Cómo hacer una presentación a los altos ejecutivos

Los altos ejecutivos son uno de los públicos más duros a los que se enfrentará como presentador. Están increíblemente impacientes porque sus agendas están repletas y tienen que tomar muchas decisiones de alto riesgo, a menudo con poco tiempo para sopesar las opciones. Así que no se quedarán quietos durante una presentación larga con una gran revelación al final. Lo interrumpirán antes de que termine su truco.

Puede resultar frustrante. Probablemente tenga mucho que decirles, y puede que esta sea su única oportunidad de decirlo. Pero si quiere que lo oigan en absoluto, llegar a lo que les importa de inmediato para que puedan tomar sus decisiones de manera más eficiente. Después de haber hecho presentaciones ante altos ejecutivos en muchos campos, desde motores a reacción hasta motores de búsqueda, he aprendido por las malas que si deambula delante de ellos, verá un vistazo que dice: «¿Está bromeando? ¿De verdad cree que tengo tiempo para preocuparme por eso?» Presente de forma rápida y clara la información que es importante para ellos, haga preguntas y listo. Si su discurso es corto y perspicaz, volverá a captar su oído.

Así es como puede ganarse su atención y su apoyo:

Resuma desde el principio: Supongamos que tiene 30 minutos para hacer la presentación. Al crear su introducción, imagine que todo su espacio se reduce a 5 minutos. Esto lo obligará a empezar con toda la información que realmente le interesa a su público: hallazgos, conclusiones, recomendaciones de alto nivel, un llamado a la acción. Exponga esos puntos de forma clara y sucinta desde el principio y, a continuación, pase a los datos, las sutilezas y el material de apoyo que sea relevante desde el punto de vista periférico.

Establezca expectativas: Haga saber a la audiencia que dedicará los primeros minutos a presentar su resumen y el resto del tiempo al debate. Incluso los ejecutivos más impacientes tendrán más probabilidades de permitirle analizar sus puntos principales sin interrupciones si saben que pronto podrán hacer preguntas.

Crear diapositivas de resumen: Al hacer su presentación de diapositivas, coloque una breve visión general de los puntos clave en la parte delantera; el resto de las diapositivas deberían servir de apéndice. Siga la regla del 10%: si su apéndice tiene 50 diapositivas, cree 5 diapositivas de resumen, etc. Tras presentar el resumen, deje que el grupo dirija la conversación y consulte las diapositivas del apéndice a medida que surjan las preguntas y comentarios pertinentes. A menudo, los ejecutivos querrán ahondar en ciertos puntos que les ayudarán a tomar decisiones. Si lo hacen, abra rápidamente las diapositivas que hablan de esos puntos.

Deme lo que han pedido: Si lo invitan a dar información actualizada sobre la inundación de la planta de fabricación de su empresa en Indonesia, hágalo antes de cubrir cualquier otra cosa. Un grupo de altos directivos, con poco tiempo, lo invitó a hablar porque pensaban que podía proporcionar el dato que faltaba. Responda a esa solicitud específica de forma directa y rápida.

Ensaye: Antes de la presentación, dirija su charla y sus diapositivas a cargo de un colega que le sirva de entrenador honesto. Intente encontrar a alguien que haya tenido éxito en la adopción de ideas a nivel ejecutivo. Pida comentarios puntuales: ¿su mensaje llega de forma clara y rápida? ¿Sus diapositivas resumidas lo resumen todo en información clave que se puede hojear? ¿Se pierde algo que su público pueda esperar?

¿Parece mucho trabajo? Sí, pero presentarlo a un equipo ejecutivo es un gran honor y puede abrirle enormes puertas. Si lo logra, las personas con mucha influencia se convertirán en firmes defensoras de sus ideas.

Esta es la primera entrada de la serie de blogs de Nancy Duarte sobre la creación y la realización de presentaciones, basada en los consejos de su nuevo libro, el Guía HBR de presentaciones persuasivas.

Lea las otras publicaciones aquí:
Publicación #2: Cree una presentación que le interese a su público
Publicación #3:¿Sus diapositivas pasan la prueba del vistazo?
Publicación #4: Estructure su presentación como una historia