Cómo hacer que una «buena» presentación sea «estupenda»

Como becario o profesional que inicia su carrera, lo más probable es que se le encargue hacer o dar una presentación en un futuro próximo. Ya sea que presente una idea, informe sobre un estudio de mercado o comparta algo más, una buena presentación puede darle una ventaja competitiva y ser una herramienta poderosa a la hora de persuadir, educar o inspirar a otros.

Una presentación sólida es mucho más que información pegada en una serie de diapositivas con fondos elegantes. Para crear una pantalla realmente excelente, necesita tener un conocimiento nítido de las fuentes, los colores, las imágenes y el flujo.

Como principal evangelista de Canva, emprendedor con años de experiencia como lanzador y capitalista de riesgo que ha realizado muchas presentaciones mediocres, tengo una visión única de lo que hace que una presentación destaque. Hablemos de cómo cada uno de los siguientes elementos puede mejorar el impacto y la retención de su mensaje.

Fuentes: la base de la legibilidad

La fuente que elija para su presentación desempeña un papel fundamental en la legibilidad y en la estética general. Las fuentes sans serif como la Helvética o la Arial —por aburridas que las considere— son preferido por sus líneas limpias, que hacen que sean fáciles de digerir en varios tamaños y distancias.

Asegúrese de utilizar las fuentes de forma coherente durante toda la presentación, ya que esto ayuda a mantener un aspecto y un estilo coherentes. Limite el número de estilos de fuente a dos: uno para los encabezados y otro para el cuerpo del texto, para evitar confusiones o distracciones visuales.

El tamaño de la fuente también importa. Para el cuerpo del texto, un tamaño mínimo de 30 puntos garantiza la legibilidad, mientras que los títulos y encabezados deben destacar con un tamaño de 40 puntos o más. Si se da cuenta de que reduce el tamaño de la fuente para incluir más texto, la solución es ajustar su forma de pensar, no utilizar una fuente más pequeña.

Colores: atractivo visual y comprensión

¿Ha visto alguna vez créditos de películas con texto gris o azul sobre fondo blanco? Probablemente no. Y hay una razón para ello. El uso de color de alto contraste combinaciones como texto negro sobre fondo blanco o texto blanco sobre fondo negro garantizan la máxima visibilidad y legibilidad. Estas combinaciones facilitan la capacidad del público de absorber y retener la información presentada. Mi preferencia es por blanco sobre negro porque mirar fijamente una pantalla blanca brillante en una habitación oscura (a diferencia de una página impresa o un ordenador pequeño) provoca entrecerrar los ojos y fatiga ocular.

Los colores pueden evocar emociones y resaltar puntos críticos, pero su uso excesivo puede provocar una presentación desordenada y confusa. Una paleta limitada de dos o tres colores principales, complementada con un fondo sencillo, puede ayudarlo a llamar la atención sobre los elementos clave sin abrumar al público.

No: utilice más de 2**–** 3 colores.

Victor Metelskiy/Getty Images

Haga: Mantenga la paleta de colores mínima.

Victor Metelskiy/Getty Images

Esto no es ciencia espacial. Quiere un contraste de color dramático entre el fondo y sus elementos importantes. Es la misma razón por la que los camiones de bomberos son rojos.

Herramientas y directrices están disponibles para comprobar la accesibilidad de las combinaciones de colores y garantizar que ningún espectador o asistente esté en desventaja al leer o ver sus diapositivas. Debería tener en cuenta la accesibilidad para todos los miembros del público, incluidos los que tienen problemas visuales, como el daltonismo.

Imágenes: Narración y atractivo

Las imágenes pueden comunicar ideas complejas rápidamente y memorablemente pero elegir las imágenes correctas es clave.

Mientras las imágenes estén potentes herramientas para contar historias, debería intentar encontrar un equilibrio entre los elementos visuales y textuales de sus diapositivas. Las imágenes o imágenes deben ser grandes (quizás del 20 al 25% de la página), en negrita y tener un propósito claro que complemente el texto de la diapositiva, en lugar de ser un «atractivo visual» gratuito que le parezca guay.

