía mucho al período actual…

Aprendemos las lecciones de la vida a través de las historias de los demás.

Novela

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Redacción empresarial

La diferencia entre la redacción comercial y todas las demás formas de expresión es una cosa: un llamado a la acción. Una nota, un informe, un plan de negocios, un correo electrónico, etc., tienen en común que piden al lector que haga algo, que normalmente consiste en desprenderse de su propio dinero, del dinero de otra persona, o tomar alguna otra medida que, en última instancia, se traduzca en efectivo en manos de una manera beneficiosa para el autor del documento.

Si su documento de empresa no sirve para eso, considere que podría funcionar mejor grabado en una urna griega, porque lo que ha escrito como correo electrónico a su jefe es más un código que una solicitud de aprobación de su proyecto.

¿Cómo puede asegurarse de que su memorándum contiene un llamado a la acción claro? Algunas cosas a tener en cuenta:

El uso adecuado de los párrafos. Un párrafo puede expresar varias ideas. En la redacción de negocios, debería expresar uno. Si tiene una sugerencia («comprar más vacas») y una contrasugerencia («vender todas las vacas») que sean razonables, pero que se basen en suposiciones diferentes («la capacidad de las vacas para gestionar las inversiones de cartera para nuestros clientes»), exponga esas dos ideas contrastantes y sus razonamientos en párrafos distintos. Un párrafo, un punto de vista.

Oraciones sencillas. Una frase puede decir más de una cosa. «Fue el mejor de los tiempos, fue el peor de los tiempos…» Pero usted no es Dickens, y no está intentando entretener a un público victoriano que lee junto a las lámparas de gas y teme constantemente a las explosiones, y no le pagan por la palabra. Una frase, una idea.
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La primacía de la primera frase.** El misterio es para Sr. Night Shyamalan. En la redacción empresarial, dígale al lector de qué trata su documento en la primera frase. Si hay un título o una línea de asunto antes de la primera frase, dígalo ahí. No escribe para el New York Post. » Wacko Jacko» puede resultar convincente, pero le va mejor con «Análisis del estado mental de Michael Jackson durante la última actuación». Aburrido, sí, pero no le pagan por la emoción, y si lo es, hágamelo saber, porque mola mucho. Es decir, ¿se traga fuego o salta desnudo de los aviones? De cualquier manera, ¿qué hace leyendo la Harvard Business Review?

Leer contra escanear. Los libros se leen. Los documentos comerciales están escaneados. Espere que esto le pase a su material cuidadosamente editado. Si se ha esforzado por escribir «el plan exige» o «la convocatoria de planes», sus lectores nunca se darán cuenta porque hacen zoom a 340 metros por segundo, justo por debajo de la velocidad del sonido al nivel del mar; de lo contrario, sus ojos emitirían un estruendo sónico (y la gente nota ese tipo de cosas). Para asegurarse de que su mensaje se transmite, dé pistas sobre dónde reside la información que es importante para el lector. Los títulos, las líneas de asunto, los encabezados y las listas de viñetas fáciles de leer ayudan a hacer que esos ojos que hacen zoom se detengan.

Tono de voz. La forma en que dice lo que dice, en voz baja, en voz alta, con una zarigüeya en el regazo, no se transmite una vez que las palabras están incrustadas en su correo electrónico o impresas en la página. Por lo tanto, tenga cuidado de no dar por sentado que su sarcasmo, esperanza o miedo a las zarigüeyas rabiosas se interpretarán correctamente. Diga lo que quiera decir. No espere que se deduzca nada.

Humor. El humor no funciona en la escritura de negocios. Nunca. Consulte «tono de voz», más arriba.

Y, por último, recuerde que sea cual sea su opinión personal sobre la cocina de fusión italo-hawaiana, la mayoría de la gente seguirá optando por el pepperoni.

¿Cuál es su opinión? ¿Ha sido víctima de un reportaje operístico? ¿La prevalencia de los «mensajes de texto» ha provocado una oleada de eyaculaciones en su lugar de trabajo?

David Silverman ha tenido diez carreras hasta ahora, incluyendo empresario, ejecutivo y profesor de redacción empresarial. Es el autor de Typo: The Last American Typesetter or How I Made and Lost 4 millones de dólares y del artículo de HBR de abril de 2011,» Síntesis: Confesiones constructivas.”