Cómo ser directo sin ser grosero

Tiene poco tiempo y tiene un millón de correos electrónicos en su bandeja de entrada. También tiene que enviar a su jefe el informe de ventas semanal lo antes posible. Envía rápidamente un mensaje a su equipo:

Hola,

Envíeme sus números de venta individuales de esta semana. Los necesito pronto, a más tardar a las 10 de la mañana.

Gracias

  Su mejor amiga del trabajo dice más tarde que vio el mensaje y le pareció un poco grosero.

No está de acuerdo con su valoración, pero los comentarios no son del todo nuevos. La semana pasada, durante una reunión de intercambio de ideas, alguien presentó una idea que pensaba que nunca funcionaría. Usted dijo: «Su idea no va a funcionar por X, Y y Z. No ha considerado esos obstáculos. Recomiendo encarecidamente que vayamos en otra dirección». Después, su gerente dijo que se dio cuenta de que era demasiado fuerte.

Incluso su becario dijo una vez que su estilo de comunicación es frustrante. Eso lo confundió porque valora la claridad y trata de ser directo.

¿Le suena alguno de estos escenarios?

A mucha gente se le da muy bien «contar las cosas como son» y puede que incluso se enorgullezca de hacerlo. Si es uno de ellos, es probable que este estilo de comunicación le haya funcionado bien a lo largo de su educación y su carrera. Probablemente haya descubierto que es una forma eficaz de hacer las cosas sin tonterías y trivialidades. Cuando tiene un problema que resolver, ¿por qué andarse con rodeos?

No se equivoca. «Contar las cosas como son» puede ser una gran ventaja, especialmente para las personas que lideran equipos. Es mejor no camuflarse comentarios críticos , dar a las personas una orientación vaga o establecer expectativas poco claras. Comunicar claramente lo que quiere y necesita de su gente y por qué hace que todo sea más eficiente. El problema surge cuando los líderes siguen la línea entre ser directos y abrasivos. Esto puede resultar increíblemente difícil para los nuevos directivos, que intentan demostrar autoridad y, al mismo tiempo, entablar una relación de confianza con su equipo.

Esta es la cuestión: si lo hace con demasiada dureza, puede terminar haciendo más daño que bien y dañar irrevocablemente sus relaciones y la oportunidad de tener algo positivo colaboración. Cuando pasa de la honestidad a la inconsideración, la gente acaba sintiéndose frustrada y dolida, lo que lleva a un equipo desconectado y desmotivado que no respeta, tipo, o confiar usted.

Entonces, ¿cómo encuentra un equilibrio saludable? ¿Cómo puede ser honesto, directo, compasivo, amable y claro, todo al mismo tiempo?

Estas son algunas estrategias sencillas que puede utilizar para exponer su punto de vista sin ser irrespetuoso.

Al dar su opinión, hable de hechos, no de emociones.

Los hechos son objetivos, mientras que las emociones son subjetivas. Cuando se refiere a los hechos, elimina sus emociones personales de la conversación y, en cambio, da a la gente pruebas contundentes sobre lo que pueden mejorar. Al hacerlo, está siendo más considerado al tratar de ayudar a la otra persona a crecer en lugar de expresar una opinión negativa impulsada por las emociones.

Digamos, por ejemplo, que un miembro del equipo le pide comentarios sobre su presentación. Puede pensar que su presentación fue mala y que carecía de los datos necesarios para respaldar su punto de vista. Como persona directa, quizás quiera decir: «Tenía demasiado texto en la mayoría de las diapositivas y muy pocos datos. Al final, era agotador de leer y aburrido de escuchar».

En cambio, puede ser igual de directo, pero más amable, dándoles puntos de mejora e iniciando la conversación con la intención positiva de ayudarlos a aprender. También puede ayudar empezar con algo que sí funcionó, objetivamente: «La primera mitad de la presentación tenía un buen equilibrio de datos e imágenes que respaldaban su punto de vista. Entre las diapositivas cinco y 10, la información se hizo más difícil de digerir porque había mucho texto que leer a la vez y menos datos que respaldaran sus puntos de vista. Por entonces, me di cuenta de que a algunas personas del público les resultaba demasiado difícil de seguir o estaban confundidas. Esto es lo que recomendaría para la próxima vez…»

Tenga en cuenta que, mientras sigue siendo directo, ha respaldado sus comentarios con pruebas que también facilitarán a su colega la aceptación de los comentarios y, lo que es más importante, crecer.

Al expresar una opinión, utilice frases con «yo», no con «usted».

A nadie le gusta que lo acusen o le digan que se equivoca. Cuando habla en lenguaje acusatorio o empieza cada frase con «hizo esto» o «hizo aquello», la conversación se cierra o se intensifica porque el receptor se pone a la defensiva. Quiere evitar ambas situaciones. En lugar de señalar con el dedo, utilice Declaraciones en primera persona cuando hable de sus opiniones subjetivas, o si quiere mantener la objetividad, consulte la obra de la que habla (en lugar de a la persona que hace la obra).

