Cómo Microsoft utilizó una mudanza de oficina para impulsar la colaboración

¿Qué tipo de diseño de oficina es mejor para la productividad y el compromiso? Hoy en día, esta pregunta común tiende a tener dos respuestas distintas. Por un lado están las empresas emergentes de tecnología, que abogan por planes de oficinas abiertas que hagan hincapié en los encuentros casuales. El nuevo campus de Google está diseñado para maximizar los encuentros casuales y la nueva sede de Facebook cuenta con la oficina abierta más grande del mundo. Samsung también está estudiando el uso de más espacio exterior para fomentar la conversación entre los empleados. Como Scott Birnbaum, vicepresidente de Samsung, le dijo a HBR, «Las ideas más creativas no van a llegar sentado frente a su monitor». Su nuevo edificio «está realmente diseñado para impulsar no solo la colaboración, sino también la innovación que se ve cuando las personas chocan».

Por otro lado, está la investigación sobre las preferencias de las personas, como este estudio de 2013 publicado en el Journal of Environmental Psychology que, según sus autores, «contradice categóricamente la sabiduría aceptada en la industria de que el diseño de planta abierta mejora la comunicación entre los compañeros y mejora los ocupantes». Otro estudio demostró que el ruido resultante de los diseños de oficinas abiertas es una enorme pérdida para la moral de los empleados.

Entonces, ¿cuál es? O, de manera más práctica, ¿cómo pueden las empresas identificar la cantidad correcta de conexión necesaria para lograr el máximo rendimiento de los empleados? En Microsoft, respondimos a esta pregunta de dos maneras. Nuestra experiencia podría serle útil, ya que su empresa considera preguntas similares.

A partir de la primavera de 2016, nuestro grupo de análisis del lugar de trabajo trabajó con la empresa inmobiliaria comercial CBRE para calcular el ahorro de costes asociado con el traslado de una organización de ingeniería de Microsoft de 1200 personas de cinco edificios a otros cuatro edificios. Esto se tradujo en más empleados por edificio (y menos edificios entre los que viajar) y planteamos la hipótesis de que esta medida podría aumentar la colaboración.

Llegamos a esta hipótesis en parte debido a las primeras investigaciones de Gina Venolia, investigadora sénior de Microsoft Research, quien realizó un estudio en 2008 que examinó los problemas especiales a los que se enfrentan los compañeros de equipo remotos en Microsoft. Su trabajo reveló desafíos en cuatro áreas clave: la comunicación en las reuniones planificadas, las conversaciones ad hoc, el conocimiento de los compañeros de equipo y su trabajo y la creación de relaciones de confianza entre los compañeros de equipo.

Estos hallazgos validaron la creencia común de que el conocimiento de los miembros del equipo se degrada con la distancia física. Sin embargo, sorprendentemente, descubrió que cuando los empleados están ubicados en diferentes pisos del mismo edificio, es casi como si estuvieran en edificios completamente diferentes, o incluso en diferentes campus o ciudades. Los hallazgos de Venolia corroboraron las siguientes investigaciones clásicas:

• Las personas que se encuentran más cerca de un edificio tienen más probabilidades de colaborar
• Una distancia de 100 pies puede no ser mejor que varias millas
• Incluso a distancias cortas, 3 pies contra 20 pies, hay un efecto de disminución de la colaboración con el aumento de la distancia

Con esta información en mente, y junto con CBRE, analizamos los metadatos adjuntos a los elementos del calendario de los empleados para calcular el tiempo de viaje asociado a las reuniones antes y después de la mudanza de la oficina y convertimos esta diferencia en ahorros económicos en función del uso del tiempo. Descubrimos que, como resultado de la reubicación, cada empleado dedicaba unos minutos menos a pie a cada reunión, lo que representa una reducción del 46% en el tiempo de viaje por reunión que, si se suma, se traduce en un ahorro total de 100 horas a la semana para los 1200 empleados que participaron en la mudanza. Esto se tradujo en un ahorro de costes estimado de 520 000$ al año en tiempo de los empleados y en un aumento de la colaboración dentro de los equipos.

«Descubrimos un sorprendente efecto multiplicador, ya que los minutos ahorrados por cada empleado equivalen a cientos de miles de dólares en ahorros de costes para una organización a lo largo del tiempo», afirma Josh Seaman, estratega de ocupación de CBRE. «La eficacia de las reuniones, en parte, depende de que los empleados tengan horarios simplificados; las reuniones comienzan tarde cuando una persona se retrasa y esto puede marcar la pauta equivocada para la colaboración».

La distribución del lugar de trabajo también influyó en la productividad y la colaboración del equipo. Con la misma muestra, analizamos la duración de las reuniones, la incidencia de las reuniones y el tamaño de la red interna de los empleados antes y después de la mudanza. Descubrimos que, inmediatamente después de la mudanza, la colaboración dentro de la organización aumentó significativamente, pasando de una media de 14 reuniones por persona y semana a 18. Si bien más reuniones no siempre es bueno, en esta situación, un mayor número de reuniones representaba una mayor polinización cruzada entre equipos históricamente aislados que ahora estaban más cerca.

Además, las reuniones fueron más eficientes, con una duración ligeramente inferior de 0,77 horas en comparación con las 0,85 horas anteriores a la mudanza, lo que sugiere que la mudanza ayudó a la organización a funcionar más rápido, lo que se tradujo en un ahorro adicional de costes para la empresa (y, con suerte, en empleados más felices).

Por último, al analizar el número medio de personas con las que cada empleado interactuó durante esa semana y las tres semanas anteriores comparando los gráficos de la red de asistentes a las reuniones, observamos un ligero aumento.

Al final, y con estas pruebas, nos pusimos del lado de las empresas emergentes de tecnología (quizás, en parte, porque hacemos trabajos similares). Para nosotros, y con el papel cada vez mayor que desempeña la tecnología en los negocios a través de las comunicaciones por correo electrónico, las reuniones de Skype y la mensajería instantánea, es necesario humanizar el lugar de trabajo facilitando los encuentros humanos y las conversaciones cara a cara. Por supuesto, hay más ruido y menos privacidad con lo que lidiar, pero creemos que las ventajas de una mayor proximidad superan a las desventajas.

Utilizar la analítica del lugar de trabajo para entender los entornos de oficina es el primer paso para descubrir los comportamientos humanos. Las empresas deben tomar estas métricas y orientarlas cuidadosamente hacia el diseño de espacios de oficina que maximicen el tiempo cara a cara en lugar de solo el tiempo frente a la pantalla.