Cómo mejorar una reunión (cuando no está al mando)

Las organizaciones celebran reuniones todo el tiempo, muchas de ellas. Solo en los Estados Unidos, 55 millones de reuniones tienen lugar a diario, pero, ¿cuántos de ellos son realmente útiles? Según la mayoría de los empleados y directivos, no muchos.

En un estudio, el 71% de los altos directivos declararon que sus reuniones eran ineficientes e improductivas, y el 64% indicó que las reuniones se celebran a expensas de una reflexión profunda. En otro estudio, las reuniones ineficaces estuvieron relacionadas negativamente con la innovación y la cuota de mercado.

Mientras haya abundancia investigación sobre cómo mejorar las reuniones — como definir un objetivo claro, invitar solo a las personas que son necesarias y mezclar cuándo, dónde y cuánto tiempo se reúnen todos; estos consejos se aplican principalmente a la persona a cargo. Los asistentes que se quedan atrapados en una reunión que ya es mala a menudo se sienten impotentes, con poca orientación sobre cómo cambiar las cosas.

Entonces, ¿qué puede hacer si es uno de esos asistentes? ¿Es posible hacer un cambio una vez que comience la reunión?

A menos que trabaje en un entorno psicológicamente seguro cuando se fomenta la franqueza, es poco probable que levante la mano y diga: «Esta reunión parece un poco desorganizada, creo que necesitamos definir un objetivo y un proceso claros para lograrlo». Aunque sus comentarios sean beneficiosos a largo plazo, puede temer que lo sean recibido negativamente en el momento, haciendo alzar la voz parece una jugada arriesgada.

Por suerte, tiene otras opciones.

La guía de intervención en la reunión

Basándonos en nuestra investigación sobre la seguridad psicológica y la retroalimentación positiva, así como en nuestro trabajo con los clientes sobre conversaciones productivas en el lugar de trabajo, diseñamos la Guía de intervención en reuniones para ayudar a los empleados, específicamente a los que ocupan puestos de nivel inferior, a mejorar las reuniones. Hemos identificado una serie de intervenciones que cualquier persona puede utilizar, según el nivel de seguridad psicológica en su lugar de trabajo:

La útil solución es útil cuando hay poca seguridad psicológica en el equipo o con la persona que dirige la reunión. En este caso, no menciona explícitamente lo que le molesta, sino que hace una pregunta que puede ayudar a resolver la sensación de frustración que pueda sentir en la reunión.

La propuesta centrada en las soluciones funciona cuando hay una seguridad psicológica moderada. En este caso, debe señalar el área problemática haciendo una pregunta que demuestre cómo la resolución del problema aumentará la eficacia de la reunión.

La confrontación constructiva es para situaciones de alta seguridad psicológica. Con este enfoque, decide dar un nombre explícito al problema y dar su opinión para encontrar una solución productiva.

Usemos ejemplos de algunos problemas que puede encontrar en su reunión diaria para ilustrar cómo puede utilizar las instrucciones antes, durante o después de una reunión.

Aplicar la guía de intervención

Según su situación, puede que tenga la oportunidad de corregir el rumbo de una mala reunión antes de que comience. Otras veces, puede que tenga que intervenir en el momento o después de la reunión. Estos son algunos ejemplos de cómo aplicar cada intervención dentro de esos plazos, incluido el lenguaje de muestra que puede utilizar.

Antes de la reunión

El mejor momento para intervenir es incluso antes de que se celebre la reunión. En esta situación, el organizador de la reunión puede tomar medidas correctivas con antelación.

Digamos, por ejemplo, que no ha recibido el material preparatorio (como el orden del día) para una reunión importante que se celebrará dentro de dos días. Puede enviar al organizador un correo electrónico, un mensaje de Slack o ponerse en contacto con él en persona en el siguiente idioma:

La útil solución alternativa: «Hola Alex. Gracias de nuevo por invitarme a la reunión del viernes. Me preguntaba si hay algo que pueda hacer para ayudar o prepararme con antelación. Gracias y nos vemos el viernes».

