Cómo organizar su propia happy hour virtual

Una de las muchas ventajas de ir al posgrado son las relaciones que establece mientras trabaja para obtener el título. Cuando las clases se imparten en persona, conoce a sus compañeros a través de una combinación de reuniones patrocinadas por la escuela y organizadas por los estudiantes. El conexiones que usted crea Estos eventos suelen sentar las bases de su red profesional y pueden ayudarlo a conocer las oportunidades laborales, a mudarse a una nueva ciudad y a encontrar un mentor una vez que se gradúe.

Sin embargo, este año las cosas son diferentes. Dado que muchas clases se siguen impartiendo de forma virtual, conocer gente nueva (y, de hecho, socializar con ella) parece un lujo del pasado.

Pero no tiene por qué serlo.

Desde marzo de 2020, cuando entraron en vigor los bloqueos, he organizado o dado conferencias en más de 60 eventos virtuales, incluida la Happy Hour virtual #NoMoreBadZoom semanal. ¿Ha merecido la pena toda la planificación, el tiempo, la energía y el esfuerzo? Lo ha hecho.

Como consultor de diseño de eventos virtuales y productor ejecutivo de Zoom, puedo decirle que no necesita reunirse en un espacio físico para hacer crecer su red, hacer nuevos amigos y desarrollar conexiones significativas con sus compañeros. Puede que su experiencia escolar no sea tradicional, pero eso no significa que no pueda cosechar los mismos beneficios que tienen otras generaciones.

Antes de Covid, organizar una reunión social implicaba mucha coordinación (organizar el viaje, las invitaciones, la reserva de una plaza, etc.). Necesitaba tener las habilidades y la aptitud para gestionar la logística de un evento presencial. Afortunadamente, organizar una happy hour virtual no tiene por qué ser un asunto complejo. Solo tiene que ser un poco creativo.

Estos son algunos consejos.

Manténgalo pequeño

Si alguna vez ha hecho una llamada de Zoom con más de 10 personas, ya sabe lo difícil que es hablar cuando hay demasiados huéspedes. Planee limitar su evento a cinco o siete personas. Eso es lo suficientemente grande como para que parezca una reunión y lo suficientemente pequeño como para que todos tengan tiempo de hablar y ser escuchados.

Es probable que sus invitados estén familiarizados con Zoom o Google Hangouts. Ambos le permiten crear y compartir fácilmente un enlace de invitación. Para que su evento sea seguro, no comparta el enlace en un foro público. Hay otras opciones, tipo Fiesta en casa, que no requiere previo aviso, pero limita su lista de invitados a la persona que haya iniciado sesión en la aplicación al iniciar sesión.

Si una plataforma es nueva para usted, pruébela con un amigo cercano antes de invitar a un círculo más amplio para que se familiarice con todas las funciones.

Elija un coanfitrión

No hay razón para que sea el único responsable de la lista de invitados, la logística o el flujo de la conversación. Pídale a un amigo que invite a tres huéspedes e invitará a otros tres para un total de ocho. Contar con la ayuda de un coanfitrión con la lista de invitados también es una forma fácil de ampliar su red a través de amigos de amigos. Y si algo sale mal por su parte (también conocido como dificultades técnicas), su coanfitrión puede sustituirlo.

No se limite a improvisar, haga un plan

Recuerde que esto no es como un evento presencial en el que los invitados puedan pasar fácilmente de una conversación a otra. Tendrá que proporcionar alguna estructura para su happy hour virtual. Sin esto en su lugar, un huésped puede dominar la conversación, o el tema de debate puede pasar a ser temas incómodos.

La siguiente es una estructura general que me ha funcionado en el pasado:

Empiece con las presentaciones. Pida a cada participante que diga su nombre, la ciudad en la que vive, dónde trabaja o la materia que estudia. Para evitar la confusión que suele surgir cuando los huéspedes se presentan virtualmente, planifique el pedido y dígales a los huéspedes la próxima vez que hablen.

Por ejemplo, puede decir: «En un momento, después de presentarme, invitaré a Bob a que se presente». Luego, después de su presentación, diga: «Vale, ahora escucharemos a Bob y luego a Mary». De esta forma, cada huésped se avisa de que se acerca su turno.

Sugerir un rompehielos. Cuando termino con una ronda de presentaciones, utilizo una técnica de pensamiento de diseño llamada Rose-Thorn-Bud como rompehielos. Cada persona comparte un éxito reciente o una pequeña victoria (rosa), un desafío actual o algo en lo que necesite apoyo (espina) y una nueva idea o algo que esté deseando (amigo). Es una forma estupenda de conocer un poco más a la gente de su evento.

Pasar a uno o dos temas de conversación específicos. Los temas de conversación pueden ser muy variados, siempre y cuando sus invitados los encuentren interesantes. Puede pedir a todos que compartan lo que han aprendido sobre sí mismos desde que comenzó la pandemia, que hablen de sus libros favoritos, que hablen sobre qué series de Netflix vale la pena ver y por qué, o que usen el tiempo para hacer una lluvia de ideas sobre estrategias profesionales después de graduarse. Tenga en cuenta algunas preguntas para los momentos en que la charla se ralentiza o se detiene.

Terminar con una foto de grupo

Conmemore el momento con una captura de pantalla rápida. Pida a todos que se sienten un poco más altos y miren directamente a la cámara mientras sonríen. Puede hacer que levanten la copa en señal de brindis, hagan tonterías o agiten la mano ante la cámara, lo que el grupo piense que es más divertido.

Manténgase en contacto

Recuerde dejar unos minutos para que sus invitados intercambien información de contacto y puedan ponerse en contacto después del evento. Pida a cada huésped que comparta su LinkedIn, Facebook o el canal de redes sociales que prefiera cada uno, en la ventana de chat. Tras el evento, comparta esta información con los participantes por correo electrónico. Para que la gente se encuentre aún más fácilmente, también puede publicar la foto de grupo y etiquetar a las personas.

Ahora que sabe qué temas interesan a su grupo y a qué desafíos se enfrenta, tendrá amplias oportunidades de mantenerse en contacto. Si ha encontrado un informe útil sobre un tema que se ha discutido, compártalo. Si ha marcado como favorito una oferta de trabajo que parece ser lo que esperaba un participante, envíasela por correo electrónico para demostrar que lo está buscando. Una vez que ponga las cosas en marcha, espero que otros sigan su ejemplo.

El objetivo de estos eventos es crear conexiones y hacer amigos. Al invitar a una mezcla de huéspedes habituales y recién llegados, puede que incluso comience a desarrollar amistades más profundas y, al mismo tiempo, a mantenerse abierto a otras nuevas. Si bien puede estar nervioso por empezar, organizar regularmente una happy hour virtual es la mejor manera de sentirse más cómodo en el papel de anfitrión.

Comprométase ahora mismo. Siga estos pasos y trate de organizar uno en los próximos 30 a 60 días.