Cómo la curiosidad puede hacer que sus reuniones (y su equipo) sean mejores

¿Cree que las reuniones con su equipo se desintegran y se convierten en disfunciones y caos, lo que resulta en una toma de decisiones ineficaz, soluciones inadecuadas y que los miembros del equipo —incluido usted— se debilitan la moral?

Sufia, la nueva directora de ingeniería, salió de las reuniones de personal frustrada. En lugar de escuchar para entender perfectamente sus problemas, los miembros del equipo se apresuraron a ofrecer soluciones y sugerencias listas para usar que Sufia ya había probado o considerado. Alternativamente, desviaban la conversación con sus propias preocupaciones, y a menudo comenzaban estas distracciones con: «Basándose en lo que dijo Sufia», sin abordar su tema en absoluto. Cuando no había soluciones inmediatas disponibles, su alternativa era asegurarle genéricamente que las cosas mejorarían. A Sufia le molestaba que el equipo no tratara de entender lo que realmente necesitaba, lo que ya había intentado o cómo le iba.

Durante una sesión de entrenamiento, le pregunté a Sufia cómo podía hacer frente a la disfunción de este equipo. «¿Cuál es el punto?» Sufia resopló: «Todos asienten con la cabeza, discuten y llenan la sala de tópicos».

La experiencia de reunión de equipo de Sufia es común. «Equipo» es un nombre inapropiado para estos organismos; «grupo» es más exacto. Los miembros del grupo rinden cuentas al jefe, pero no los unos a los otros; a menudo trabajan en silos individuales, sin darse cuenta del panorama general. En el mejor de los casos, los grupos son ineficientes y poco gratificantes; en el otro extremo del espectro, se dejan llevar en una sopa de toxicidad cultural y cometen errores consecuentes debido a una mala comunicación y a la mala toma de decisiones que se obtiene como resultado.

Este desafío no lo puede abordar ni un solo miembro del equipo. Sufia habló de la situación con su jefe, Janik, y luego los tres ideamos seis estrategias para un camino de «menos es más» hacia conversaciones interfuncionales eficaces que se mantengan. ¿El ingrediente clave para que las reuniones sean exitosas? Curiosidad. Curiosity invita a los colegas a aportar su punto de vista honesto, llenando nuestros vacíos de conocimiento sobre el trabajo de los demás y creando una imagen holística de lo que hay que hacer para lograr nuestros objetivos compartidos. La curiosidad une a las personas a través de las barreras de sus propósitos discretos.

Así es como puede utilizar la curiosidad para hacer una pausa a propósito antes de resolver un problema e involucrar a los miembros de su equipo en una conversación productiva.

Excavar primero

Casi todo el mundo está demasiado preparado para ofrecer soluciones. Pero un El enfoque de las soluciones primero, preguntar después rara vez funciona. La gente se siente ignorada ni vista. En cambio, primero tenemos que investigar para descubrir el grado, la gravedad o la extensión de un problema y aclarar el desafío.

Al recopilar la perspectiva de todos, esté atento a estas iniciales de oración que son indicadores de nuestra vertiginosa inclinación a resolver: «Debería», «Ha pensado en», «Qué tal», «Qué tal» y «Podríamos». Si se da cuenta de que quiere usar estas frases, escríbalos en lugar de expresarlos. Esto le permite trabajar en soluciones en la privacidad de su página sin dejar de escuchar y tirar a la basura los costosos errores antes de cometerlos. Si escucha a otros estar listos para lanzarse de lleno a la solución, frene al grupo diciendo: «Antes de resolverlo, ¿podemos dar un paso atrás y definir completamente el problema? Tengo curiosidad por saber cómo cada uno de nosotros enmarcaría el problema en una frase».

Deje que su colega sea el dueño de la historia

Pensando que estamos siendo empáticos, a menudo nos lanzamos con nuestra propia historia y punto de vista. En lugar de centrarse en el orador y su tema, nuestra atención se centra en nuestros propios desafíos y problemas. Incluso si su situación es idéntica (algo poco frecuente), absténgase de decir: «Yo también». En vez de eso, pruebe: «Me he encontrado con una situación similar. Me alegrará compartirlo más tarde. Por ahora, me encantaría saber más sobre sus ideas específicas». Al volver a centrar la atención en nuestros colegas, permitimos que sean dueños de su narrativa y compartan su perspectiva única y, al mismo tiempo, hacen un depósito en el banco de la buena voluntad de las relaciones.

Aplazar la sentencia

Las críticas y los elogios, cuando se ofrecen de forma constructiva, tienen su lugar en el trabajo. Pero también son formas de juicio, especialmente cuando nos apresuramos a hacerlas. Los comentarios son importantes, pero el juicio es lo opuesto a la curiosidad.

En vez de eso, haga una pausa. Retenga sus comentarios iniciales (positivos o negativos) y manténgase abierto a aprender, a escuchar otras posibilidades y a permitir que la otra persona se sienta vista y comprendida. Esto le permitirá escuchar lo que realmente piensan. Hacerlo crea zonas «libres de juicios», para que las personas puedan expresar sus verdaderos sentimientos de forma más segura.

