Conquistar la distracción digital

Sinan Koçaslan/iStock photo

La sobrecarga digital puede ser el problema que defina el lugar de trabajo actual. Todo el día y la noche, en ordenadores de sobremesa, portátiles, tabletas y teléfonos inteligentes, nos bombardean con tantos mensajes y alertas que, incluso cuando queremos concentrarnos, es casi imposible. Y cuando tenemos la tentación de posponer las cosas, las distracciones están a solo un clic de distancia.

Esta cultura de conexión constante pasa factura tanto a nivel profesional como personal. Perdemos tiempo, atención y energía en información e interacciones relativamente poco importantes, manteniéndonos ocupados pero produciendo poco valor. Como el fallecido Clifford Nass y sus colegas de la Universidad de Stanford han mostrado, las personas que hacen malabares con varios flujos de contenido no prestan atención, memorizan ni gestionan sus tareas, así como las que se centran en una cosa a la vez. El resultado es una reducción de la productividad y el compromiso, tanto en la oficina como en casa. The Information Overload Research Group, un consorcio sin fines de lucro formado por profesionales de negocios, investigadores y consultores, informes que los trabajadores del conocimiento de los Estados Unidos pierden el 25% del tiempo ocupándose de sus enormes y crecientes flujos de datos, lo que le cuesta a la economía 997 000 millones de dólares al año.

Lectura adicional

• Dedique tiempo al trabajo que importa

  Delegación Característica

  • Julian Birkinshaw y Jordan Cohen

  Es más fácil decirlo que hacerlo.

  SaveShare

La mayoría de la gente está de acuerdo en la solución: controlar la sobrecarga digital en lugar de dejar que lo controle a usted. Pero, ¿cómo, exactamente, se hace eso? Preguntamos a dos expertos: Larry Rosen, psicólogo, y Alexandra Samuel, tecnóloga. Sospechábamos que sus orígenes dispares los llevarían a ofrecer consejos muy diferentes, y teníamos razón. Rosen cree que debemos alejarnos sistemáticamente del flujo de información y centrarnos en más actividades que mejoren la energía. Samuel sostiene que la mejor manera de combatir la distracción digital es mediante el uso estratégico de las herramientas digitales. En conjunto, sus soluciones ofrecen una útil introducción sobre cómo podemos empezar a abordar este enorme y creciente desafío.

Tómese un descanso

de Larry Rosen

Marco, un gerente de 38 años de una empresa de aplicaciones educativas, solía empezar cada día con su smartphone, lo revisaba y respondía a los mensajes antes de levantarse de la cama. Durante el desayuno leyó las noticias en su aplicación de CNN e incluso cuando conducía al trabajo, no pudo resistirse a mirar su teléfono. En la oficina estaba tan distraído con los correos electrónicos y los mensajes de texto entrantes que tenía problemas para completar las tareas importantes, y sus colegas se quejaban de que no participaba en las reuniones. Las tardes en casa las pasaba con su teléfono o portátil en lugar de interactuar con su esposa e hijos. Marco me confesó todo esto después de hablar en el colegio de sus hijos y luego me preguntó si podía ayudarlo a cambiar sus hábitos. Le aseguré que sí podía y que no estaba solo.

Utilice los principios de comportamiento para dejar de lado sus dispositivos digitales.

Durante los últimos años, los psicólogos han estado examinando los recientes cambios drásticos en la relación de los seres humanos con la tecnología. Considere un estudio que mis colegas y yo dirigimos en 2008 y replicamos el año pasado. Proporcionamos a las personas de tres grupos de edad (los baby boomers, la generación X y la generación de la red (nacidas en la década de 1980) una lista de 66 pares de actividades para saber cuáles realizaban normalmente en conjunto. Las preguntas incluían, por ejemplo, «¿Se conecta a Internet y envía mensajes de texto simultáneamente?» y «¿Envía correos electrónicos y come al mismo tiempo?» En 2008, los baby boomers respondieron que sí con el 59% de las parejas, en promedio; las cifras fueron del 67% para la generación X y el 75% para la generación neta. En 2014, los porcentajes fueron más altos: un 67% para los baby boomers, un 70% para la generación X y un 81% para la generación neta. Mientras tanto, los miembros de la iGeneration (nacidos en la década de 1990), a quienes añadimos al segundo estudio, participaban en un asombroso 87% de las actividades en pareja, incluso cuando encontró uno de la pareja difícil por sí solo.

