Cómo realizar entrevistas de trabajo cuando nunca las ha hecho antes

Nunca olvidaré la primera vez que entrevisté a alguien para un trabajo. Acababa de empezar un nuevo puesto de reclutamiento y, con manos temblorosas, marqué el número del candidato. Me topé con el preguntas de selección con una voz más inestable que la suya. Que una colega me siguiera solo aumentó la presión, pero sus comentarios se convirtieron en la base de mi crecimiento. Con el tiempo, realicé miles de entrevistas más, contraté a cientos de personas y empecé a disfrutar del proceso.

Si nunca ha entrevistado a alguien antes y ahora se le ha encomendado hacerlo, no se preocupe. Como cualquier otra habilidad, puede dominarla con la práctica. Según mi experiencia, he aquí seis consejos que pueden acelerar su aprendizaje.

1) Comprenda el contexto.

Hay dos contextos que debe tener en cuenta antes de la entrevista: el contexto laboral (¿qué es lo que busca exactamente para este puesto?) y el contexto del candidato (dados sus antecedentes y experiencia, ¿de qué quiere obtener más información?). Analicemos cada uno de ellos más de cerca.

Contexto laboral.

Familiarícese con la descripción del puesto, las principales responsabilidades y las habilidades necesarias para el puesto. ¿Qué se necesita para que un candidato tenga éxito? ¿Se requieren algunas habilidades y otras son «buenas para tener»? ¿Dónde puede comprometerse y dónde no? ¿Qué tareas o responsabilidades puede enseñarle a esta persona en el trabajo y qué experiencia debe tener desde el primer día?

Por ejemplo, según el puesto, puede que necesite a alguien que sea experto en un lenguaje de programación específico. Sin embargo, otras habilidades, como el dominio de programas como Excel o Google Analytics, pueden ser menos importantes para su trabajo inmediato y se pueden enseñar en el trabajo.

Contexto del candidato.

Revise el currículum del candidato y destaque cualquier área que quiera explorar más a fondo durante la entrevista. ¿Hay alguna experiencia, habilidad o proyecto clave previo que quiera dedicar más tiempo a entender? ¿Hay alguna habilidad sobre la que quiera saber más?

Digamos, por ejemplo, que busca a alguien que tenga experiencia en la gestión de varios proyectos a la vez y que sea experto en priorizar varias tareas. En su currículum, el candidato escribe «hizo malabares con múltiples tareas y proyectos en un equipo global». Esto es bastante vago, así que tome nota para profundizar en ello durante la entrevista. Además de las demás preguntas que prepare, puede decir: «Cuénteme más sobre su experiencia trabajando en varios proyectos al mismo tiempo. ¿Cómo lo ha conseguido?» Querrá obtener información sobre los proyectos que emprendieron, las tareas que llevaron a cabo y las habilidades que adquirió a lo largo de ese trabajo para determinar si van a ser una buena combinación.

2) Prepare las preguntas de la entrevista.

Es probable que su socio de adquisición de talento (o recursos humanos) le dé una lista de preguntas de la entrevista. En algunos casos, también pueden trabajar juntos para escribirlas. De cualquier manera, asegúrese de tener una combinación de preguntas conductuales y técnicas adaptadas al puesto. La mayoría de los puestos requieren tanto duro como habilidades blandas.

Para obtener la información más completa, asegúrese de que sus preguntas incluyen ejemplos específicos. Por ejemplo, supongamos que quiere aprender sobre las habilidades del candidato para gestionar conflictos. Puede preguntar: «Hábleme de una vez en la que tuvo una conversación difícil con un colega. ¿Qué hizo?» O quizás quiera saber qué tan adaptables son al cambio. Podría preguntar: «Dé un ejemplo de un momento en el que tuvo que ajustar sus expectativas en un proyecto. ¿Qué pasó y cómo lo gestionó?» El objetivo es hacer que hablen de cómo manejaron las situaciones en el pasado, especialmente de las situaciones que usted anticipa que podrían surgir en este puesto.

Cuando se trate de los aspectos más técnicos del trabajo, pregunte sobre las herramientas o habilidades específicas que se requieren para hacer el trabajo. Por ejemplo, si va a contratar a un ingeniero de software, puede pedirle que haga una lista de las limitaciones de su lenguaje de programación favorito. Si va a contratar a un estratega de contenido, puede pedirle que describa las herramientas que utiliza para medir el rendimiento de su trabajo. También puede resultar útil solicitar muestras de trabajo o exigir a las personas que completen una breve evaluación técnica o conductual.

3) Haga un simulacro de entrevista.

Por lo general, se aconseja a los candidatos a un puesto de trabajo que hagan simulacros de entrevistas, pero usted, como entrevistador por primera vez, también puede beneficiarse de la práctica. Le recomiendo hacer juegos de rol con un compañero de confianza o con un reclutador de su equipo de adquisición de talento.

Pídale a la otra persona que le dé respuestas inesperadas o desafiantes. Esto le ayudará a practicar el pensamiento de pie, a profundizar cuando sea necesario y a volver a encarrilar la conversación si es necesario. Por ejemplo, ¿qué hará si el candidato es demasiado detallado en sus respuestas o dedica demasiado tiempo a una respuesta? Puede practicar interrumpir cortésmente: «Gracias por su atenta respuesta. En aras del tiempo, pasemos a la siguiente pregunta».

