Cómo poner al día a un nuevo empleado

Desde la perspectiva del gerente, un nuevo empleado no puede llegar a toda velocidad con la suficiente rapidez. Equilibrar la necesidad de la recién llegada de aprender los entresijos y su deseo de que produzca rápidamente es un desafío para cualquier jefe con poco tiempo. ¿Cuál es la mejor manera de incorporar a su nuevo empleado? ¿A quién recluta en la formación? ¿Y cuánto tiempo espera que tarde?

**Lo que dicen los expertos
**«Si quiere que la gente se desempeñe bien, tiene que hacer que tengan un buen comienzo. Eso es bastante obvio, ¿no?» dice Dick Grote, consultor de gestión del rendimiento y autor de Cómo ser bueno en las evaluaciones del desempeño. Es importante que sean reflexivos y deliberados con respecto a sus primeros meses. «La gente está muy entusiasmada y es muy vulnerable cuando aceptan nuevos trabajos, así que es un momento en el que usted puede tener un gran impacto», afirma Michael Watkins, autor del exitoso libro, Los primeros 90 días. «A menudo, las personas que reciben menos atención son las que hacen movimientos internos», afirma Watkins, pero esas transiciones «pueden resultar muy difíciles». Tanto si su nuevo empleado se une a la empresa por primera vez como si hace la transición desde otra parte de la organización, aquí le explicamos cómo hacerlo lo más fácil posible para todos.

**Centrarse en la cultura
**La mayoría de los directivos se centran en orientar al nuevo empleado hacia la empresa (estrategia, estructuras formales) o en explicar las normas consultando el manual del empleado o compartiendo las normas de cumplimiento. Todo eso es importante «pero la atención debería centrarse realmente en la cultura y política», dice Watkins. Y no debería esperar al primer día del empleado para abordar el tema. La incorporación efectiva comienza durante la fase de contratación y contratación, cuando entrevista al posible empleado y evaluar el ajuste. Hable honestamente sobre cómo funcionan las cosas y responda a las preguntas. Luego, cuando el empleado comience, reserve tiempo en sus reuniones iniciales para continuar con la conversación. Si su nuevo empleado viene de fuera de la empresa, no dé por sentado que conoce la jerga de la organización y el sector. Tómese el tiempo extra para traducirle. Ayúdelo a entender la dinámica de las reuniones informándolo después y abordando algunos de los puntos más sutiles de las relaciones entre personas que un extraño no tendría forma de conocer. Conectarse socialmente ayudará a su nueva contratación entender mejor la cultura o política. Así que antes de empezar, piense: ¿a quién necesita conocer esa persona para tener éxito? Empiece con tres personas y facilite las presentaciones entre ellas y el nuevo compañero de equipo.

**Haga que todo su equipo participe
**Watkins recomienda reclutar a su equipo para poner al día a su nuevo compañero de equipo y compartir la «responsabilidad colectiva» por su éxito. Pida a una persona que actúe como patrocinador, asesore a Grote y dedíquelo como la persona a la que acudir cuando el nuevo compañero de equipo tenga problemas. Esto es bueno para el patrocinador, para quien es una oportunidad de demostrar sus habilidades de liderazgo, y para el nuevo empleado, que puede recibir comentarios sin tener que preocuparse de hacerle preguntas (a veces tontas) a su nuevo gerente. También le quita parte de la responsabilidad de encima.

**Establezca expectativas desde el principio
**Su nuevo empleado necesita conocer las expectativas laborales desde el principio. Grote explica que en Texas Instruments, por ejemplo, cada empleado nuevo o en transición recibe una copia de la evaluación del desempeño. «El primer día, el director repasa el formulario y lo utiliza como herramienta para explicar cómo se medirá el rendimiento y de qué tendrá que rendir cuentas», afirma Grote.

**No pase por alto las pequeñas cosas
**Póngase en la piel del nuevo empleado. «Quiere asegurarse de que su primer día sea memorable de una manera positiva», afirma Grote. «Supongamos que un empleado se va a casa a las 17.00 horas de su primer día y su pareja le pregunta por su día. Su respuesta no debería ser que haya rellenado 37 formularios». Las cosas simples marcan la diferencia. «Pida a sus compañeros de trabajo que coordinen para que el nuevo compañero no almuerce solo la primera semana», sugiere Grote. Reconoce que esto puede parecer mundano, pero marca la diferencia. Del mismo modo, parte de la creación de un entorno acogedor incluye tener listos para usar la logística, como tarjetas de presentación, estaciones de trabajo y pases de acceso. Watkins explica que ha visto cómo las empresas se olvidan de hacer esto y eso tiene un impacto: «Durante la primera semana, el nuevo empleado tuvo que ir por ahí con una etiqueta de visitante, y eso envió un mensaje en particular al recién llegado y a todos los que lo rodeaban», afirma.

