Cómo saber si hay demasiada gente en su reunión

A la hora de organizar una reunión, las personas a las que invita son tan importantes como lo que necesita hacer. Incluir a demasiadas personas —o muy pocas— puede ser una pérdida de tiempo para todos los involucrados. El siguiente extracto del libro Dirigir reuniones le ayudará a decidir quién debe estar en la sala para que la reunión sea lo más eficaz posible.

Puede que sea fácil invitar por defecto a una multitud de personas a una reunión; de esa forma, no tendrá que identificar a los participantes más críticos, evitará cualquier duda, tendrá a todos los involucrados a mano para tomar una decisión y no tendrá que repetir sus comunicaciones por separado después. O tal vez su tendencia es querer mantener las cosas pequeñas: puede que se sienta tentado a invitar solo a un grupo pequeño de personas cuyas opiniones valore más.

Pero para que una reunión sea útil, tiene que tener a las personas adecuadas (y solo a las personas adecuadas) en la sala. Con demasiados asistentes, puede que tenga problemas para concentrar el tiempo y la atención de todos y lograr cualquier cosa; con muy pocos, puede que no tenga a los responsables de la toma de decisiones o a los proveedores de información adecuados en la sala.

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Al planificar su lista de asistentes, piense quién lo ayudará a lograr el objetivo de la reunión y a los que se verán más afectados por el resultado. Lo más probable es que se trate de una combinación de personas que ofrezcan una variedad de perspectivas. Tómese su tiempo para hacer una lista metódica de las personas de cada una de estas categorías para asegurarse de que incluye a las personas adecuadas:

• Los principales responsables de la toma de decisiones en los temas involucrados
• Los que tienen información y conocimientos sobre los temas en debate
• Personas que tienen un compromiso o interés en los temas
• Aquellos que necesitan saber la información que tiene que denunciar para poder hacer su trabajo
• Cualquiera que tenga que implementar cualquier decisión que se tome

Extraído de

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  Dirigir reuniones (serie Manager de 20 minutos)

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No dude en consultar con otras partes interesadas para asegurarse de que ha hecho la lista correcta. A menudo, otro actor clave puede recordarle una perspectiva que olvidó incluir en la sala.

Sin embargo, el hecho de que el nombre de alguien esté en su lista no significa que deba estar en la reunión. ¿A cuántas personas debería invitar realmente? No hay reglas estrictas, pero en principio, una reunión pequeña es mejor para decidir o lograr algo; una reunión mediana es ideal para intercambiar ideas y para comunicarse y reunirse, puede ir a lo grande. Algunas personas utilizan lo que se conoce como la regla del 8 al 18 de 1800 como pauta aproximada:

• Si tiene que resolver un problema o tomar una decisión, no invite a más de 8 personas. Si tiene más participantes, puede que reciba tantos comentarios contradictorios que sea difícil abordar el problema o tomar la decisión en cuestión.
• Si quiere hacer una lluvia de ideas, puede llegar a 18 personas.
• Si el objetivo de la reunión es ofrecer actualizaciones, invite a todas las personas que necesiten para recibir las actualizaciones. Sin embargo, si todos los asistentes a la reunión van a ofrecer actualizaciones, limite el número de participantes a no más de 18.
• Si el propósito de la reunión es reunir a las tropas, vaya a por las 1800, ¡o más!

Si decide no invitar a las personas que ha enumerado como propensas a verse afectadas por el resultado de la reunión, tenga un plan para comunicarles el contenido de la reunión después.