Cómo responder cuando se queda fuera de las reuniones importantes

Ya nos han dejado a todos fuera de la lista de invitados. Se entera de una reunión importante, una reunión cuyo resultado les afecta a usted y a su equipo, después sucede. Cuando lo pasan por alto en una reunión, se siente mal personal y profesionalmente. Quedar excluido puede evocar emociones en la escuela primaria de ser excluido o sentir que su opinión y sus aportaciones no son valoradas. Y ser el último en enterarse de las decisiones clave puede hacer retroceder a su equipo y poner en tela de juicio su liderazgo. Cuando no tiene un asiento en la mesa y eso afecta negativamente a la capacidad de su equipo de colaborar, coordinar y comunicarse a medida que trabaja para alcanzar los objetivos de la organización, es su responsabilidad dar la cara, abogar por usted y su equipo y plantear la cuestión de una manera constructiva.

La próxima vez que descubra que no está en la lista de invitados, no se desespere. Convierta la omisión en una oportunidad para evaluar lo que tiene para ofrecer al grupo, determinar si la reunión se ajusta a sus intereses y a los de su equipo y mantener una conversación productiva.

Serie Usted y su equipo

Política de oficina

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Pero antes de empezar a recomendarle que asista a todas las reuniones importantes de su empresa, tenga en cuenta lo siguiente:

Comprobar su ego en la puerta. Pregúntese: ¿me siento vulnerable o paranoico o realmente necesito estar ahí? Sabemos que añadir más personas alrededor de la mesa casi siempre se traduce en más complejidad y en la necesidad de más tiempo. ¿Hay algún otro representante de su grupo en el que confíe para expresar su preocupación? Es el tema central de la reunión relacionado para trabajar con su equipo, pero ¿realmente profundizará en el trabajo principal de otro grupo? Póngase en contacto con un colega que es en la lista para obtener más información sobre la agenda y el objetivo de la reunión y determinar si es apropiado que añada su voz al debate.

Desarrolle su razón de ser. Cuando sepa lo suficiente sobre la agenda como para afirmar que tiene que participar en el debate, pregúntese si las desventajas de su asistencia valen la pena. Si su evaluación revela que simplemente como para ser incluido, déjelo. Pero si su investigación lo revela debería sea incluido, comience a construir su funda. Prepárese para responder a la pregunta de por qué tiene que estar ahí de una manera no egoísta. Enmarque su respuesta centrándose en la perspectiva, la experiencia o la información que su equipo podría ofrecer al grupo. No pregunte si usted tiene que estar allí; pregunte «¿ mi papel ¿necesita estar presente en la mesa?»

Ofrézcase a ayudar. Si decide que tiene sentido desde el punto de vista empresarial que su puesto sea en la reunión y ha preparado su caso, es hora de plantear la cuestión al organizador. Envíe un correo electrónico al anfitrión de la reunión diciéndole que quiere hablar sobre la reunión en cuestión (llamémosla reunión de actualización de las operaciones). Solicite que el anfitrión pase a charlar o lo invite a una reunión, según sea más apropiado en su cultura organizacional. «Querida Annika, ¿tiene 15 minutos para hablar sobre la actualización de las operaciones? Mañana estoy en la oficina y estoy relativamente libre de reuniones, así que pase por aquí cuando le venga bien». La clave aquí es ponerse en contacto, brevemente, primero por escrito y, después, mantener la conversación sobre el meollo del tema por teléfono o en persona, donde pueda transmitir sus pensamientos, sentimientos y tono con la mayor claridad.

Cuando hable, no diga «¿por qué no me invitaron a esa reunión? ¡Deberían haberme invitado!» En su lugar, pruebe con algo como: «Me he dado cuenta de que no estoy en la lista de asistentes a la reunión semanal de operaciones. Tras hablar con Joe sobre lo que suele incluir en la agenda, creo que sería útil que estuviera allí. Esto garantizará que la perspectiva del marketing esté representada y mantendrá a mi equipo al tanto de las próximas prioridades para que podamos planificar en consecuencia y cumplir los plazos críticos. Si está de acuerdo en que tiene sentido incluir el marketing, podemos decidir si ese representante soy yo o alguien de mi equipo».

Manténgase neutral. Céntrese en el proceso más que en las personalidades. La conversación no debería ser sobre usted o cómo se siente, o sobre lo mal que tal y tal esté ahí, pero usted no, y así sucesivamente. Dirija la conversación a abordar por qué tiene sentido que su puesto esté presente.

En nuestro trabajo con los equipos de liderazgo sobre la gobernanza de las reuniones, enseñamos a la gente a anteponer a la empresa dando un paso adelante para «votar por sí mismos fuera de la isla» y excluyéndose de las reuniones en las que no añadirían valor. Cuando alguien dice «dado que mi jefe recién contratado ahora también asiste a esta reunión, ya no necesito estar aquí», incluso en reuniones prestigiosas y de gran visibilidad, demuestra a los directores ejecutivos y a sus colegas que esa persona antepone a la empresa y que el desinterés y la madurez contribuyen en gran medida a generar capital social y buena voluntad.

Cuando elimine la emoción de la situación y busque oportunidades para que la organización trabaje en conjunto de manera más eficiente y productiva, y deje de lado su ego y sus objetivos profesionales individuales, se ganará el respeto de sus superiores, compañeros y subordinados. Lo que aumenta la probabilidad de que cuando se merezca un asiento en la mesa, consiga uno.