Lamentablemente, las pruebas muestran que la multitarea no siempre tiene éxito: hacer dos cosas bien al mismo tiempo solo es posible cuando al menos una tarea es automática. Así que, sí, puede caminar y mascar chicle al mismo tiempo. ¿Pero comprobar el correo electrónico al participar en una conferencia telefónica? ¿Mire su cuenta de Facebook y siga haciendo un trabajo significativo? Los investigadores han demostrado que la mera presencia de un teléfono hace que las personas menos productivo y menos confiado, y que los estudiantes a los que se les interrumpe mientras estudian tarda más en aprender el material y se siente más estresado. Gloria Mark, de la Universidad de California en Irvine, ha mostrado que los trabajadores suelen atender una tarea durante unos tres minutos antes de cambiar a otra cosa (normalmente una comunicación electrónica) y que tardan unos 20 minutos en volver a la tarea anterior.

¿Por qué nos dejamos debilitar tanto por las distracciones tecnológicas? Algunas personas se refieren al uso excesivo de los dispositivos digitales como una adicción. Pero dado que la mayoría de nosotros no parece que disfrutemos mucho de ese comportamiento (un rasgo que define la adicción), no lo clasificaría como tal. Más precisos son términos como FOMO (miedo a perderse algo), FOBO (miedo a no estar conectado) y nomofobia (miedo a perder el contacto por teléfono móvil), todas formas de ansiedad que rayan en la obsesión o la compulsión. La gente revisa constantemente sus ordenadores portátiles, tabletas y teléfonos porque les preocupa recibir nueva información después de los demás, responder con demasiada lentitud a un mensaje de texto o correo electrónico o llegar tarde a comentar o dar me gusta a una publicación en las redes sociales.

Numerosos estudios respaldan este diagnóstico del problema. En mi laboratorio hemos encontrado que muchas personas, independientemente de su edad, revisan sus teléfonos inteligentes cada 15 minutos o menos y se ponen ansiosas si no se les permite hacerlo. Mi colega Nancy Cheever llevó a 163 estudiantes a una sala de conferencias, les pidió que se sentaran sin hablar, trabajar ni usar el teléfono y, a continuación, evaluó su ansiedad durante la siguiente hora. Aunque los usuarios de teléfonos inteligentes ligeros no mostraron cambios, los usuarios moderados sintieron una alarma inicial que se estabilizó y los que estaban acostumbrados a revisar sus teléfonos todo el día sintieron que su ansiedad aumentaba de inmediato y seguía aumentando.

¿Cómo podemos calmar la ansiedad y, por lo tanto, evitar la distracción? Cuando hablo con estudiantes, padres, profesores y líderes empresariales, les recomiendo tres estrategias, todas las cuales implican alejarse de la tecnología a veces para recuperar la concentración.

En primer lugar, utilice los principios de comportamiento para dejar de lado sus dispositivos digitales. Permítase comprobar todos los modos de comunicación electrónica, pero luego apague todo y silencie su teléfono. Pon una alarma para que dure 15 minutos y, cuando suene, espere un minuto para hacer el control técnico. Repita este proceso hasta que se sienta cómodo aumentando su tiempo fuera de la red a una o varias horas.

Una segunda estrategia se inspira en la investigación de Nathaniel Kleitman, quien estableció que nuestro cerebro funciona en ciclos de descanso y actividad de 90 minutos, no solo cuando dormimos sino también cuando estamos despiertos. Así que debería tomarse un descanso para recargar energía cada hora y media, especialmente si realiza múltiples tareas con la tecnología, que hace que el cerebro esté demasiado activo. Incluso un paseo de 10 minutos por la naturaleza es suficiente para tener un efecto calmante. También puede escuchar música, mirar arte, hacer ejercicio o meditar.

¡Pruébelo usted mismo!

• 

  Descargue estos ejercicios para combatir las distracciones.

Por último, mantenga la tecnología fuera de su habitación. La Fundación Nacional del Sueño (NSF) y la Clínica Mayo han observado que el uso de dispositivos LED que emiten luz azul es perjudicial para el sueño, un período crítico que consolida lo que ha aprendido durante el día y, al mismo tiempo, elimina información inútil y los subproductos tóxicos de las actividades neuronales diarias. La NSF le recomienda que se abstenga de ver material digital durante una hora antes de dormir, mientras que Mayo Clinic sugiere atenuar las pantallas que se utilizan por la noche, mantenerlas a 14 pulgadas de su cara y sacarlas de la habitación cuando esté listo para dormir. El objetivo es bloquear la liberación de neurotransmisores que dan energía al cerebro y, en cambio, promover la producción de melatonina, que le permite descansar.