Por ejemplo, supongamos que está en una reunión de intercambio de ideas y no está de acuerdo con la idea de otra persona. No diga: «Su idea no funcionará. No está considerando X, Y y Z, que serían grandes obstáculos y podrían prepararnos para el fracaso». En vez de eso, demuestre que escucha lo que dice la otra persona reconociendo primero sus esfuerzos y, después, proceda a expresar su opinión o punto de vista con afirmaciones en primera persona: «Me doy cuenta de que ha pensado mucho en esta idea, gracias por su arduo trabajo en ello. Quiero mencionar que, según mi experiencia, creo que debemos tener en cuenta los posibles obstáculos de X, Y, Z.» Para ser más reflexivo, puede terminar con algo como: «Me encantaría ayudarlo a pensar cómo podemos abordar esos desafíos».

En este caso, en lugar de criticar a su colega, ha criticado su idea y, al mismo tiempo, ha reconocido el trabajo que ha realizado, ha señalado los posibles problemas y se ha ofrecido a ayudar a resolverlos.

Al rechazar a alguien, convierta un «no» en un «sí» suave.

En las prisas de su ajetreado día, puede que se encuentre priorizando y volviendo a priorizar las tareas. Incluso cuando parece imposible añadir otro artículo a su lista de tareas pendientes, su compañero quiere compartir una nueva idea, su director le pide que asista a una reunión urgente y su subordinado directo quiere comentarios sobre su trabajo. Como persona directa, su instinto puede ser decir claramente «no» a la menos importante de estas solicitudes. Pero, si es demasiado directo, es probable que lo perciban como alguien que se niega a colaborar o a dar a los demás la orientación que tanto necesitan.

Un enfoque mejor es convertir su «no» duro en un «sí» suave. Esto no significa que de repente se convierta en una persona que dice «sí» y priorice el trabajo por encima de su propio bienestar. Significa que encuentra la compasión necesaria para ofrecer al solicitante una alternativa que se adapte mejor a usted y a su agenda.

Imagínese, por ejemplo, que ya está atrasado en varios proyectos cuando un colega se pone en contacto con usted y le pide que lo ayude a elaborar el orden del día de la reunión que dirige la semana que viene. Su instinto podría ser decir: «Hoy no tengo tiempo, lo siento. Demasiadas otras prioridades en este momento».

Un «sí» suave se parece más a esto: «Mi agenda está repleta para las próximas semanas, pero podría ayudar de forma asincrónica a medida que encuentre tiempo. ¿Le funciona? Como alternativa, [nombre del colega o subordinado directo] suele tener buenas ideas. No dude en ponerse en contacto con ellos y lo apoyaremos lo mejor que podamos».

Si bien el hecho es que no tiene tiempo, no ha dicho un «no» rotundamente. Les ha hecho saber que tiene poco tiempo y le ha ofrecido una solución alternativa, que probablemente apreciarán. En el caso de que necesite decir «no» sin ofrecer otra alternativa, explique detenidamente su razonamiento y exprese su buena voluntad diciendo algo amable, tipo: «Ojalá tuviera más tiempo para ayudar. Pero sé que hará un gran trabajo. ¡Siempre lo hace!»

Al hacer una solicitud, sea considerado, no autoritario.

Muchas personas planifican su día con antelación y saben exactamente cómo van a marcar cada elemento de su lista de tareas pendientes. Así que, cuando venga con una solicitud, alguien tendrá que hacer tiempo para ella. Está bien decirles exactamente lo que quiere, pero sea considerado.

Supongamos, por ejemplo, que está trabajando en una presentación para un cliente y, de repente, se da cuenta de que no ha reunido las cifras de impacto que pretendía sumar al final. Todavía tiene que afinar la presentación y, si dedica tiempo a hacer números, se retrasará mucho. En lugar de decir: «Hola, Jo. Voy a necesitar que me ayude con el análisis del impacto del proyecto XY. Necesito números de enero a junio de 2023. Necesito esto, como ayer, porque ya estoy atrasado en juntarlo todo en la presentación. Gracias», intente, «Hola Jo. Necesito su ayuda para realizar el análisis de impacto del proyecto XY de enero a junio de 2023. Sé que es una solicitud de última hora, pero espero poder confiar en que me la enviará antes de las 3 de la tarde. Agradezco que se haya tomado el tiempo para ello».

Mientras en la primera declaración, se muestra autoritario y mandón, en la segunda le ha dicho a su empleado que necesita su ayuda inmediata, pero ha tenido en cuenta que tendrá que reajustar su agenda para completar una tarea adicional.

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Si bien no hay nada malo en ser directo y honesto, puede hacerlo sin herir los sentimientos de otras personas y manteniendo una cultura de amabilidad. Estas estrategias pueden ayudarlo a ser honesto y directo de una manera clara y respetuosa al proporcionar datos, no señalar con el dedo, y a encontrar formas de apoyar a sus colegas.