Cómo ser más productivo sin agotarse

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Como muchos de mis compañeros de clase, poco después de la universidad, me uní a las filas de una importante consultora de estrategia y gestión. Sabía que me apuntaba muchas horas, pero la realidad no se hundió hasta unos meses después, cuando pedí un día de vacaciones para ir a la boda de un amigo. Mi solicitud fue concedida, más o menos. Mi mujer se encargó del largo viaje hasta la boda, mientras yo pasaba mi «día libre» en el asiento del copiloto trabajando a rabiar en mi portátil, con paradas ocasionales en los cafés para recargar mi ordenador y enviar correos electrónicos a través del wifi gratuito. Este ritmo continuó durante meses —incluso en días festivos nacionales, me escondí en mi apartamento para trabajar— y empecé a preguntarme cuánto tiempo podría seguir.

Por desgracia, esta historia de agotamiento inminente no es inusual. De hecho, en 2012, una encuesta de Gallup revelado que el 40% de los trabajadores estadounidenses «estaban tan estresados que se sentían agotados». El estrés y la ansiedad aparecen en el 70% de las llamadas a las líneas de asesoramiento telefónico de Workplace Options, un proveedor de programas de asistencia a los empleados. Puede que esto no sorprenda demasiado, ya que las horas de trabajo siguen aumentando para los trabajadores mejor pagados. En los últimos 30 años, la tendencia multimillonaria de que los trabajadores mejor pagados trabajen menos que los trabajadores peor pagados se ha puesto patas arriba. Hoy en día, los mejor pagados son aproximadamente el doble de probabilidades trabajar muchas horas como el peor pagado. Según un 2008 encuesta, la gran mayoría de los profesionales (el 94%) trabajaban 50 horas o más a la semana y casi la mitad trabajaba más de 65 horas a la semana.

Los empleadores no han pasado por alto ni ignorado esta preocupante realidad. En cambio, han probado tres estrategias diferentes en las últimas décadas.

1. Compensarlo: la primera táctica fue compensar a los empleados por su largo trabajo recompensándolos generosamente con prestaciones económicas y de otro tipo.
2. Hacerlo más divertido: a medida que se hacía cada vez más difícil comprar la vida personal de las personas con alto rendimiento, los empleadores decidieron dedicar más de su vida personal al lugar de trabajo. Añadieron mesas de ping pong, cafeterías y gimnasios y, en algunos casos, comidas gratis y guardería en el lugar, o lavanderías y peluquerías.
3. Mejore: en los últimos cinco años más o menos, cada vez más empresas han adoptado programas innovadores de salud mental y atención plena para tratar los síntomas del agotamiento. Como uno ejemplo, Headspace, un proveedor digital de servicios de meditación y atención plena, ha crecido hasta alcanzar un valor de 250 millones de dólares en solo siete años.

Si bien cada uno de estos enfoques tiene algún mérito, todos no abordan la causa principal: el exceso de trabajo. Supongo que la mayoría de los empleadores lo saben, pero no saben qué pueden hacer al respecto sin sacrificar sus resultados. Afortunadamente, hay estrategias que cada uno puede utilizar para arreglárselas por su cuenta.

Eso es lo que decidí hacer a medida que el camino hacia el agotamiento se hacía más seguro. Intrigados por la posibilidad de salir del ciclo de agotamiento, un compañero de trabajo (Colin) y yo empezamos a reunirnos cada dos semanas para hablar sobre la productividad. No teníamos mucho objetivo y se notó. Teníamos poco que mostrar durante seis meses de reunión. Para dar más rigor a nuestras reuniones, decidimos definir una métrica para nuestra productividad: media de horas semanales trabajadas. Empezamos a medirlo y a ponernos objetivos para reducirlo. En un mes, redujimos la media de horas semanales trabajadas un 10% en comparación con nuestra media de referencia. Durante los seis meses siguientes, mejoramos aún más esa cifra, de modo que nuestra media de horas trabajadas a lo largo de esos seis meses fue entre un 15 y un 20% inferior a nuestra media de referencia. Pero seguíamos haciendo las mismas cosas que antes.

No sabíamos muy bien lo que habíamos hecho para marcar la diferencia, aparte de hacer un seguimiento de nuestro tiempo y reunirnos cada dos semanas. Pero vimos, por primera vez, que nuestros hábitos de trabajo anteriores —desarrollados sin querer o copiados de otros— nos habían costado mucho tiempo.

