Cómo hacer una presentación con muchos datos

La narración de datos se ha convertido en una parte importante del conjunto de herramientas de comunicación, ya que permite a los periodistas y a los vendedores comunicar los mensajes clave mediante el uso de los datos y la visualización de datos para publicar artículos, entradas de blog e informes. Pero el poder de la narración de datos no se limita a la comunicación escrita: también puede utilizar los datos para ofrecer presentaciones que sean más creíbles y atractivas visualmente.

Saber cómo desarrollar e impartir una presentación basada en datos es ahora una habilidad crucial para muchos profesionales, ya que a menudo tenemos que contar a nuestros colegas una historia sobre el éxito de una nueva iniciativa, la promesa de una nueva oportunidad de negocio o el imperativo de un cambio de estrategia, historias que son mucho más convincentes cuando están respaldadas por números.

En los últimos cuatro años, los datos se han convertido en una parte cada vez mayor de mis presentaciones, ya que hablo con frecuencia sobre proyectos basados en datos, como nuevas reglas para la economía colaborativa, y qué análisis de redes sociales no puede hablarle de sus clientes. He disfrutado del lujo de trabajar en estrecha colaboración con analistas de datos, diseñadores de infografías y mi propio redactor de discursos interno, lo que me ha ayudado a aprender algunos trucos sobre lo que se necesita para crear una presentación exitosa basada en datos.

Como con cualquier comunicación, empiece por pensar en su público. ¿A quién hace la presentación y cuánto saben sobre el tema? Si presenta datos sobre tres estrategias de venta diferentes al equipo de ventas que ha estado probando esos enfoques, puede ponerse manos a la obra y mostrarles lo que ha funcionado. Si informa sobre el mismo experimento a otra parte de la organización, tiene que proporcionar mucho contexto antes de dejar caer los gráficos de barras en su regazo; de lo contrario, lo que le parece una historia clara puede simplemente confundirlos. Una buena regla general es mirar la leyenda de las listas: si no puede contar con que el público sepa a qué se refiere realmente cada elemento de la leyenda, tiene que dedicar algo de tiempo a prepararlo antes de llegar a los números.

Es fácil dejar que los datos superen a su presentación, así que asegúrese de conocer la historia general que intenta contar y utilice los gráficos con moderación para respaldar su historia. No está intentando dominar a su enemigo con el enorme volumen de datos que puede aportar a su argumento; utiliza los datos de forma estratégica, cuando proporcionan pruebas claras y concretas de la historia que cuenta. He descubierto que el público se siente abrumado por las diapositivas de datos consecutivas, así que intento intercalar gráficos con diapositivas que transmitan mi punto clave mediante imágenes o muy pocas palabras de texto. Muestre una foto de un carrito de compras y dígale a la gente que ahora sabe qué mostradores de caja registradora tienen más probabilidades de generar compras impulsivas; entonces mostrar el gráfico con las cifras de ventas de diferentes artículos. Siga ese gráfico con una imagen o unas cuantas viñetas cortas que destaquen la información procesable y las implicaciones de sus datos.

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Es raro que alguien conserve todos los números reales de su presentación, así que piense en palabras que capten la idea, el conocimiento o la conclusión a la que quiere que se aferren. En lugar de simplemente crear un gráfico de barras que muestre los niveles de compromiso de los empleados en comparación con los diferentes acuerdos laborales, utilice ese gráfico clave con una historia sobre el impacto de las condiciones laborales en la satisfacción de los empleados, ilustrada con ejemplos humanos reales, si es posible.

Y si hay un solo número que realmente capte su punto clave (por ejemplo, «los empleados que trabajan desde casa un día a la semana son un 30% más felices que el resto de nuestra fuerza laboral»), entonces haga que no solo ese gráfico, sino ese punto de datos específico destaque en su baraja. Resáltelo en el gráfico correspondiente y considere la posibilidad de dar a ese punto de datos único su propia diapositiva o viñeta en la conclusión.

