Cómo diseñar las reuniones a las que su equipo querrá asistir

Marion Barraud para HBR

Hay muchos consejos sobre cómo hacer que las reuniones sean más eficaces y productivas. Y si bien es cierto que liderar conversaciones centradas y deliberadas es fundamental para el rendimiento de la organización, las reuniones no lo son solo sobre la obtención de resultados. Hay otro resultado al que los líderes deberían prestar más atención: crear una experiencia de calidad para cada participante.

¿Qué es una experiencia de calidad en una reunión? Lo defino como cuando los empleados se van sintiéndose más conectados, valorados y satisfechos. Por supuesto, debe seguir centrándose en lograr los resultados de la reunión, pero las reuniones bien pensadas y las productivas no tienen por qué estar reñidas.

He trabajado con directores y líderes de proyectos para crear este tipo de experiencias. Empezamos por pedir a las personas que reflexionen sobre su mejor experiencia de equipo y respondan a dos preguntas:¿Qué aspecto tiene un grupo poderoso? ¿Qué significa ser poderoso en un grupo?

La segunda pregunta suele obtener respuestas como estas:

• «Nunca dejé nada importante sin decir. Cuando hablé, sentí que me escuchaban y creí que lo que dije tuvo un impacto».
• «Sentí que era realmente un miembro del grupo. Todos parecían realmente interesados el uno en el otro y en lo que estaba sucediendo en nuestras vidas».
• «Sabía que añadía valor, tanto en las reuniones como fuera de ellas».

En otras palabras, cada reunión de grupo aumentó la experiencia de ser un miembro productivo y valioso del grupo.

Esto es lo que he visto a los líderes hacer para crear una experiencia de calidad:

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Esfuérzate por estar presente. Tómese el tiempo suficiente para prepararse para que pueda estar disponible y atento antes y durante la reunión. Si llega tarde por otra reunión o sigue pensando en cómo llevar a cabo esta reunión, estará preocupado y no estará realmente disponible para cualquiera que quiera ponerse en contacto.

La preparación le permite relajarse a la hora de dirigir la reunión y prestar más atención a «leer la sala», es decir, observar cómo les va a la gente al entrar y durante toda la reunión.

Serie Usted y su equipo

Reuniones

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Demuestre empatía. La gente asocia la atención con el cariño, su atención importa. Observe, escuche, haga preguntas reflexivas y evite las distracciones y la multitarea. La empatía es una habilidad que se aprende eso se puede practicar simplemente dejando el teléfono y el ordenador dos o tres horas a la semana y escuchando realmente a alguien. Las reuniones pueden ser su lugar principal para perfeccionar esta habilidad.

Configurar y gestionar la conversación. Pida permiso al grupo para gestionar deliberadamente la conversación. Es importante establecer algunas directrices sobre la distracción. Pida a la gente que:

• evite usar la tecnología a menos que sea pertinente a los temas
• evitar cualquier comportamiento que distraiga, verbal o no verbal
• escuchar y respetar a las personas cuando hablan
• invitar a otros a hablar si es necesario escuchar su opinión

Incluya tiempo suficiente en cada tema para permitir una amplia participación. Esto significa tener menos temas del orden del día y más tiempo asignado a cada tema. Como objetivo, ponga un 20% menos de puntos en su agenda y dedique un 20% más de tiempo a cada punto.

Reduzca la velocidad de la conversación para incluir a todo el mundo. Me gusta la idea de la toma de turnos sociales, en la que tiene una idea de quién ha hablado o no y si la conversación está controlada o dominada por una o más personas. No necesita configurar esto por regla general, pero puede modelarlo como un estilo de conversación inclusivo, de modo que la gente tenga más probabilidades de darse cuenta de quién no ha hablado aún.

Para implementar esta práctica, llame a las personas de manera amable y estratégica. Por suavemente, quiero decir hacer que parezca y suene como una invitación, no como un método para controlar la participación. Por estratégicamente, quiero decir, piense detenidamente, durante su preparación, quién tiene que formar parte del debate de cada tema. Pregúntese:

• ¿Quién sería el mejor para iniciar la conversación?
• ¿A quién afectan los resultados y, por lo tanto, hay que preguntarle su opinión?
• ¿Quién es más probable que tenga una opinión diferente?
• ¿Quiénes son los veteranos que podrían darse cuenta si cometemos un error o nos falta algo?

Póngase en contacto con la gente a horas específicas. Comience cada reunión con una pregunta: «¿Alguien tiene algo que decir o preguntar antes de que empecemos?» Pregúntelo deliberadamente y con un tono que indique que esta conversación es importante para usted. Y luego espere. Hacer una pausa significa que no le interesa ir a otro lugar que no sea aquí, ahora mismo, que esta conversación importa. No estropee sus pausas haciendo comentarios sobre la falta de respuesta o la lentitud de la respuesta. La gente suele necesitar unos momentos para reflexionar, encontrar algo que decir y pensar en la mejor manera de expresarlo. Solo espere.

Cuando la gente se dé cuenta de que está dispuesto a hacer una pausa, se darán cuenta y, cuando tengan una pregunta, no se preocuparán de que estén retrasando la reunión.

Las conversaciones de alta calidad con una amplia participación permiten a las personas conocerse de manera que conducen a la amistad y la colaboración. Es el acto de estar con otras personas de una manera atenta y afectuosa lo que nos ayuda a sentir que estamos todos juntos en esto. Crear una experiencia de calidad en sus reuniones lleva tiempo, pero vale la pena.