Cómo documentar una evaluación del desempeño

La evaluación anual del desempeño puede resultar estresante. Pero aunque muchos directivos centran su atención en lo que dirán en la conversación cara a cara, olvidan la importancia de documentar sus impresiones de la manera correcta. La siguiente pieza, adaptada del libro Reseñas de desempeño, le ayudará a escribir sus comentarios de una manera que cumpla con los requisitos de su organización y allane el camino para un debate eficaz.

Una vez que haya analizado el desempeño de su empleado, registre sus comentarios de forma que puedan compartirse y guardarse. Al preparar una evaluación escrita formal, consulte las directrices de su empresa para seguir el formato adecuado. Si su empresa no tiene un formulario estándar, cree uno.

Su organización puede exigirle que proporcione una valoración general del desempeño del empleado, valoraciones individuales de aspectos específicos de su desempeño o una combinación de valoraciones e información cualitativa. Siga las instrucciones que se le den, pero no se deje limitar por el formato del formulario. En vez de eso, adáptelo o modifíquelo para poder contar toda la historia. Su empleado encontrará sus observaciones, comentarios y ejemplos más útiles que una valoración numérica por sí sola. Incluya archivos adjuntos (comentarios demasiado largos para incluirlos en el formulario o el plan de desarrollo del empleado del año anterior) si van a enriquecer su evaluación.

Registre sus observaciones sobre el desempeño laboral de su empleado de la manera más objetiva posible y vincule sus conclusiones a datos fidedignos. Proporcione pruebas de progreso (o falta de él) conectando los logros con los objetivos establecidos: «Derek aumentó las ventas un 7%, lo que superó su objetivo del 5%». «Laura redujo su tasa de error un 20%; su objetivo era un 30%». Entonces, su empleado puede entender fácilmente los criterios de evaluación y reconocer que la evaluación es justa.

Incluya también ejemplos específicos. Cuanta más información pueda proporcionar, más probabilidades tendrá el empleado de repetir e incluso mejorar sus conductas positivas, o de corregir las menos positivas. Utilice los ejemplos más reveladores para exponer su punto de vista en su evaluación escrita y guarde el resto para la sesión de revisión en caso de que necesite respaldar su juicio durante la conversación. Estos ejemplos deberían incluir:

• Detalles sobre lo que observó. Veamos a Theo, un representante del servicio de atención al cliente. Theo ha más que duplicado los pedidos que tramitó durante el último año, ahora que ha aprendido a utilizar la nueva base de datos de clientes. Pero no se limite a decir eso, respalde con detalles. Por ejemplo, escriba: «El año pasado Theo tramitó 15 pedidos al día. Este año, su media subió a más de 30 por día. También hace menos preguntas ahora que utiliza eficazmente la base de datos de clientes».
• Datos de apoyo, como informes o comentarios de 360 grados: «Siobhan ayudó a Theo a aprender a usar la nueva base de datos de clientes e informa que la usa de forma regular».
• El impacto en su equipo y en la organización: «Cuando Theo aprendió a usar la nueva base de datos, ya no tuvo que depender de sus colegas para encontrar la información pertinente. Todo el equipo empezó a tramitar los pedidos más rápido porque respondían a menos preguntas de él, lo que mejoró el flujo de caja de la organización».

Expresar sus observaciones como hechos neutrales en lugar de como juicios es especialmente importante cuando da comentarios negativos. Por ejemplo, «A Theo no parece importarle los clientes» caracteriza negativamente a Theo en lugar de describir su comportamiento. «Theo no sabe cómo hablar con los clientes difíciles» tampoco ayuda, porque deduce una falta de conocimiento en lugar de identificar una habilidad en la que Theo puede mejorar. Por otro lado, «Theo recibió cinco quejas de clientes extremadamente insatisfechos», es más objetivo y específico para un requisito laboral en particular.

Al dar comentarios positivos, por otro lado, combine logros específicos con elogios basados en los personajes. Por ejemplo: «Con las nuevas cuentas que generó, que generaron 1,25 millones de dólares en negocios, Juliana superó en un 27% la meta que le fijamos el pasado mes de julio. Su creatividad y perseverancia la llevaron a ir más allá de la base de clientes tradicional; investigó nuevos sectores y trabajó en red en conferencias para encontrar nuevos clientes». Reconocer los rasgos y comportamientos que hicieron posibles esos resultados demostrará que la ve como un individuo, lo que puede generar orgullo y aumentar la motivación.

Extraído de

• 

  Performance Reviews (serie Manager de 20 minutos)

  Desarrollo organizacional Libro

  • Harvard Business Review

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Apoyar su evaluación con ejemplos y detalles específicos no solo aumenta las probabilidades de que el empleado pueda escuchar y aprender de sus comentarios, sino que también mitiga cualquier posible ramificación legal en situaciones particularmente atroces. Si el trabajo de un empleado empieza a verse afectado, o si sospecha que puede necesitar despedir a alguien por un mal desempeño, es vital que documente el comportamiento de la persona y las medidas que ha tomado para intentar corregirlo. Como regla general, incluya en su evaluación únicamente las declaraciones sobre las que se sentiría cómodo testificando ante el tribunal. Si tiene alguna duda sobre las ramificaciones legales, consulte con su director de recursos humanos o con su equipo legal interno.

Por último, anote las tres cosas que el empleado ha hecho mejor a lo largo del año y las dos áreas que más necesitan mejorar. Pregúntese: «¿Cuál es la conclusión más importante que quiero que el empleado recuerde?» Reduzca su mensaje a una sola idea clave: su impresión general sobre su actuación. Estos pocos puntos determinarán el mensaje general que quiere transmitir en el debate sobre la reseña y documentarlos evitará que olvide ningún punto importante en el momento.