Consejos de comunicación para equipos virtuales globales

Uno de mis diseñadores vive en Turkmenistán. Todos los días, se despierta con correos electrónicos y tareas para crear hermosos diseños de front-end para nuestro equipo comercial en Nueva York y San Francisco. Cuando termina, los envía a un desarrollador en Ucrania para que los implemente. A lo largo del día trabajan en varios proyectos y, cuando se van a dormir, nuestros equipos de diseño y desarrollo de Nueva York toman el relevo. El sistema funciona sin problemas y eso significa que mi equipo trabaja sin problemas las 24 horas del día, sin que ninguna persona trabaje las 24 horas del día.

La gente me pregunta a menudo cómo logré crear este equipo global de ingeniería en Ratón rebelde, y antes de eso en el Huffington Post, transmitiendo sus historias de terror sobre la subcontratación y preguntándose cómo las evité.

Gran parte se reduce a ser realmente intencional con respecto a la forma en que nuestro equipo disperso por todo el mundo se comunica. No podemos llevar a los miembros del equipo remoto a tomar una cerveza para mostrarles nuestro agradecimiento, así que utilizamos otros métodos. En mis 15 años gestionando equipos remotos, he aprendido a:

1. Viva y respire su correo electrónico y asegúrese de que el equipo también lo hace. Actualmente, mi equipo está repartido en más de 20 países. La mensajería instantánea se basa en que todos estén allí al mismo tiempo. El correo electrónico, por otro lado, puede ser totalmente asíncrono, ya que se ajusta a nuestra diferencia de zona horaria y a los horarios impares de trabajo en general. La única forma que he descubierto que funciona es cuando todos los miembros del equipo mantienen sus bandejas de entrada abiertas y comprueban los correos electrónicos como su máxima prioridad absoluta. Sin eso, nos operamos a ciegas, ya que no se toca a alguien en el hombro como lo haría en una oficina.

2. Deme el beneficio de la duda. Mi equipo tiene enormes diferencias culturales e idiomáticas (aunque todos tienen un conocimiento práctico del inglés como forma básica de comunicarnos). A todos nos criaron con diferentes formas de abordar los proyectos, gestionar la resolución de conflictos, etc. Es esencial que nos perdonemos constantemente por la gramática extraña, el comportamiento extraño y, en cambio, tratemos de hacer que la belleza de construir algo juntos nos eleve por encima de cualquier confusión.

3. Comunique en exceso. Especialmente como parte de una empresa emergente, a veces es difícil entender hacia dónde vamos y qué estamos construyendo. Hacer preguntas todo el tiempo ayuda. Quiero que la gente sea siempre curiosa y, al mismo tiempo, trabaje en los pequeños trozos de hormigón que definitivamente conocemos. Si una pregunta no recibe respuesta por sobrecarga de correo electrónico, me gusta que la gente vuelva a preguntar o amplíe el hilo para asegurarnos de que todos están en la misma página.

4. Sea intencionalmente positivo. Es demasiado fácil que las cosas suenen negativas en un correo electrónico. Sin tono, lenguaje corporal ni cualquier otra cosa, es muy importante asegurarse de que los correos electrónicos no se conviertan en sentimientos heridos. El sarcasmo y el humor inexpresivo pueden parecer mal (sobre todo porque el humor no siempre se traduce en todas las culturas). Pero ser amable y accesible, aunque eso signifique usar muchos emoticonos, siempre es bienvenido. Intento animar a mi equipo a ser abiertamente amable en sus correos electrónicos, aunque eso signifique que suenen menos «profesionales».

5. Ofrezca sugerencias, no críticas. Cuando no está de acuerdo con alguien en persona, a menudo puede hablar del tema hasta que ambos estén en la misma página. Eso es mucho más difícil de hacer desde el otro lado del mundo, cuando un breve «no lo entiendo» puede llevar la conversación a un callejón sin salida. Siempre le digo a la gente que se asegure de hacer avanzar la conversación: si no le gusta la idea de otra persona, ¿puede sugerirnos una alternativa en lugar de simplemente compartir su disgusto? Si hay algo que usted hacer como su propuesta, asegúrese de incluirla. En general, he descubierto que cuando tengo algo positivo que decir, lo envío inmediatamente y, cuando tengo algo negativo, a veces me doy un tiempo para reflexionarlo. Por lo general, me alegro de haberlo hecho.

Como el que asigna el trabajo, también puede evitar la frustración de la comunicación asegurándose de que todos tengan varias tareas en sus colas. De esa forma, si algo se queda atascado en un cuello de botella en la comunicación, los empleados remotos pueden pasar a la segunda o tercera tarea de su lista mientras esperan una respuesta para la primera tarea. Esto hace que todos avancen a toda velocidad, sin importar en qué parte del mundo se encuentren.