Convencí a Marco de que se desconectara periódicamente y, cuando utilizara la tecnología, se tomara descansos para recargar. Empezó a dar paseos cortos fuera de su oficina y a poner su teléfono en el cajón de la cocina por la noche. En un mes, pudo ignorar sus dispositivos durante intervalos de media hora y se sintió más feliz y con más energía, además de más atento y productivo.

Aunque recurrimos a la tecnología para calmar nuestra ansiedad, una sobredosis no hace más que exacerbarla. Para romper el ciclo, debemos limitar el uso de nuestros dispositivos. Solo entonces podremos recuperar la capacidad de concentración.

Combatir el fuego con fuego

de Alexandra Samuel

Dadas todas las formas en que la tecnología impone exigencias a nuestro tiempo, nos olvidamos de que las herramientas digitales se supone que nos facilitan la vida. Y si se usan correctamente, pueden. Tras dos décadas investigando cómo las personas utilizan la tecnología, he aprendido que no solo es posible combatir el fuego con fuego, sino que es esencial.

«Apagar» simplemente no es una solución sostenible en la era digital; con tanto trabajo, comunicación y socialización que se lleva a cabo en las pantallas, pocos de nosotros podemos permitirnos estar fuera de línea durante una parte importante de la jornada laboral (o incluso por las noches y los fines de semana). Un reciente encuesta de Tata Communications mostró que las personas en EE. UU., Europa y Asia pasan una media de más de cinco horas al día en Internet y el 64% se preocupa cuando no tienen acceso.

Tiffany Sauder, fundadora y presidenta de Element Three, una agencia de marca y marketing, sabe el desafío que la conectividad permanente representa para un ejecutivo de una empresa en crecimiento. Tras disfrutar de un gran éxito en 2011 y conseguir un contrato de anticipo con un cliente importante, estaba lista para crear una identidad pública más fuerte para la empresa y para ella. Sabía que tenía que empezar a usar Twitter, pero desarrollar una presencia en las redes sociales le pareció un gran trabajo para alguien que ya se sentía abrumado por los mensajes que le llegaban cada día. «El correo electrónico era una pesadilla», dice. «Parecía que trabajaba para mi bandeja de entrada y no para mí».

Lectura adicional

• 

  Trabaje de forma más inteligente con las redes sociales

  Comunicación Libro

  • Alexandra Samuel

  20.00

  View Details

La tecnología no era problema de Tiffany; su uso lo era. Como muchos ejecutivos que veo, no estaba explotando las herramientas diseñadas para que la comunicación en línea fuera lo más centrada y productiva posible.

El primer paso es abandonar el mito de «mantenerse al día», la creencia de que podrá procesar todos sus correos electrónicos, leer todo lo importante en los medios de comunicación y enviar publicaciones bien pensadas a sus redes sin falta. En cambio, sus objetivos deberían ser ordenar y limitar la información que recibe y agilizar el trabajo de leer, responder y compartir lo que importa.

Por ejemplo, pocos correos electrónicos requieren atención inmediata y algunas noticias del sector simplemente no son relevantes para su trabajo. Puede ser un desafío restringir lo que entra en su bandeja de entrada; la mayoría de las personas a las que he aconsejado tienen miedo de perderse algo. Pero una vez que empiezan a filtrar el ruido y el trabajo ajetreado, descubren que son más eficaces a la hora de comunicarse con los clientes y los colegas, mantenerse informados sobre sus campos y crear sus perfiles sociales, todo ello con una inversión de tiempo relativamente modesta.

El correo electrónico puede ser una de las mayores distracciones. Si siempre tiene un montón de trabajo pendiente en su bandeja de entrada, o si es tan diligente a la hora de responder a los mensajes que parece que no encuentra tiempo para el resto de su trabajo, automatizar al menos una parte del trabajo ofrece enormes ventajas. Outlook, Gmail y la mayoría de las principales herramientas de correo electrónico le permitirán establecer reglas y filtros para garantizar que solo le lleguen los mensajes más esenciales de inmediato. Puede dirigir los mensajes menos urgentes a otras carpetas automáticamente y revisarlos más tarde.