La propuesta centrada en las soluciones_._ «Hola Alex, gracias de nuevo por invitarme a la reunión del viernes. Quiero asegurarme de que puedo añadir el máximo valor a la reunión, así que me preguntaba: ¿Hay algún material preparatorio que pueda compartir con antelación o algún orden del día con el que pueda familiarizarme? Gracias».

La confrontación constructiva. «Hola Alex. Tenemos una reunión dentro de dos días y no se ha compartido ningún material preparatorio, como un orden del día con plazos o documentos de apoyo. ¿Podría compartir esto con nosotros para asegurarnos de que la reunión es un buen uso del tiempo de todos?»

Durante la reunión

Todos hemos estado en reuniones que acaban convirtiéndose en un laberinto conversacional. Los participantes se salen del tema, a menudo sin querer, y se tragan un valioso tiempo de reunión. A veces, el tiempo de las reuniones se dedica a algo diferente al orden del día real.

En este escenario, supongamos que está en una reunión y dos participantes se salen del tema y consumen un valioso tiempo de reunión.

La útil solución alternativa. «¿Alguien puede ayudarme a determinar nuestra posición en el orden del día de la reunión de hoy? Eso me ayudará a concentrarme mejor y a contribuir». (Por lo general, un buen momento para usar este aviso es cuando alguien acaba de terminar de hablar o cuando siente que los demás también están confundidos con respecto a la dirección de la reunión).

La propuesta centrada en las soluciones. «Ian, creo que el tema del que habla no está en la agenda de hoy. Sin embargo, creo que a todos nos vendría bien tener una conversación en profundidad al respecto. Así que me hizo pensar: ¿Podríamos añadir este tema y la razón por la que lo discutiremos al orden del día de nuestra próxima reunión?»

La confrontación constructiva. «Tengo la sensación de que nos hemos desviado del tema durante bastantes minutos y me preocupa no cubrir todos los temas que teníamos en la agenda. ¿Podríamos pasar a centrarnos en lo que debe cubrir la reunión de hoy? Podríamos celebrar otra reunión centrada en este tema, ya que parece importante».

Tras la reunión

A menudo, cuando termina una reunión, empieza el verdadero trabajo. Las reuniones deben concluir con una serie de acciones de seguimiento atribuidas a participantes específicos de la reunión. Pero, ¿qué puede hacer cuando el impulso de la reunión se detiene en cuanto la gente sale de la sala de reuniones?

Piense en el siguiente ejemplo: al final de una reunión, se decidió que su colega haría un seguimiento con usted de un plan de marketing, a más tardar, tres días después de la reunión. Ya han pasado cinco días y no sabe nada de ellos.

La útil solución alternativa. «Hola Sam, ¿podríamos dedicar cinco minutos hoy a comparar las notas de la reunión? Acabo de revisarlos y ahora no estoy seguro de los siguientes pasos específicos. ¡Gracias por ayudarme!»

La propuesta centrada en las soluciones. «Hola Sam, creo que dijo que consultaría conmigo el plan de marketing y me preguntaba: ¿En qué puedo ayudarlo para que el trabajo siga por buen camino? ¡Gracias!»

La confrontación constructiva. «Hola Sam, tenía que consultarme el plan de marketing hace dos días. No he recibido ningún seguimiento de su parte. Le sugiero que programemos nuestra entrada pronto para que el proyecto pueda seguir adelante». (Por lo general, es mejor tener este tipo de enfrentamientos en persona para evitar más problemas de comunicación.)

Incluso con una seguridad psicológica baja, puede considerar soluciones alternativas para ayudar a configurar o mejorar una reunión. Estas intervenciones, a su vez, pueden conducir a una mayor apertura y a una mayor seguridad psicológica. Cuando alza la voz, da un ejemplo positivo e invita a otros a modelar su comportamiento de una manera respetuosa que permita a su equipo aprender, innovar y crecer.