Cómo plantear un tema difícil en una conversación individual con su jefe

Gordon estaba cocinando. Necesitaba compartir algo con su entrenador sobre un conflicto continuo entre él y otro miembro del equipo, Ellen, pero no estaba seguro de cómo hacerlo. Aunque se llevaba bien con su jefa, estaba nervioso por la forma en que pudiera responder. Se comprometió a plantear la cuestión en su próxima reunión individual, pero la reunión iba y venía y no se armó de valor para hacerlo, y entonces pensó que sacarlo a colación en una fecha posterior sería extraño. Gordon no solo cocinaba, sino que se sentía bastante miserable y descontento, lo que repercutió en su compromiso y productividad en el trabajo.

Probablemente todos hayamos sido Gordon alguna vez. (De hecho, es un compuesto de empleados que hemos estudiado). Querer plantear un tema difícil o emocional a un gerente es una experiencia común, ya sea sobre cómo decirle que tiene dificultades con un colega, que tiene problemas de salud o dificultades en casa, que se siente agotado o abrumado, que ha cometido un error o que tiene comentarios importantes para él.

Esta es la clave para hacerlo bien. Investigando su nuevo libro Me alegro de habernos conocido: El arte y la ciencia de las reuniones individuales, uno de nosotros (Steven) encuestó y entrevistó a miles de empleados de diversas organizaciones sobre lo que hacía que una persona a uno fuera productiva. Descubrió que las reuniones más exitosas son aquellas en las que el empleado y el gerente tienen claras las necesidades del empleado y se centran en ellas. Este es un proceso para establecer sus objetivos y mantener la conversación dentro del objetivo.

Paso 1: Elija con cuidado

En general, es importante que elija sus batallas sabiamente. Para empezar, tenga en cuenta las principales causas subyacentes de las preocupaciones que tiene, y no solo sus síntomas; en qué puede ayudar realmente su gerente y qué tipo de ayuda podría necesitar; y los puntos prioritarios frente a los secundarios que se pueden analizar más adelante. Evalúe también si el artículo podría resolverse solo de forma natural. Por último, tenga en cuenta factores como los posibles costes y beneficios de compartir esta información y la forma en que su gerente responde normalmente a los comentarios o a las conversaciones difíciles.

Por ejemplo, si el problema de Gordon con su colega Ellen es molesto pero no afecta a su trabajo y el proyecto en el que están trabajando juntos está a punto de terminar, puede que no valga la pena que plantee el tema a su gerente. Pero si eso provoca retrasos en el proyecto o amenaza su futuro trabajo con ella, su gerente tiene que saberlo.

Según su relación, también podría ser útil que su gerente sepa de antemano que va a necesitar su ayuda para resolver un problema o que quiere mencionar algo importante o delicado. Esto evita sorprenderlos y prepara el terreno para una reunión constructiva.

Paso 2: Prepárese

Escriba y practique sus temas de conversación con antelación para que se sienta cómodo con ellos. Considere también la forma en que su gerente podría recibir sus comentarios. ¿Cómo van a reaccionar? ¿Qué dirán? Imagine y planifique en función de sus posibles respuestas al practicar sus temas de conversación. Este tipo de preparación puede ayudarlo a hablar con claridad y, potencialmente, a disipar el nerviosismo en el momento de la reunión. Los estudios han demostrado que la visualización del rendimiento puede ayudar reducir la ansiedad y mejorar su parto.

Paso 3: Empezar bien

Inicie la conversación con el pie derecho para asegurarse de que sus comentarios son bien recibidos. Intente ser optimista como los estados de ánimo pueden ser muy contagiosos . El lenguaje corporal positivo, como la sonrisa y el contacto visual suave, también pueden ayudar mucho.

Confirme que su gerente está dispuesto a escuchar sus comentarios (por ejemplo, «¿Todavía está bien si hablo de…») y demuestre su agradecimiento por su disposición a hacerlo (por ejemplo, «Gracias por tomarse el tiempo de escuchar mi preocupación, significa mucho para mí»). Estas expresiones de gratitud son un ejemplo de cómo mostrar deferencia a través de su discurso, que los investigadores creen que puede influir en la receptividad de su gerente a sus solicitudes de ayuda.

Paso 4: Demuestre compostura, curiosidad y voluntad de adaptación

Al navegar por la conversación, mantenga la compostura lo mejor que pueda y comparta la necesidad principal que ha identificado de manera sincera y organizada. Aquí es donde deja claro si está solicitando la ayuda de su gerente o simplemente le está haciendo saber algo importante. Siga siendo consciente de su tono.

Tras compartir sus comentarios, escuche atentamente la respuesta de su gerente. Sea curioso y demuestre su compromiso haciendo preguntas de sondeo y aclaración. Una gran continuación es simplemente: «Cuénteme más. ¿Por qué lo sugiere?» Esto puede darle claridad detrás de las respuestas declarativas de un jefe. Reconozca la perspectiva de su gerente, aunque no esté de acuerdo con él. Las emociones negativas pueden provocar interrupciones en la comunicación, así que trate de mantener una actitud positiva y centrarse en trabajar por lograr puntos en común.

Si ha presentado un problema que hay que resolver, venga a la reunión con las posibles soluciones ya en mente. Investigación ha demostrado que los trabajadores son vistos como más competentes cuando tienen posibles soluciones preparadas en el momento de comunicar un problema a su gerente. Las soluciones que propone no tienen por qué ser perfectas, pero prepararlas es una señal de su proactividad y compromiso para superar los problemas presentados. Los psicólogos clasifican la búsqueda de ayuda en dos categorías principales: autónomo y dependiente. La búsqueda de ayuda para dependientes implica buscar a otra persona que le dé una solución «rápida y fácil», mientras que la búsqueda de ayuda autónoma se refiere a la búsqueda del conocimiento que permite a las personas abordar los desafíos de forma independiente y ser autosuficientes. Eso es lo que debe buscar; investigación ha demostrado que la conducta autónoma de búsqueda de ayuda estaba relacionada con calificaciones positivas de desempeño laboral, mientras que la búsqueda de ayuda por dependencia estaba relacionada con calificaciones negativas.

Si su gerente sugiere revisiones a la solución propuesta, esté dispuesto a adaptarse y a hacer concesiones razonables. La paciencia y la persistencia a lo largo de este proceso lo llevarán a usted y a su gerente a una solución que sea mutuamente deseable.

Paso 5: Concluir manteniendo el impulso

Al terminar la reunión, es importante mantener el impulso que ha creado durante la conversación. Si solicitó la ayuda de su gerente durante la reunión, verifique las acciones que se asignaron durante la reunión y aclare sus dos pasos siguientes. Por ejemplo, cuando su reunión con su jefe estaba llegando a su fin, Gordon podría resumir: «Vale, hablaré con Ellen utilizando las técnicas que hemos discutido y usted contactará con otros miembros del equipo para ver si hay problemas adicionales». Y para terminar la reunión de forma positiva, reafirme su agradecimiento por su tiempo y su receptividad a sus comentarios.

Como hemos visto, tratar temas difíciles con su gerente en una reunión individual implica una planificación y una ejecución cuidadosas. Tenga la seguridad de que las recompensas valen la pena. Los pasos anteriores lo prepararán para navegar por una difícil comunicación con su gerente y trabajar para lograr los resultados deseados. Pero hacen más que eso. Estos cinco pasos le muestran cómo abogar por sí mismo, cómo puede mantener su independencia y crecimiento a medida que avanza en su carrera.