Cómo organizar bien las reuniones a pie

Fran Melmed es la fundadora de contexto, una consultora de comunicación y gestión del cambio. Dedica sus días a realizar auditorías de comunicación para organizaciones y a reunirse con clientes. Parece una receta para una jornada de trabajo sedentaria, ¿verdad? Al contrario. Fran forma parte de una tendencia creciente conocida como reuniones ambulantes o «caminar y hablar».

Una reunión ambulante es simplemente eso: una reunión que tiene lugar durante un paseo en lugar de en una oficina, sala de juntas o cafetería donde se suelen celebrar reuniones. Nilofer Merchant escribió en HBR sobre su propia transición a las reuniones a pie después de darse cuenta de que, como muchos estadounidenses, estaba demasiado tiempo sentada mientras trabajaba. Un comerciante cambió sus reuniones en la cafetería por reuniones ambulantes e inmediatamente se dio cuenta de las ventajas. Del mismo modo, Melmed descubre que el mero hecho de celebrar algunas de sus reuniones mientras camina le ha dado el tiempo de «desconexión» necesario que necesita para ser una escritora eficaz.

Investigaciones recientes descubre que el acto de caminar conduce a un aumento del pensamiento creativo. Sin duda, esto apoya la utilidad de las reuniones a pie. Muchas pruebas anecdóticas también sugieren que las reuniones a pie conducen a más intercambios honestos con los empleados y son más productivo que las tradicionales reuniones sentadas.

Basándonos en ello, realizamos un estudio exploratorio de los beneficios de caminar. Encuestamos a una población de aproximadamente 150 adultos que trabajan en los EE. UU. para recopilar información sobre sus hábitos de caminar, reunirse y trabajar. En resumen, descubrimos que quienes participan en reuniones a pie tienen un 5,25% más de probabilidades de declarar que son creativos en su trabajo que quienes no lo hacen. Además, las respuestas sugieren que las reuniones a pie fomentan la participación cognitiva, o la concentración, en el trabajo. Los que participan en reuniones ambulantes tienen un 8,5% más de probabilidades de reportar niveles altos de participación.

Lo que descubrimos apoya la idea de que las reuniones a pie son beneficiosas para los trabajadores. ¿Es probable que un aumento de la creatividad del 5,25% haga triunfar o arruinar un negocio? Lo más probable es que no. Sin embargo, analice estos hallazgos desde la perspectiva de un análisis de costo-beneficio. Los costes asociados a la participación habitual en las reuniones a pie son prácticamente nulos. Tenga en cuenta que las reuniones a pie son no descansos del trabajo. Son reuniones que se habrían celebrado sin importar si se celebraron en la oficina de alguien o mientras paseaba por su complejo de oficinas. Puede que no haya una forma más barata de lograr un aumento moderado de la creatividad y la participación.

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¿Cómo producen las reuniones a pie estos beneficios positivos en el lugar de trabajo? Ted Eytan, médico, director médico del Centro de Salud Total de Kaiser Permanente y firme defensor de las reuniones a pie, tiene algunas ideas. En primer lugar, desde una perspectiva neuroquímica, el Dr. Eytan hace hincapié en que nuestro cerebro está más relajado durante los paseos debido a la liberación de ciertas sustancias químicas. Esto ayuda a la función ejecutiva, que regula la forma en que nos centramos en las tareas y nos enfrentamos a los imprevistos, entre otras cosas. Las respuestas abiertas a nuestra encuesta parecen respaldarlo al hacer referencia a los momentos de creatividad que provocan las reuniones a pie.

Además, el Dr. Eytan cree que las reuniones ambulantes conducen a una mejor participación de los empleados al romper las barreras entre el supervisor y el subordinado o entre los compañeros de trabajo. Ve la unión que se logra a través de las reuniones a pie como una microversión de la unión que se puede experimentar cuando los compañeros de trabajo viajan juntos en viajes de negocios. David Haimes, director sénior de desarrollo de productos de Oracle, lo ha experimentado en sus reuniones con los miembros del equipo: «El hecho de que caminemos uno al lado del otro significa que la conversación es más entre pares que cuando estoy en mi oficina y ellos están frente a mí en un escritorio, lo que refuerza la jerarquía organizacional».

Sin duda, no todas las reuniones son aptas para reuniones a pie (y no todo el mundo puede participar físicamente en las reuniones a pie). A veces es valioso tener materiales o una pizarra blanca a mano y, a veces, como en una negociación intensa, es importante estar cara a cara. Los mejores candidatos para las reuniones ambulantes son aquellas en las que los colegas conversan sobre las decisiones o exploran posibles soluciones. De hecho, en nuestra encuesta, los participantes que ocuparon puestos directivos y profesionales experimentaron un mayor impulso de creatividad con las reuniones a pie que los que ocuparon puestos de tipo técnico o administrativo (aunque todas las categorías obtuvieron algunos beneficios).

Si se inspira para probar las reuniones a pie, estos son algunos consejos que pueden ayudar a que su reunión a pie vaya bien:

Considere incluir un destino «extracurricular» en su ruta. El Dr. Eytan, cuya oficina se encuentra en Washington, D.C., menciona a menudo el cercano Coliseo de Washington como un lugar por el que pasear y señala que es donde los Beatles dieron su primer concierto en Estados Unidos. Nombrar un punto de interés, dice, proporciona más motivos e incentivos para que los demás salgan a dar un paseo.

Evite convertir el destino en una fuente de calorías innecesarias. Uno de los argumentos a favor de las reuniones a pie es el beneficio para la salud. Sin embargo, esto se niega fácilmente si la reunión ambulante lleva a un moca de chocolate blanco de 425 calorías que de otro modo no se consumiría.

No sorprenda a sus colegas ni a los clientes con reuniones a pie. Está bien sugerir un paseo si lo considera apropiado en el momento, siempre y cuando quede claro que no le importará un «quizás la próxima vez». Pero si tiene previsto pasar tiempo con alguien en una reunión ambulante, tenga la cortesía de avisarle también con antelación. Esto les permite llegar vestidos para mayor comodidad, quizás después de cambiarse de zapatos. También puede tener a mano botellas de agua para ofrecerlas en los días cálidos.

Limítese a grupos pequeños. Haimes recomienda un máximo de tres personas para una reunión a pie.

Que se divierta. Disfrute de la experiencia de combinar el trabajo con un poco de ejercicio y aire fresco. Quizás este sea el único consejo que no es necesario dar. Nuestros datos muestran que quienes participan en reuniones a pie están más satisfechos con su trabajo que sus colegas que no lo hacen.

Según nuestra encuesta y los argumentos claros a favor de caminar en general como clave para una buena salud, no parece haber ningún buen argumento en contra de adquirir el hábito de caminar en las reuniones, o al menos de intentarlo.