Al presentar, recuerde que la gente tarda algo de tiempo en digerir un gráfico o una tabla de datos. Tómese su tiempo para explicar la historia que ve en los datos para que quede claro para alguien que no lo ha hecho ha estado analizando detenidamente ese conjunto de datos durante las últimas seis semanas. Una declaración simple como «en todas las regiones, excepto en el suroeste, el correo electrónico supera a las llamadas telefónicas como forma de generar clientes potenciales; en el noreste, el 5% de los correos electrónicos reciben una respuesta, frente a solo el 3% de las llamadas de teléfono» ayudará a las personas a entender lo que están viendo y cómo deben leer su gráfico. Hable más despacio de lo habitual y piense en hacer una pausa a mitad del gráfico para que la gente tenga tiempo de asimilar los datos; incluso si prefiere esperar hasta el final de la presentación para hacer preguntas, pregunte si alguien necesita que aclare el gráfico.

Si bien las declaraciones aclaratorias ayudan, eso no significa que pueda descuidar las imágenes. Si lo único que hace es crear sus gráficos con una herramienta como Infogr.am o Tableau, que producen gráficos con un aspecto mucho mejor que los que muestra Excel, mejorará inmediatamente sus presentaciones basadas en datos. Sin embargo, puede que aún necesite reestructurar o reformatear sus gráficos para que funcionen en la pantalla. Incluso si ha utilizado el sombreado para diferenciar las categorías de un documento impreso, será más fácil para los usuarios distinguir las categorías de la pantalla si se muestran en colores diferentes y contrastantes.

Asegúrese de que las etiquetas de leyenda y datos se imprimen en una fuente grande y visible; si ha utilizado una herramienta de diseño infográfico como Infogr.am, que genera gráficos bonitos pero no le permite ajustar el tamaño de las fuentes, tendrá que añadir sus propias etiquetas más grandes cuando produzca su baraja final. (Mi truco consiste en crear esas etiquetas como cuadros de texto individuales con el color de las columnas de mi gráfico, de modo que pueda colocarlas en la parte superior de las columnas y ocultar las etiquetas originales).

Si no cuenta con el apoyo de un diseñador de infografías para crear sus gráficos, familiarícese con las reglas más básicas de una buena visualización de datos, como tipos de gráficos para usar para diferentes propósitos. Y asegúrese de no infringir ninguna principios de visualización de datos cuando coloca sus datos en una diapositiva: si simplemente no puede colocar todo el gráfico en una sola diapositiva de forma que se pueda leer, es mejor mostrar los puntos destacados que comprometer la claridad de los datos. Un gráfico de columnas que muestre ocho categorías de columnas agrupadas va a estar muy abarrotado, pero no se atreva a convertirlo en un conjunto de gráficos circulares: si la comparación de las categorías tiene valor, querrá mantenerlo como un gráfico de barras en el que todas las categorías estén alineadas en una sola línea base. Tal vez usted no en serio necesita mostrar las ocho categorías, solo las cinco más importantes. O tal vez tendrá que dividir el gráfico en dos diapositivas sucesivas; de ser así, organice las categorías de forma que las categorías más relacionadas se mantengan juntas en cada diapositiva.

Por último, tiene mucho valor dejar a la gente una copia física (o virtual) de sus gráficos para que puedan ver los números más de cerca después de su presentación. Como los mazos e informes basados en datos tienden a circular, asegúrese de que los gráficos que incluya puedan mantenerse por sí solos, sin que hable con ellos: anote la fuente de sus datos, deje clara la leyenda y anote sus gráficos con frases que muestren a la gente cómo dar sentido a un punto de datos específico («7 de cada 10 clientes eligieron el paquete azul»).

Si esto empieza a parecer abrumador, no deje que la visión del informe de presentación ideal basado en datos le impida utilizar los datos para presentar su trabajo o sus ideas a sus colegas o compañeros. Con la narración de datos, los estándares excesivamente altos pueden impedir que aprovechemos la oportunidad para mejorar una buena historia respaldándola con pruebas cuantitativas.

No necesita tener el conjunto de datos perfecto ni las infografías más bonitas del mundo para que la narración de datos sea una parte valiosa de su caja de herramientas de comunicación. Todo lo que necesita es derribar el muro que mantiene las matemáticas en una parte del cerebro y la narración de historias en otra.