Recuerde no abarrotar sus diapositivas con más de una imagen, ya que eso puede confundir en lugar de aclarar lo que intenta decir. Al elegir la imagen, elija una que comunique una sola idea o sensación y sirva para ilustrar o mejorar el mensaje que transmite.

Digamos, por ejemplo, que iba a narrar la historia de la rendición japonesa en la Segunda Guerra Mundial y la celebración de la paz. En lugar de usar palabras para verbalizar las emociones que la gente puede haber sentido, podría utilizar la icónica foto, también conocida como» El beso’— de un marinero besando a una mujer el 14 de agosto de 1945 en Times Square. Admito que esto es un listón muy alto, pero debe aspirar a una sola foto que capte la atención y lo diga todo.

O si va a hablar sobre el uso de productos de edición limitada por parte de la empresa en una zona geográfica determinada, es mejor mostrar imágenes del producto que utilizan realmente los clientes reales que intentar personificar la inclusión con fotos de archivo.

Diseño de diapositivas: Arte de la composición

Un error común que comete mucha gente es abarrotar los toboganes con demasiada información. En caso de duda, siga el principio de sencillez y busque un diseño limpio y ordenado con suficiente espacio en blanco alrededor del texto y las imágenes. Piense: frases y viñetas, no frases. Piense en una Apple Store, no en una reunión de permuta.

No: utilice colores de bajo contraste y abarrote las diapositivas.

Hinterhaus Productions/Constantine Johnny/Getty Images

Hacer: hacer un diseño limpio y ordenado.

Hinterhaus Productions/Getty Images

También es importante establecer una jerarquía visual en cada diapositiva para guiar la vista del espectador al único lugar crítico. Utilice el tamaño de fuente, el color y la ubicación estratégica del texto o las imágenes para diferenciar entre elementos de diferente importancia. El espectador no debería tener ninguna duda sobre cuál es el punto focal de cada diapositiva. Un buen ejemplo de ello es Steve Jobs presenta un nuevo producto. Observe que sus diapositivas tienen de tres a cinco palabras con una fuente de 150 a 200 puntos y una imagen.

Hacer que su tema de diseño sea coherente en todas las diapositivas contribuye a una presentación profesional y coherente. Esto incluye el uso uniforme de los colores, las fuentes y los estilos de diseño. La coherencia también ayuda a reforzar la identidad de la marca y hace que la presentación sea más fácil de digerir para el público, ya que no hay ideas ni pensamientos contradictorios.

Flujo: Eliminar barreras

Empecemos por la apertura de su presentación. Una buena apertura o primera diapositiva debería poder captar la atención del público y exponer el propósito y los objetivos en los primeros treinta segundos.

Piense en su presentación como un cohete en una plataforma de lanzamiento, no como un avión en una pista. Una pregunta intrigante, un hecho sorprendente o una historia convincente pueden marcar la pauta de toda la presentación y demostrar su valor y relevancia para el público.

Una presentación bien organizada sigue un flujo lógico y lineal, guiando al público a través del contenido de manera coherente. Es recomendable agrupar los temas relacionados, ya que ayuda a la comprensión.

Por ejemplo, si va a dar una actualización de producto, hable de temas de marketing y ventas al mismo tiempo, debido a su conexión inherente, en lugar de obligar a los oyentes a cambiar de mentalidad, por ejemplo, pasando del marketing al diseño y a las ventas. Entonces puede pasar a las soluciones para superar los problemas que presenta. Este tipo de transición fluida entre los temas ayuda al público a seguir el argumento que presenta o la historia que quiere contar.

En cuanto a la longitud, intente incluir su presentación en 10 o 15 diapositivas; pocas personas pueden recuerde 10 cosas de una presentación y aún menos puede comunicar tantos.

Estas prácticas se basan en una dura realidad: el propósito de una presentación no es impresionar al público con una obra de arte. El objetivo es que la gente comprenda y recuerde lo que ha dicho o que se convenza de tomar una medida específica. Su creatividad y genialidad pueden quedar muy bien en las tarjetas de felicitación, las invitaciones a fiestas y las redes sociales, pero cuando se trata de presentaciones, menos es más. Así es como la gente extraordinaria hace presentaciones notables.