Dos simples palabras pueden ayudar con esto: «Diga más». Utilizo «Decir más» en dos casos: cuando siento una curiosidad genuina y cuando siento que me juzga. Puede aprovechar su naturaleza superior aplazando la sentencia y haciendo más preguntas. Entonces, es más probable que otros compartan lo que realmente piensan en lugar de darnos lo que muchos llaman en el mundo empresarial una sandía: verde (toda buena) por fuera y roja (supurante) por dentro.

Tome nota de sus emociones

Expresar nuestras emociones sin filtrar de forma descuidada puede cerrar una conversación o inhibirla en gran medida. Suprimirlos puede frustrarnos. En lugar de rebosar de emociones que pueden impedir una buena comunicación (enfado, frustración, sarcasmo e incluso humor), simplemente tome nota de lo que siente y dele un número en una escala del 1 al 10, donde 10 es un enfado alto: «Me enfada que no asuman la responsabilidad. 7 de cada 10».

El sarcasmo y el humor suelen enmascarar el malestar. Si queremos sentir curiosidad, tenemos que evitar escondernos detrás de estas máscaras. Pregúntese qué final positivo tendrá su humor antes de bromear. Evite frases sarcásticas como «¿Cree?» «¡No lo dice!» y «Nunca había oído eso antes». Cuando el problema es gestionar nuestras emociones en lugar de gestionar la habitación, mantener las emociones sin filtrar fuera de la habitación nos permite mantener la curiosidad y abordar los verdaderos problemas.

Haga espacio para los sentimientos de los demás

Esto puede parecer contradictorio con respecto al punto anterior, pero aunque tratemos de que nuestras comunicaciones no sean emocionales, no todo el mundo lo hará. Intente evitar minimizar las preocupaciones de los demás.

Nada indica nuestra falta de curiosidad con más claridad que decir: «Al menos…» Cuando utilizamos esta frase, indicamos que su punto de vista no es importante. Si alguien en la reunión de Janik dijera: «No nos escuchamos ni repetimos las preguntas que ya se han hecho», respuestas como: «Al menos sentimos curiosidad y hacemos preguntas» o «Al menos no somos políticos como otros equipos en los que he estado», lo coloca en la posición de arbitrar si las impugnaciones merecen espacio. O decir: «Parece que es frustrante para usted. ¿Tengo razón?» su compañero de trabajo se siente escuchado y es libre de dar detalles sobre el impacto de la conducta. Una vez que comprendamos las consecuencias del problema que plantea otra persona, estaremos en mejores condiciones de abordarlo.

Escuche para aprender

Céntrese en su propia necesidad de conocer las preocupaciones y puntos de vista de los demás, en lugar de en soluciones inmediatas o relajantes. Se necesita tiempo y esfuerzo para tomar buenas decisiones y resolver problemas reales. Querer resultados inmediatos que le hagan sentir bien frustra más a menudo de lo que tranquiliza. Las garantías suelen hacer un bumerán en la dirección opuesta a su objetivo previsto al aumentar la ansiedad del orador, ya que se siente inaudito y no entendido. Por ejemplo, «No se preocupe, ya hemos resuelto este problema antes», el bumerán dice: «Este es un problema de larga data que no desaparece con sus métodos comprobados» o incluso «No le preocupa nada. Va a ir bien». En lugar de garantías, asegúrese de escuchar y entender el mensaje para obtener más información. Reconozca lo que se dice y concluya con curiosidad. Intente: «Me gustaría asegurarme de que he entendido los tres puntos que ha dicho», luego parafrasee y termine con: «¿Hay más?»

Con estos enfoques, el objetivo era que cada persona compartiera primero su experiencia de lo que era formar parte del grupo de Janik. Se sorprendieron al enterarse de que todo el mundo se sentía frustrado, pero por diferentes motivos. A algunos no les gustaba el ajetreado trabajo que a menudo resultaban de sus reuniones semanales. Otros pensaban que compartir las actualizaciones informativas no requería reuniones y podía hacerse en línea. Otros creían que los temas difíciles se esquivaban y se enconaban: encontrar una salida en conversaciones paralelas poco saludables fuera de la sala, no directamente con las personas pertinentes, lo que conducía a erosionar la confianza.

Estas trampas más comunes para los equipos provienen de las buenas intenciones (el deseo de ser útil, eficiente y empático), pero generan un impacto negativo. Al sintonizar el uno con el otro con curiosidad y frenar nuestro deseo de resolver de inmediato, nuestras conversaciones no caen en el mismo patrón de siempre. Con una nueva comprensión de nuestras frustraciones colectivas e individuales, podemos empatizar los unos con los otros, aprender a trabajar mejor juntos y pasar de ser un grupo a un equipo que invierte en un resultado compartido más que en agendas individuales.