¿Qué hará si el candidato responde de forma demasiado sucinta o vaga? Practique la recopilación de más información: «¿Puede compartir más detalles sobre cómo hizo [el proyecto o la tarea]? Me encantaría entender un poco mejor su enfoque».

Del mismo modo, debe anticipar algunas preguntas del candidato. Un simulacro de entrevista es un buen momento para pensar en sus respuestas a comunes. Por ejemplo, ¿y si el candidato le pregunta por qué eligió esta empresa o qué es lo que más y menos le gusta en su puesto? Asegúrese de tener preparada una respuesta bien pensada.

4) Cree un ambiente cómodo.

Al principio de la entrevista, trate de marcar un tono positivo. Empiece con un cordial saludo y una charla trivial para calmar los nervios del candidato. Podría preguntar qué tan fácil fue encontrar la oficina (para una entrevista en persona) o cómo les ha ido el día hasta ahora. He descubierto que empezar desde un nivel más personal, antes de sumergirse en las preguntas más difíciles, ayuda al candidato a abrirse y puede conducir a una visión más genuina en torno a su personalidad. Una pequeña charla también le ayudará a relajarse. Recuerde que solo está teniendo una conversación.

A continuación, dígale al candidato qué le espera durante el resto de la entrevista, incluida su estructura, duración y lo que busca en sus respuestas. Conocer la estructura ayudará al candidato y también le permitirá revisar las medidas concretas que va a tomar. Por último, compruebe si el candidato tiene alguna duda antes de continuar.

A medida que se sumerja, demuestre un interés genuino por las respuestas del candidato. No haga múltiples tareas ni se deje distraer. Sin embargo, dígale al candidato que va a tomar notas. Su compromiso fomentará un diálogo bidireccional y los animará a expresarse con más libertad. Recuerde sentir curiosidad por ellos y sus experiencias. Quién sabe, puede que incluso aprenda una o dos cosas que no esperaba de sus respuestas.

5) Tome notas.

Mientras escucha las respuestas del candidato, documente los puntos clave. No confíe en su memoria, especialmente si va a entrevistar a varios candidatos. Tome notas para asegurarse de que puede recordar detalles importantes sobre sus habilidades y experiencias, lo que ayudará durante el proceso de toma de decisiones.

Para garantizar que sus notas son imparciales y se centran en los factores relacionados con el trabajo, lo mejor es tener una guía de entrevistas delante. Se trata de un documento estructurado diseñado para facilitar y organizar las entrevistas, con las preguntas y los temas que abordará. Las guías de entrevistas tienen espacios en blanco para tomar notas y, aunque no es necesario que escriba las respuestas del candidato palabra por palabra, su objetivo es captar el contexto general de los ejemplos que comparte. ¿Qué hacían exactamente en determinadas situaciones? ¿Qué resultados o habilidades se asociaron a sus acciones?

Apuntar las cosas también le ayudará a analizar si tiene suficiente información para sacar conclusiones de una pregunta determinada y si necesita continuar con una adicional: «¿Puede decirme un poco más sobre X o Y?»

Por último, si el candidato tiene dificultades para dar respuestas a una pregunta, no lo descalifique inmediatamente. A veces la gente necesita un poco de tiempo para reflexionar. Dele un momento para recopilar su respuesta y, si aún le cuesta, pase a la siguiente pregunta y vuelva a dar vueltas al final si tiene tiempo.

6) Evalúe al candidato y a usted mismo.

Rara vez encontrará un candidato que cumpla con todos los requisitos laborales que ha definido para un puesto. Lo más probable es que tenga que revisar su lista de deseos de artículos imprescindibles y bonitos y hacer algunos compromisos. Recuerde que se pueden enseñar muchas habilidades en el trabajo. Así que asegúrese de seleccionar un candidato que tenga las habilidades fundamentales que identificó inicialmente. No espere a la «persona ideal». En vez de eso, equilibre lo que necesita y la rapidez con la ejecución de un proceso de selección eficaz.

Así como los candidatos no serán perfectos, ni sus habilidades de entrevista. Puede resultar útil invitar al reclutador o compañero con el que ha practicado a que lo observe durante la entrevista o vea una grabación y le dé comentarios positivos y constructivos. Tome nota de lo que funcionó e intente mejorar una o dos cosas en la próxima entrevista.

Cuando encuentra al candidato adecuado con el puesto correcto, lo prepara para una carrera satisfactoria. Esto es algo de lo que enorgullecerse, ya que tiene un impacto positivo en la trayectoria profesional de otra persona. Sigo en contacto con algunos de los candidatos que contraté hace casi dos décadas. Algunos han crecido en la misma empresa, mientras que otros se han aventurado a aprovechar oportunidades en otros lugares. Usted también puede causar un impacto, tanto para los nuevos como para los antiguos miembros de su equipo, practicando los pasos anteriores para hacer la mejor contratación posible.