Rompa con su adicción a las reuniones

Gerente, sustantivo.

Definición de libro de texto: Una persona que está a cargo de un grupo determinado de tareas o de un subconjunto determinado de una empresa. Un gerente suele tener una plantilla de personas que dependen de él o ella.

Traducción moderna: Una persona que corre por los pasillos en un intento frenético de llegar a tiempo a la siguiente reunión y, al mismo tiempo, responde a los correos electrónicos en su dispositivo móvil.

Algunos de ustedes pueden seguir la definición de «gerente» de los libros de texto y, de ser así, felicitaciones. Pero la mayoría de los gerentes ya no tienen tiempo para gestionar a las personas que dependen de ellos.

Si es un entrenador atrapado en el frustrante ciclo de cancelar con frecuencia los partidos individuales, delegar mal y perder el contacto con su equipo, probablemente ya se sienta bastante mal. No estoy aquí para hacer que se sienta peor. Pero sí quiero animarlo a que comience a tomar medidas no solo para cumplir con sus propias responsabilidades, sino también para desarrollar un equipo increíble. Estas estrategias provienen de mi época como entrenador y trabajo con los directivos sobre cómo dirigir sus equipos de manera más eficaz, sin trabajar más horas.

No puede dar a otras personas lo que no tiene. Así que si está confundido y disperso, su equipo también lo estará. Necesita tiempo para tener claro lo que quiere lograr con cada interacción; esto significa dedicar más tiempo a las prioridades, la preparación y el seguimiento, y menos tiempo a las reuniones. Reducir la hora de la reunión para tener más tiempo para pensar estratégicamente requerirá un esfuerzo grupal, pero puede hacerlo realidad con algunas estrategias sencillas.

En primer lugar, reduzca el número de invitaciones a reuniones que acepta. Pregúntese si ha caído en la trampa común de ver su calendario como un concurso de popularidad. ¿Mide su valor en función del número de reuniones a las que lo han invitado? Ir a muchas reuniones puede hacer que se sienta importante, pero no es una buena forma de distribuir su tiempo. Antes de aceptar una invitación a una reunión, pregúntese: «¿De verdad tengo que asistir?» Si la respuesta es «no», rechace la reunión o utilice una de estas estrategias que requieran menos tiempo:

• Pida que le echen un vistazo al orden del día antes de la reunión para que pueda transmitir sus comentarios al facilitador para que los comparta. (Bonificación: esto podría obligar al facilitador a elaborar un orden del día)
• Envíe a otra persona de su grupo para que le comunique la posición de su equipo.
• Solicite una copia de las notas de la reunión después del hecho.

Si todavía le cuesta sentirse culpable o posesivo por rechazar cualquier convocatoria de reunión, reformule la pregunta de esta manera: «Si estuviera enfermo el día de la reunión, ¿habría que reprogramarla?» Si responde: «No», es muy probable que no necesite asistir. Si necesita ir a bastantes reuniones, pero solo para dar una opinión estratégica, no para ayudar a la implementación táctica, solicite que su parte del debate se celebre al principio del tiempo asignado. Después de esa parte, discúlpese del debate.

En segundo lugar, reducir el número de reuniones que programa y reducir su duración. ¿Programa reuniones en las que pasa la mayor parte del tiempo hablando, quizás dando «actualizaciones» a una sala en la que la gente revisa sutilmente sus teléfonos? ¿Por defecto programa reuniones de una hora (o más)? Si es así, tiene que reprogramar su respuesta predeterminada de «en caso de duda, programe una reunión de 60 minutos». Este es un árbol de decisiones que puede utilizar como estrategia de sustitución eficaz:

Su nueva opción por defecto debería ser elegir la inversión de tiempo menos «costosa» que siga cumpliendo el objetivo final. No programe una reunión para algo que pueda resolver en una llamada de teléfono ni haga una llamada telefónica para algo que pueda comunicarse en un correo electrónico. Si debe programar reuniones, desafíese a sí mismo a hacerlas más ágiles. Pruebe reuniones de 30 minutos o incluso 15 minutos y fíjese la meta de terminar pronto. Si se da cuenta de que siempre necesita más tiempo, puede aumentar la duración de la reunión en el futuro, pero a menudo con una mayor concentración, no lo necesitará.

Una vez que esté modelando una buena etiqueta en las reuniones, pida a sus subordinados directos que también sigan el buen procedimiento de reunión:

• No programe reuniones para temas que pueda comunicar por correo electrónico. Utilice las reuniones únicamente para debatir y tomar decisiones con un equipo, en tiempo real.
• Envíe un orden del día claro al enviar la invitación a la reunión, no dos minutos antes de la reunión, para que todos sepan más fácilmente si tienen que asistir.
• Designe a alguien para que tome notas detalladas del debate, las decisiones y la justificación de esas conclusiones. Dígaselas a su gerente y a cualquier otra persona que necesite estar al tanto, pero no necesite asistir a la reunión.

Por último, mantenga su calendario despejado bloqueando el tiempo de trabajo. Aproveche el tiempo libre antes de que se evapore. A medida que pasa de un estado reactivo a un estado proactivo, puede que se sienta un poco desorientado con todo el tiempo que acaba de encontrar. Pero ahora que su calendario no está tan lleno de «ajetreo», puede llenarlo con cosas reales. Hágalo rápido, antes de que el trabajo se amplíe para cubrir el tiempo disponible. Reserve tiempo para el correo electrónico, la preparación de reuniones, reuniones individuales con subordinados directos y tiempo para pensar estratégicamente. Mantenga sus compromisos consigo mismo de la misma manera que lo haría con otra persona, de modo que usted (y los demás) puedan confiar en que hará las cosas y a tiempo.

Al reducir el número de reuniones a las que asiste, las personas que lo rodean podrán tomar decisiones razonables sin tener que esperar siempre su opinión. Esto reducirá automáticamente el número de reuniones a las que debe asistir e infundirá más confianza en su equipo. Y si utiliza ese tiempo para dar forma a la estrategia y establecer prioridades claras, su equipo tomará las decisiones correctas, esté o no en la sala.