Esto es lo que realmente ocurre cuando se amplía un plazo

En junio, el gobierno de Obama retrasó la fecha límite para que los empleadores con cincuenta o más trabajadores ofrezcan seguro médico a sus empleados durante un año completo, hasta el 1 de enero de 2015. Admito que la aplicación de algo tan complejo como la Ley de Cuidado de Salud Asequible va a llevar tiempo, y los involucrados han estado trabajando arduamente para tratar de cumplir con los plazos del gobierno. Así que, al menos con respecto a esta parte en particular de la ACA, todo el mundo tiene un año más para hacerlo todo bien. Parece algo bueno, ¿no?

Solo que… ¿con qué ahínco cree que todos los que tienen este nuevo plazo extendido están trabajando ahora? Siguen quemando aceite a medianoche… o se dicen a sí mismos: Vamos a tomarnos un respiro. Tenemos tiempo de sobra.

¿Qué pasa cuando retrasamos los plazos, una vez superamos la sensación inicial de dulce alivio? Las investigaciones sugieren que tenemos muchas dificultades para utilizar el tiempo que acabamos de encontrar de forma inteligente. Acabamos enfrentándonos al mismo problema, la misma presión de tiempo, el mismo estrés, la misma sensación de que no estamos del todo preparados, solo que ahora llevamos una semana, un mes o un año más sin alcanzar un objetivo importante.

Entonces, ¿por qué desperdiciamos las prórrogas que nos dan y qué podemos hacer al respecto? La respuesta a esto último requiere entender lo primero, así que empecemos por ahí.

Problema #1: Perdemos la motivación

Los investigadores observaron por primera vez a principios del siglo pasado que la motivación de una persona para alcanzar una meta aumenta como la distancia de uno a la portería disminuye. Ya sea un vendedor que intenta alcanzar un objetivo de ventas o una rata que corre por un túnel en busca de un trozo de queso, cuanto más se acerca al éxito, más intensamente lo persigue. Los psicólogos llaman a este mecanismo, en gran medida inconsciente, el «efecto más grande», lo que significa que cuanto más cerca esté de la línea de meta, más grande será el objetivo en su mente, más dominará su pensamiento y se beneficiará de su atención.

Cada vez que retrasa una fecha límite, vuelve a aumentar la distancia entre usted y la línea de meta. Ahora, los objetivos más urgentes ocuparán un lugar preponderante y su objetivo original languidecerá en el fondo de su mente.

**Problema #2: Procrastinamos
**
En 2012, el IRS recibió más de 10 millones de formularios de prórroga de impuestos, una cifra que aumenta cada año. También aumenta, según Turbo Tax, el número de personas que esperan hasta las dos últimas semanas de la temporada de impuestos para presentar la declaración. ¿Qué tenemos que dar las gracias por estas tendencias? Archivo electrónico. Así es, ahora que es más rápido y fácil declarar nuestros impuestos o solicitar una prórroga, estamos esperando aún más para hacerlo. La presentación electrónica alivia la presión, por lo que es más fácil para quienes tienden a postergar las cosas retrasarlo.

Pero no pasa nada, porque trabajo mejor bajo presión, dice el procrastinador. Bueno, estoy aquí para decirle que usted no. Nadie lo hace. Psicológicamente, decir que su trabajo es mejor bajo presión no tiene sentido, porque «presión» es solo otra forma de decir «apenas tiempo suficiente para terminar lo que sea que esté haciendo». ¿Cómo puede ayudarlo menos tiempo a hacer un mejor trabajo? Es como afirmar que está más descansado cuando se da menos horas para dormir.

Es mucho más exacto decir que si es un procrastinador, trabaja porque hay presión. Sin presión, usted no trabajar. Por eso retrasar una fecha límite es absolutamente terrible para los procrastinadores. (Aunque, naturalmente, suelen ser ellos los que piden prórrogas en primer lugar.)

**Problema #3: Somos pésimos jueces del tiempo que llevan las cosas
**
Los psicólogos llaman a esto el falacia de planificación — una tendencia generalizada a subestimar el tiempo que se tarda en hacer casi cualquier cosa, y puede atribuirse a varios sesgos diferentes. En primer lugar, rutinariamente no tenemos en cuenta nuestras experiencias pasadas al planificar. Como cualquier profesor puede decirle, la mayoría de los estudiantes de último año de la universidad, después de cuatro años seguidos escribiendo en papel, todavía no se dan cuenta de cuánto tardarán en escribir un artículo de 10 páginas.

En segundo lugar, ignoramos la posibilidad muy real de que las cosas no salgan según lo planeado; nuestros planes futuros tienden a ser «los mejores escenarios». Y como consecuencia, presupuestamos solo el tiempo suficiente para completar el proyecto si todo va bien. Cosa que en realidad nunca hace.

Por último, no pensamos en todos los pasos o subcomponentes que componen la tarea y tenemos en cuenta el tiempo que durará cada parte de la tarea. Cuando piense en pintar una habitación, puede imaginarse a sí mismo utilizando un rodillo para aplicar rápidamente la pintura en las paredes y pensar que no llevará mucho tiempo, sin tener en cuenta cómo tendrá que mover o cubrir los muebles, pegar con cinta adhesiva todos los accesorios y marcos de las ventanas, hacer todos los bordes a mano, etc.

Si retrasa una fecha límite sin abordar la mala planificación del tiempo que lo llevó a meterse en problemas en primer lugar, es probable que acabe con problemas en el futuro.

**Cómo hacer un buen uso de una fecha límite ampliada
**
Si queremos resolver los problemas 1 y 2 (mantener la motivación alta y mantener la presión para los procrastinadores), tenemos que encontrar formas de acortar la distancia entre donde estamos ahora y donde queremos terminar. La solución más eficaz es imponer plazos provisionales, dividiendo de manera efectiva un objetivo mayor en subobjetivos discretos espaciados estratégicamente en el tiempo. Estos plazos también tienen que ser significativos. Si no es para tanto no cumplir con el plazo, entonces no es un plazo real.

Las investigaciones de Dan Ariely y Klaus Wertenbroch sugieren que muchos de nosotros entendemos esto de manera implícita. En uno de sus estudios, los estudiantes tenían que entregar tres trabajos antes del final del semestre. Solo el 27% de ellos decidió presentar los tres el último día; la mayoría estableció plazos anticipados para uno o más de los documentos de forma voluntaria. De hecho, aproximadamente la mitad de los estudiantes optaron por imponer plazos de forma óptima, espaciándolos de manera uniforme a lo largo del semestre. Los que sí hicieron un trabajo superior y recibieron calificaciones más altas. (Demasiado para trabajar mejor bajo presión, ¿no?)

Para resolver el problema #3, tiene que ser muy deliberado a la hora de planificar los proyectos. En concreto, tiene que asegurarse explícitamente de:

• considere cuánto tiempo se ha tardado en completar un proyecto similar en el pasado,
• tratar de identificar las formas en las que las cosas podrían no ir según lo planeado, y
• desglosar el proyecto, detallar todos los pasos que tendrá que seguir para terminarlo y estimar el tiempo necesario para completar cada paso.

Si no es posible fijar plazos provisionales o asegurarse de que se toman medidas para evitar la falacia de la planificación, entonces debería tratar de evitar retrasar por completo su fecha límite. Hay muchas probabilidades de que tenga poco que demostrar, sino una pérdida de tiempo.