**Darles tiempo para que crezcan
**Entonces, ¿cuánto falta para que su nueva empleada se asimile por completo a su puesto? «90 días y ni un minuto más», bromea Watkins. Dejando de lado el humor, Watkins explica que no hay una respuesta única para todos. «Si observa a los empleados de alto nivel que hacen la transición dentro de una empresa, las investigaciones indican que sienten que añaden valor en unos seis meses», afirma. «Pero si llega a un trabajo difícil desde fuera de la empresa, puede que tarde un año». Grote está de acuerdo: «La hora de incorporación es una función del trabajo». La idea de que un nuevo empleado «comience a correr» es una farsa, dice. «¿Sabe lo que pasa si lo hace? Se cae de bruces». Grote dice que los nuevos compañeros de equipo tienen que empezar con una caminata a un ritmo razonable y acelerar tan rápido como sea cómodo.  «Pregunte a sus empleados actuales cuánto tiempo pasó antes de que se sintieran parte del equipo. Lo que dicen es la mejor información que va a obtener», aconseja. Mientras lo hace, pregúnteles acerca de su experiencia general de incorporación. «Los veteranos no lo recordarán, pero los contratados hace dos meses recibirán comentarios sobre lo que desearían haber aprendido antes», afirma Grote.

Principios para recordar

Hacer:

• Tómese su tiempo para explicar y responder a las preguntas sobre la cultura de la empresa
• Cree una responsabilidad colectiva por el éxito del nuevo compañero de equipo compartiendo las tareas de incorporación con sus compañeros
• Pregunte a sus compañeros de equipo actuales sobre sus experiencias de incorporación para obtener información sobre el proceso

No:

• Entierra a su nueva empleada en el papeleo el primer día, haga que se sienta bienvenida y feliz de estar allí
• Olvídese de la logística sencilla, como la configuración de la estación de trabajo y las tarjetas de presentación
• Espere que su nuevo compañero de equipo «comience a correr». Comprenda que el tiempo que se tarda en ponerse al día es un reflejo de la posición

**Estudio de caso #1: Manténgase organizado para que las cosas no se pasen por alto
**Emily Burns ha trabajado para Ruan Transportation Management Systems durante casi cuatro años y actualmente trabaja en recursos humanos. Tras un año en el trabajo, se dio cuenta de que las prácticas de incorporación de su equipo eran demasiado informales. «A menudo no lo teníamos todo preparado para el nuevo compañero de equipo en su primer día», explica.

Emily se propuso estandarizar el proceso. Creó una lista de control maestra que los gerentes podían revisar y poner todos los documentos relevantes para las nuevas contrataciones en un archivo compartido en el portal de la empresa. «Estos archivos documentan todo lo que tiene que suceder y qué día, para que todo esté listo el día que comience la nueva contratación», dice Emily. La lista de tareas comienza 14 días antes de que comience el nuevo empleado y termina seis meses después de su empleo.

¿Los esfuerzos de Emily han ayudado? «Bueno, la rotación ha disminuido y los nuevos miembros de nuestro equipo pueden empezar a formarse y a contribuir desde el primer día», afirma Emily. Emily señala que el nuevo proceso hace que los nuevos empleados se sientan cuidados y más satisfechos con su nuevo trabajo, gerente y empresa. «Cuando disfruten de este tipo de seguridad y estabilidad el primer día y su incorporación se haya realizado sin problemas, podrán centrarse mejor en aprender su trabajo y en hacer su trabajo».

**Caso práctico #2: Ayúdelos a aprender la jerga
**En otoño de 2014, Ryan Twedt, propietario de Be Always Marketing, contrató a un nuevo vendedor, Justin Thompson, para que se uniera a su equipo de siete empleados. Como los términos de marketing parecían conceptos muy básicos, no pensó en incorporarlos a la formación de Justin, a pesar de que Justin venía de otro sector.

Pronto se dio cuenta de su error. Cuando fueron a su primera reunión de ventas juntos, «Justin utilizaba la jerga de la industria en los momentos equivocados de la conversación y quedó claro que había definiciones básicas que no conocía», dice Ryan. «Perjudicó nuestra capacidad de cerrar y afectó a la confianza de nuestros clientes en nosotros».

Antes de poder entrenar a Justin, Ryan tenía que fijar expectativas. Creó una descripción formal del puesto de Justin, incluidas las métricas de responsabilidad. Luego, Ryan trabajó con Justin para ayudarlo a practicar técnicas de venta. «Justin tenía que llamarme todos los días y actuar como si estuviera intentando cerrar una venta conmigo, y yo asumía el papel de un líder del sector diferente cada vez», dice Ryan. Con la práctica, Justin aprendió la jerga y las técnicas que necesitaba para acercarse a un posible cliente.

El rendimiento de Justin mejoró rápidamente como resultado de los esfuerzos de Ryan. «Observé una mejora importante en la primera semana, pero los resultados tangibles empezaron a llegar unas tres semanas después». Ryan se dio cuenta de que la tasa de cierre de Justin aumentó, los clientes potenciales en general aumentaron y Ryan empezó a enterarse de las llamadas de ventas de Justin de personas ajenas a la empresa que estaban impresionadas con sus habilidades. Como resultado de su experiencia con Justin, Ryan ahora adopta el mismo enfoque con cada nueva contratación.