Cómo distribuir su tiempo y su esfuerzo

Daniel Grizelj/Getty Images

¿Cómo encuentra tiempo para reunirse con 10 clientes a la semana y cumplir su cuota anual en el primer trimestre?, un vendedor pregunta por su compañero de trabajo más productor. Apenas tengo tiempo para tener cinco citas a la semana, hacer todo mi papeleo correctamente y entregarlo a tiempo.

¿Cómo se las arregla para defender las iniciativas estratégicas, establecer contactos con los ejecutivos y trabajar solo 40 horas a la semana?, un gerente reflexiona sobre su colega por la vía rápida corporativa. Tras un día lleno de reuniones de proyectos, lo mejor que puedo hacer es responder de forma reactiva al correo electrónico por la noche en lugar de desarrollar proactivamente mi departamento.

Este es el secreto: sus colegas que le adelantan con aparentemente menos esfuerzo han aprendido a reconocer y sobresalir en lo que realmente cuenta, y a aspirar a no ser perfecto en todo lo demás.

Lo más probable es que el vendedor con mayor producción de su equipo dedique menos de la mitad del tiempo que usted a rellenar el papeleo. Sí, puede que sea descuidado, pero a nadie le importa porque está disparando las cifras de ingresos. El gerente que haya llamado la atención de la alta dirección puede enviar correos electrónicos con una estructura gramatical imperfecta y rechazar las invitaciones a reuniones tácticas. Pero cuando un proyecto o una reunión son realmente importantes, ella eclipsa a todos.

Si le sorprende y siente que esto le parece completamente injusto, supongo que probablemente le fue muy bien en la escuela, donde se fomenta el perfeccionismo.

Lo sé. Fui un estudiante sobresaliente desde sexto grado hasta graduarme de la universidad y hice lo que fuera necesario para producir trabajos a un nivel que gustara a mis profesores. Admito que esta estrategia dio sus frutos cuando era estudiante. Mi GPA perfecto significaba un nivel de rendimiento excepcional y tuve la suerte de que, en mi caso, lo recompensaron con becas y ofertas de trabajo.

Las reglas cambiaron cuando creé mi propio negocio hace más de siete años. Me di cuenta de que hacer un buen trabajo en todo limitaba mi éxito. En ese momento me di cuenta de que tenía que centrarme más en mis puntos fuertes. Como explica sabiamente Tom Rath en su Buscador de puntos fuertes libros, puede lograr más éxito aprovechando al máximo sus puntos fuertes en lugar de intentar apuntalar constantemente sus puntos débiles. Darme cuenta de la importancia de decidir a propósito dónde voy a invertir más tiempo y energía para producir un trabajo de calidad estelar y dónde una ejecución que no sea perfecta tiene un mayor pago ha tenido un profundo impacto en mi propio enfoque del éxito y en mi capacidad de capacitar a los clientes que se sienten abrumados.

Mientras hablo con clientes que luchan contra el abrumamiento, ya sean profesores, ejecutivos o abogados, surge un tema común: no pueden encontrar tiempo para hacerlo todo. Y tienen razón: nadie tiene tiempo para todo. Dado el ritmo de trabajo y el nivel de insumos en la sociedad moderna, la gestión del tiempo ha muerto. Ya no puede caber todo, no importa lo eficiente que sea. (Este acertijo es lo que me inspiró a escribir un libro sobre la inversión de tiempo).

En mi filosofía de inversión de tiempo, animo a las personas a que vean el tiempo como el recurso limitado que es y a que lo asignen de acuerdo con su definición personal de éxito. Eso lleva a una serie de ramificaciones prácticas:

