Hacer frente a la sobrecarga de correo electrónico

Hace unas semanas, regresé de una semana de vacaciones sin tecnología con mi familia. Sin ordenador, sin teléfono, sin correo electrónico.

Cuando llegué a la oficina y comprobé mi ordenador, tenía cientos de mensajes de correo electrónico esperándome. Respiré hondo y empecé a descubrirlos. Tres horas después, mi bandeja de entrada (los mensajes de una semana) estaba vacía.

Compare eso con mi experiencia del día siguiente y de cada día después, cuando pasé más de tres horas cada uno día en el correo electrónico. Parte de ese tiempo implicaba enviar correos electrónicos de ida y vuelta, pero aun así, la diferencia es dramática.

He llegado a la conclusión de que utilizo el correo electrónico para distraerme. Siempre que me siento un poco incómodo, reviso mi correo electrónico. ¿Atrapado mientras escribía un artículo? ¿Aburrido de una llamada de teléfono? ¿De pie en un ascensor, frustrado en una reunión, ansioso por una interacción? También podría comprobar el correo electrónico. Es una forma omnipresente y de fácil acceso de evitar mis sensaciones de incomodidad.

Lo que lo hace tan atractivo es que es tan convincente. ¿Qué me espera en mi bandeja de entrada? Es centelleante.

También parece legítimo, incluso responsable. Estoy trabajando. Tengo que asegurarme de no perder un mensaje importante ni de no responder a tiempo.

Pero se ha convertido en un problema grave. Cuando no controlamos nuestro hábito de enviar correo electrónico, él nos controla. Todos los que conozco se quejan de la sobrecarga del correo electrónico.

El correo electrónico llega a raudales, sin interrumpir su flujo. Y como los adictos, lo comprobamos sin cesar, alejándonos de las reuniones, las conversaciones, el tiempo personal o lo que sea que se nos presente.

Pero nuestro problema no es solo la abundancia de correo electrónico, sino la ineficiencia en la forma en que lo gestionamos. Cada vez que revisamos nuestro correo electrónico sobre la marcha, perdemos tiempo sacando nuestros teléfonos, cargando el correo electrónico, leyendo los correos nuevos sin tomar ninguna medida al respecto y releyendo aquellos a los que aún no hemos respondido. Luego, de vuelta en nuestros ordenadores, los volvimos a leer.

Nos está haciendo temblar. Según USA Today el número de demandas presentadas por empleados por horas extras injustas ha aumentado un 32% desde 2008. ¿El motivo principal del aumento? El correo electrónico en dispositivos como los teléfonos inteligentes es una intrusión en nuestro tiempo personal.

Creo que la solución está escondida en mi experiencia de correo electrónico después de las vacaciones.

En lugar de revisar el correo electrónico de forma continua y desde varios dispositivos, programe una hora específica del correo electrónico durante el día mientras esté frente a su ordenador. El resto del tiempo es tiempo de vacaciones por correo electrónico.

Somos más eficientes cuando respondemos a los correos electrónicos de forma masiva en nuestros ordenadores. Nos movemos más rápido, podemos acceder a los archivos cuando los necesitamos y vincular más rápida y fácilmente a otros programas, como nuestros calendarios. Además, cuando nos sentamos con el propósito expreso de enviar correos electrónicos, tenemos la cabecera puesta. Estamos más concentrados, más motivados y no perdemos tiempo en la transición de una actividad a otra.

Proceso mi correo electrónico en masa tres veces al día en incrementos de 30 minutos, una por la mañana, otra al mediodía y otra antes de apagar el ordenador por ese día. Utilizo un temporizador y, cuando suena, cierro mi programa de correo electrónico.

Fuera del horario de correo electrónico designado, no accedo a mi correo electrónico (desde ningún dispositivo) hasta la próxima sesión de correo electrónico programada. Ya no uso mi teléfono como correo electrónico a menos que esté fuera del ordenador todo el día.

Cuando surge la necesidad de comprobar —y surge a menudo—, respiro hondo y siento cualquier sensación que surja. Y luego me concentro en lo que sea que haga, aunque lo que hago sea esperar. Dejo que mi mente se relaje.

Esto es lo que he descubierto: no me pierdo nada.

De hecho, es todo lo contrario. Gano presencia a lo largo del día. Me concentro en lo que me rodea en el momento, sin distracciones. Escucho con más atención, observo las reacciones sutiles de la gente que, de otro modo, pasaría por alto y se me ocurren más ideas a medida que la mente deambula. Soy más productivo, más sensible, más creativo y más feliz.

También reviso mi correo electrónico más rápido y con más atención que antes. No cometo esos errores de que voy demasiado rápido, como copiar a la persona equivocada o enviar un correo electrónico antes de terminarlo o decir algo hiriente. Así que también soy más eficiente.

Pero, ¿y si alguien necesita una respuesta inmediata? Preocuparse por eso es precisamente el tipo de racionalización equivocada que refuerza nuestra adicción. No he hecho enfadar a nadie con mi nuevo proceso. De hecho, no creo que nadie se haya fijado en mis minivacaciones por correo electrónico porque responder a un correo electrónico en unas horas es perfectamente razonable. Y, en el caso de que necesiten una respuesta en cuestión de minutos, encontrarán otra forma de ponerse en contacto conmigo, ya sea enviando un mensaje de texto o llamando.

El correo electrónico ya no es una carga abrumadora para mí. Voy a dedicarle una hora y media al día, que para mí es la cantidad correcta. Puede que necesite más o menos tiempo al día. Experimente y, a continuación, programe las franjas horarias adecuadas.

La parte más difícil es resistirse a la tentación de facturar fuera del horario de correo electrónico. ¿Mi consejo? Cuando tenga ganas de comprobar su correo electrónico, compruébelo usted mismo. ¿Qué le pasa? ¿Qué siente? Respire hondo y relájese en un momento sin distracciones.

Por un breve momento en medio de una ajetreada jornada de trabajo, puede que parezca que está de vacaciones.