No espere hasta después de la reunión para empezar con sus puntos de acción

Julie esperaba que Bruce llegara a su oficina en cinco minutos. No cabe duda de que querría su opinión sobre el borrador de la nota que le envió ayer, solo que aún no había tenido tiempo de leerlo. Sabía que él también quería hablar de la asociación con un nuevo grupo de investigación que sus colegas ya hubieran utilizado, pero sus solicitudes de revisión de la obra habían quedado sin respuesta hasta ahora. Y ella quería saber qué opina Bruce acerca de dirigir un taller reciente, al que ella lo había animado a hacer pero no había podido asistir. También va la lista de tareas pendientes del gerente para los registros con subordinados directos.

Con el tiempo corriendo, ¿qué podría hacer Julie? ¿Escanear la nota? ¿Hacer un seguimiento con los colegas? ¿Ver un vídeo del taller en la intranet de la empresa o leer los comentarios de la encuesta?

Si este tipo de falta de tiempo le suena familiar, no está solo. No mucho después de convertirme en gerente, descubrí que había llegado a una cinta de reuniones aparentemente interminable. Participaba en tantas que apenas tuve tiempo de prepararme, y mucho menos de abordar las listas de tareas que me llevaba.

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Así que decidí probar un enfoque diferente. ¿Y si las reuniones con uno o varios empleados se convirtieran en sesiones de trabajo en las que pudiéramos revisar las notas juntos, buscar datos en Google para analizar una idea, llamar a los colegas con información sobre temas relevantes o reunir a quienes podrían beneficiarse del debate? Puede que consigamos menos artículos, pero tendríamos muchas más posibilidades de resolver los que sí abordamos, quitándole el trabajo a todos.

Un cambio a lo que yo llamo reuniones «simplemente hágalo» no solo recupera horas y semanas de tiempo profesional para pensar en las prioridades de nivel superior, sino que también puede crear espacio para ser más reflexivo en las interacciones con los subordinados directos y construir relaciones de tutoría más sólidas con ellos.

Tres tácticas pueden ayudar en el proceso. Son:

• Memorandos sobre el estado de la cuestión: Pida a los informes que le envíen por correo electrónico una agenda estratégica antes de la reunión para que pueda priorizar una o dos áreas a abordar durante la reunión.
• Investigación en tiempo real: Cuando lo único que se interponga entre usted y su informe para tomar una decisión sea un dato (por ejemplo, la opinión de un compañero o datos disponibles públicamente), busque esa información durante la propia reunión. Puede que aún necesite algo de tiempo para reflexionar, pero en muchos casos, al eliminar las barreras, podrá actuar.
• Horas (o minutos) de visita: Invite a otras personas que puedan aprender de un punto del orden del día a unirse solo a esa parte de la reunión

Volvamos a analizar el dilema de Julie desde la perspectiva de «simplemente hágalo». Cinco minutos antes de la llegada de Bruce, podría pensar en cuál de los posibles temas del orden del día (el memorándum, el grupo de investigación o el taller) es más importante para la organización, para ella y para Bruce. Ella decide que esto último es probablemente lo más importante para él; le preocupaba mucho dirigir la sesión. La nota tiene que publicarse mañana, así que también debería tener alta prioridad, pero la decisión sobre el grupo de investigación es menos urgente.

Cuando Bruce llega, Julie pregunta primero cómo ha ido el taller. Confiesa que hubo algunos problemas y expresa su interés en recibir una formación formal para hablar en público, por lo que Julie envía un correo electrónico a Recursos Humanos para ver si la empresa puede cubrir un curso. Luego, revisan el memorándum juntos, pensando en el público y el objetivo y ajustando el lenguaje en consecuencia. Quedan 10 minutos, Julie y Bruce también llaman a David, una de las personas que ha trabajado anteriormente en el grupo de investigación. Por suerte, está en su escritorio y dispuesto a charlar por altavoz durante unos minutos sobre la experiencia. Como su informe es rotundamente positivo, Julie da el visto bueno a Bruce para solicitar un presupuesto.

Con todas las tareas pendientes ya marcadas, le queda tiempo para considerar una recomendación de la junta, leer el informe anual de la competencia o empezar a pensar en una estrategia externa que necesite planificar, es decir, avanzar en sus objetivos generales.

Si adopta una mentalidad de «simplemente hágalo», le sorprenderá todo lo que usted y sus colegas, bueno, simplemente lo hacen.