Los tipos de correos electrónicos que probablemente no necesite ver de inmediato incluyen boletines, recibos de compra, avisos internos de la empresa, alertas de redes sociales, mensajes de los que solo se copia e incluso convocatorias de reunión (si aparecen en su calendario y las puede revisar allí). Recuerde que estos mensajes no desaparecen, sino que están en carpetas esperando a que los lea cuando le resulte cómodo. Designe una hora para ello todos los días o semanas, según el contenido.

Filtrar el correo electrónico hará que sea más fácil y rápido clasificar y revisar los mensajes que lleguen a su bandeja de entrada. Y si le preocupa que un mensaje importante pase desapercibido, siempre puede hojear de forma periódica todo lo que ha recibido (seleccione «Todo el correo» en Gmail o busque en su correo la letra «a» para que aparezca una pantalla completa).

Las herramientas de automatización pueden agilizar el proceso de decidir qué es lo que le llama la atención.

En lo que respecta al consumo de noticias, la automatización ofrece las mismas recompensas. La mayoría de nosotros sintonizamos una amplia gama de medios, líderes de opinión y conversaciones, pero si está buscando por todo Internet o escaneando muchas publicaciones o artículos en las redes sociales no debería molestarse, está perdiendo el tiempo. En su lugar, haga que la información más relevante le llegue con una aplicación de lectura de noticias como Feedly (mi principal recomendación, ya que funciona tanto en ordenadores como en dispositivos móviles), Flipboard o Reeder. Puede seguir sus fuentes de noticias, blogs y debates temáticos favoritos o suscribirse a ellos para recopilar los artículos más pertinentes en un solo lugar. A continuación, reserve horas específicas (una vez al día o incluso unas cuantas veces a la semana) para leerlas.

Obtendrá los mayores beneficios de este enfoque si es muy específico en cuanto a los tipos de artículos que se le presentan. Para configurar un feed de artículos personalizado, por ejemplo, experimente con diferentes combinaciones de palabras clave, hashtags y operadores en un motor de búsqueda (como «productividad Y #automation») y, a continuación, convierta los resultados en uno o más canales RSS (sindicación realmente simple). No todos los servicios de búsqueda ofrecen canales RSS y algunos hacen que sea un poco difícil encontrarlos, pero una vez tenga las URL de las que ha creado, puede copiarlas en su aplicación lectora de noticias.

Recuerde que no puede ni necesita leer todo; está buscando historias e ideas importantes en su campo, además de un poco de contenido adicional que le dé algo nuevo en lo que pensar y algo único que compartir.

¿Qué hay de su salida digital? Dar me gusta, marcar como favorito y tuitear ayuda a aumentar su credibilidad profesional y a generar nuevas relaciones, pero mantener esa presencia en Internet lleva mucho tiempo. Por eso aconsejo a los ejecutivos sobrecargados que automaticen al menos parte del trabajo.

Una forma fácil es con el lector de noticias que ha configurado. La mayoría de estas aplicaciones ofrecen opciones con un solo clic para publicar en Twitter, LinkedIn y Facebook. Pero es aún más eficaz utilizar una herramienta como Hootsuite, Buffer o Social Inbox, que le permiten acceder a varias redes desde un solo lugar y programar las publicaciones con antelación. Una vez que haya configurado un sistema como este, podrá crear actualizaciones para una semana en menos de una hora. Mientras lee las historias en su lector de noticias, simplemente ponga los artículos que valgan la pena en su cola para salir y añada comentarios según sea necesario. Esta extensión natural y sencilla de su lectura garantiza que tenga una presencia diaria fiable en las redes sociales, incluso cuando no tenga tiempo de buscar los últimos enlaces para compartir.

Hoy, Tiffany está cosechando los beneficios de la automatización. Confía en los filtros de Gmail para separar los boletines de marketing y las notificaciones de las redes sociales de los artículos imprescindibles, de modo que, cuando revisa su correo electrónico durante el día, puede centrarse en los mensajes que más le importan. Reserva un par de períodos cada semana para ponerse al día con los demás y utiliza la bandeja de entrada social para enviar publicaciones según lo que encuentra en los boletines del sector. Ya no trabaja en su bandeja de entrada; ha recuperado las horas de la noche para sí misma; y Element Three está prosperando.

La automatización no puede eliminar la distracción digital, pero puede ayudarlo a librar la batalla. Los filtros de correo electrónico, los lectores de noticias, los programadores de publicaciones y otras herramientas pueden agilizar considerablemente el proceso de decidir qué es lo que le llama la atención. Eso le ayudará a sentirse menos abrumado y a poder centrarse mejor en sus tareas más importantes, en el trabajo o en casa, con o sin conexión.