Fue la primera vez que me di cuenta de que la mayoría de las personas no tienen ni idea de si son realmente productivas o no. Pero no sería la última. Lo que empezó como una reunión quincenal con mi compañero de trabajo, Colin, se convirtió en una iniciativa de 3 oficinas en la que participaron más de 40 compañeros y que duró dos años. (Divulgación: esta experiencia finalmente me llevó a dejar ese trabajo y fundar Zarvana, una empresa que ofrece tecnología y servicios de productividad). Me he dado cuenta específicamente de lo que permite a las personas reducir las horas que dedican y, de hecho, mejorar su rendimiento:

• Sea estratégico: Parece obvio, pero muchos de nosotros pasamos los días desarrollando planes estratégicos para nuestras propias empresas o ayudando a los clientes a hacerlo y, sin embargo, no adoptamos un enfoque estratégico para mejorar nuestra productividad. Como la mayoría de nosotros sabemos, cualquier buena estrategia implica fijar objetivos, desarrollar un plan para alcanzarlos y hacer un seguimiento del progreso hacia esos objetivos. Lo mismo ocurre con la productividad. Sin embargo, la mayoría de nosotros no tenemos objetivos de productividad sostenible, y mucho menos un plan para alcanzarlos.
• Definir una métrica. Elija una métrica para una productividad sostenible. Para mí, era la media de horas semanales trabajadas. Para usted, podría ser otra cosa. Luego, haga un seguimiento de los datos de esa métrica, establezca objetivos para mejorarla y realice experimentos para ver qué influye en la métrica.
• Centrarse en un cambio a la vez. Se necesitan muchas cosas para ser más productivo. Seguro que ha leído muchos artículos que hablan de los «cinco pasos», «8 cosas» o «10 formas» de hacer más en menos tiempo. Pero es demasiado para trabajar en tantas habilidades a la vez. En vez de eso, averigüe cuál uno eso es el mayor obstáculo para su productividad. ¿Qué es lo que le ahorraría más tiempo si lo quitaran? ¿Tiempo dedicado a decidir qué hacer a continuación? ¿Facebook? ¿Que lo interrumpan en su escritorio? Empiece por ahí.
• Cambie su comportamiento: Muchos han buscado una mayor productividad a través de libros o aplicaciones, y esperan que la información o la tecnología por sí solas los hagan más productivos. Al principio parecen útiles, pero luego, por lo general, fallan. El problema es que ser más productivo se parece más a perder peso que a memorizar los nombres de los presidentes; es producto de un cambio de comportamiento o estilo de vida, no (solo) del conocimiento. Como resultado, la clave para ser más productivo es cambiar los pequeños comportamientos (es decir, desarrollar nuevos hábitos) y mantener esos cambios a lo largo del tiempo.
• Encuentre a alguien que lo haga responsable. Probablemente habría abandonado mis esfuerzos para mejorar la productividad sin el apoyo de Colin, y probablemente él no lo habría conseguido sin el mío. Es muy difícil cambiar su comportamiento por sí solo. Así que busque a alguien que quiera emprender este viaje con usted y sea honesto acerca de su progreso (o la falta de él).

Si bien el camino hacia una gran productividad descrito anteriormente no es ciencia espacial, supongo que la mayoría de ustedes no se quedarán en él el tiempo suficiente para ver los beneficios, a menos que tengan en cuenta la siguiente verdad. Hacerse más productivo, en última instancia, requiere una inversión ahora para prometer beneficios futuros. Esto significa que, en medio de su ajetreo y agotamiento inminente, tiene que añadir otra tarea a su lista de tareas pendientes. Hasta que no pueda hacer de la mejora de la productividad una prioridad, seguirá siendo difícil de alcanzar.

Aun así, la buena noticia es que hay una respuesta. Espero que, a medida que las personas se embarquen en este viaje, los empleadores también vayan más allá de compensar el problema del agotamiento, hacerlo más divertido o incluso mejorarlo, y se comprometan a resolver el problema del exceso de trabajo. Y para ello, ya no tienen que exigir menos. Al ayudar a sus empleados a hacer cambios de comportamiento y a desarrollar hábitos productivos, pueden conseguir más trabajo de mayor calidad para sus empleados y, al mismo tiempo, encontrarlos más sanos y felices.