• Decida dónde va no pasar tiempo: Dado que tiene un presupuesto de tiempo limitado, no podrá hacer todo lo que le gustaría hacer independientemente de su eficiencia. En el momento en que acepte esa verdad, reducirá al instante su estrés y su sensación de inadecuación. Por ejemplo, profesionalmente esto podría consistir en reducir su participación en los comités y, personalmente, podría consistir en contratar a otra persona para que se encargue del mantenimiento del césped o termine el proyecto de una casa.
• Asigne su tiempo de manera estratégica: Los límites en cuanto a cómo y cuándo invierte tiempo en el trabajo y en su vida personal ayudan a garantizar que realiza la inversión adecuada en cada categoría. Como entrenador de tiempo, creo que una de las razones más convincentes para no trabajar horas extremadamente largas es que esta inversión de tiempo y recursos no le deja fondos suficientes para actividades como el ejercicio, el sueño y las relaciones.
• Configurar la inversión de tiempo automática: Al igual que usted configura la inversión financiera automática en fondos de inversión de su cuenta de jubilación, sus rutinas diarias y semanales deberían hacer que su inversión de tiempo sea casi automática. Por ejemplo, en el trabajo podría tener una cita periódica consigo mismo dos tardes a la semana para avanzar en proyectos clave y, fuera del trabajo, podría apuntarse a un campamento de entrenamiento físico en el que se sentiría mal si no se presentaba y sudaba tres veces por semana.
• Apunte a un presupuesto de tiempo equilibrado de forma constante: Dados los altibajos de la vida, no puede esperar tener un presupuesto de tiempo constantemente equilibrado, pero puede aspirar a tener uno equilibrado de forma constante. Durante un período de una a dos semanas, su inversión de tiempo debe reflejar sus prioridades.

Una vez que haya asignado su tiempo correctamente, también tendrá que abordar la obra de cada categoría de forma diferente. Como he explicado anteriormente, intentar «sacar como en todo» le impide invertir el máximo tiempo en lo que le reportará la mayor rentabilidad de su inversión. Por eso desarrollé la técnica INO para ayudar a superar el perfeccionismo y la mala asignación de sus 24 horas al día, 7 días a la semana. Así es como funciona:

Cuando aborde una tarea pendiente, tendrá en cuenta si se trata de una actividad de inversión, neutral o de optimización. Las actividades de inversión son áreas en las que aumentar la cantidad de tiempo y la calidad del trabajo pueden llevar a un payoff exponencial. Por ejemplo, la planificación estratégica es una actividad de inversión, al igual que pasar tiempo, sin dispositivos, con las personas que ama. Apunte a un trabajo de nivel A en estas áreas. Las actividades neutrales solo tienen que realizarse de manera adecuada; más tiempo no significa necesariamente un payoff significativamente mayor. Un ejemplo podría ser asistir a las reuniones del proyecto o ir al gimnasio. Estas cosas tienen que hacerse, pero puede aspirar a un trabajo de nivel B. Las actividades de optimización son aquellas en las que el tiempo adicional dedicado no genera ningún valor añadido y le impide realizar otras actividades más valiosas. Apunte a trabajar de nivel C en ellas. Cuanto más rápido las haga, mejor. La mayoría del papeleo administrativo y los recados básicos entran en esta categoría.

El objetivo general es minimizar el tiempo dedicado a optimizar las actividades para que pueda maximizar el tiempo dedicado a las actividades de inversión. He descubierto que esta técnica le permite superar las tendencias perfeccionistas e invertir en más de lo que realmente importa, de modo que pueda aumentar su eficacia personal y profesional.

A nivel táctico, he aquí algunos consejos sobre cómo poner en práctica la técnica INO:

• Al principio de cada semana, defina con claridad las actividades de inversión más importantes y reserve tiempo en su calendario para completarlas a principios de semana y al principio de sus días. Naturalmente, esto lo obligará a hacer todo lo demás en el tiempo que queda.
• Cuando revise su lista de tareas diarias, ponga una «I», «N» u «O» al lado de cada elemento y, a continuación, asigne su presupuesto de tiempo en consecuencia, por ejemplo, cuatro horas para la actividad «I», tres horas para las «N» actividades y una hora para las actividades «O».
• Si empieza a trabajar en algo y se da cuenta de que tarda más de lo esperado, pregúntese: «¿Cuál es el valor o el coste de oportunidad de dedicar más tiempo a esta tarea?» Si se trata de una actividad en I y el valor es alto, manténgala y tómese un tiempo alejado de sus actividades N y O. Si entra en la categoría N y tiene poco valor añadido o en la categoría O y dedicar más tiempo le impide hacer más cosas importantes, hágalo al nivel mínimo, delegue o pare y termine más tarde, cuando tenga más tiempo libre.
• Si lleva un diario de tiempo o marca el tiempo que dedica en su calendario, también puede consultar cada semana y determinar si ha asignado su tiempo correctamente para maximizar la recompensa de su inversión de tiempo.