Las juntas directivas están llevando a cabo su propia transformación digital

La pandemia ha llevado a las organizaciones de todos los sectores a adoptar nuevas soluciones digitales. Pero si bien se ha escrito mucho sobre el impacto del cambio al trabajo remoto en los empleados, los gerentes y los ejecutivos, hay otro grupo fundamental que se ha visto obligado a transformarse de la noche a la mañana: los miembros de la junta. ¿Hasta qué punto la rápida digitalización asociada a la pandemia se ha extendido a las operaciones de las juntas directivas? ¿Y hasta qué punto persistirán esos cambios a medida que avancemos hacia lo que sea la próxima nueva normalidad?

Para analizar estas cuestiones, trabajamos con nuestros colegas de la firma de servicios profesionales Tricor Group y con el Programa de directores del Consejo de Administración del Financial Times para llevar a cabo un encuesta amplia de casi 800 consejos de administración mundiales. Esta encuesta identificó las tendencias comunes en la forma en que las juntas directivas abordaron los desafíos del último año y reveló las diferencias entre los diferentes países y regiones de todo el mundo.

Por ejemplo, descubrimos que, en general, los miembros de los consejos de administración de las empresas asiáticas declararon tener más confianza en las respuestas de sus organizaciones a la pandemia que los directores de Norteamérica y Europa, probablemente debido a la experiencia reciente de la región de Asia Pacífico con emergencias de salud pública similares. Como explica el director de la junta directiva de Tencent, Ian Stone: «Una ventaja que teníamos en China era que nos tomábamos la pandemia en serio. Habíamos visto el SARS y otras crisis similares antes y estábamos más preparados para actuar con rapidez. Esto se vio facilitado por un sólido gobierno corporativo que permitió una rápida evaluación de los riesgos y una comunicación entre la dirección y el consejo de administración».

Sin embargo, un análisis más detallado de los datos revela diferencias significativas entre los distintos países: si bien solo el 50% de los directores estadounidenses y el 49% de los directores británicos declararon tener confianza en la respuesta de sus consejos de administración a la pandemia, hubo una gran variación entre los diferentes países asiáticos: el 71% de los directores singapurenses y japoneses declararon una gran confianza en sus respuestas, en comparación con el 68% de China, el 61% de Tailandia y Vietnam y el 56% de Australia y Malasia.

Además, si bien el 80% de los directores globales dijeron que creían que la transformación digital debía liderarse a nivel de consejo y no relegarse al departamento de TI, los consejos de administración de las diferentes regiones diferían drásticamente en términos de seguimiento. Más del 90% de los directores de Vietnam informaron que sus consejos de administración estaban explorando activamente nuevas herramientas digitales, en comparación con el 76 o el 79% de los directores de Tailandia, Japón y Malasia; del 67 al 70% de los de China y Singapur; y solo el 64% de los de EE. UU.

Estas estadísticas sirven como útil recordatorio de que las tendencias son precisamente eso y que ningún grupo debe considerarse monolítico en su enfoque de la digitalización. Sin embargo, a medida que las juntas directivas comiencen a mirar hacia un mundo posterior a la pandemia, puede resultar útil tener en cuenta los patrones que surgieron tanto de los datos cuantitativos como de las respuestas cualitativas en nuestra investigación. En concreto, identificamos tres formas clave en las que las juntas directivas se han esforzado por adaptarse a un mundo en el que lo digital es lo primero:

Aprovechar las herramientas digitales para las operaciones de la junta

Antes de la pandemia, solo el 5% de las reuniones de la junta se celebraban de forma virtual. Durante la pandemia, esa cifra subió hasta un 95% y nuestras investigaciones sugieren que, incluso después de la pandemia, más del 50% de las juntas directivas seguirán un modelo de reuniones híbrido. Si bien no cabe duda de que las reuniones presenciales tienen ventajas, los datos del Grupo Tricor sugieren que optar por una solución híbrida puede aumentar significativamente la eficiencia de las reuniones del consejo de administración, lo que se traduce en reuniones que son alrededor de un 30% más cortas y con un 20% más de asistencia, por lo que hay buenas razones para pensar que un modelo híbrido de reuniones del consejo de administración llegó para quedarse.

«Durante la pandemia, tuvimos miembros de la junta directiva atrapados en el extranjero, en Singapur y el Reino Unido, e incluso antes de la COVID-19, conseguir firmas para cosas como las resoluciones de la junta directiva siempre era difícil», explica Jo Hayes, directora ejecutiva de Habitat for Humanity Hong Kong. «El cambio a lo digital supuso un punto de inflexión absoluto. Redujo todos los costes administrativos asociados a las reuniones de la junta y las tareas relacionadas con la circulación de los documentos de la junta».

Sin embargo, a pesar de la necesidad de herramientas digitales de gobierno de las juntas directivas en un mundo cada vez más híbrido, nuestra investigación reveló que más de la mitad de las juntas directivas mundiales seguían utilizando herramientas generales como Google Meet, Zoom o WeChat para las reuniones virtuales, en lugar de sistemas diseñados específicamente para la gobernanza digital de las juntas directivas. Pocas juntas con las que hablamos habían actualizado sus enfoques de los procesos vitales específicos de las juntas, como compartir documentos de gobierno seguros, votar o comunicar información confidencial. Si bien nuestra investigación demostró que hay un gran interés en aprovechar las herramientas digitales para respaldar las operaciones de la junta directiva, es evidente que aún queda mucho margen de mejora en lo que respecta a la implementación.

Abordar los riesgos emergentes de ciberseguridad

Además de aprovechar las herramientas digitales para aumentar la eficiencia de las operaciones de los consejos de administración, reforzar la ciberseguridad es otro componente clave del éxito de la transformación digital de cualquier junta directiva. Las juntas directivas que invierten en herramientas operativas sin abordar adecuadamente el aumento de las amenazas de ciberseguridad que acompañan a esas herramientas se exponen a sí mismas y a sus empresas a un riesgo significativo. Si bien la ciberseguridad existe desde hace mucho tiempo radares de muchas tablas, la combinación de una distribución generalizada del trabajo y de atacantes cada vez más sofisticados en el último año ha ampliado tanto las oportunidades de ataque como el impacto de estos ataques en las actividades empresariales.

Como resultado, el 83% de los directores del consejo de administración encuestados identificaron la ciberseguridad como una de las principales prioridades. Lamentablemente, menos de la mitad informó de que sus juntas directivas habían tomado medidas específicas para mejorar la seguridad de los datos durante la pandemia. Por ejemplo, muchos directores informaron de que sus consejos de administración no habían solicitado actualizaciones sobre los riesgos de ciberseguridad ni planificado a sus departamentos de TI, no habían realizado auditorías de ciberseguridad de terceros ni habían participado en las simulaciones de respuesta a las amenazas de ciberseguridad de sus organizaciones. De hecho, otra encuesta reciente descubrió que solo el 33% de los directores globales declararon haber invertido en un sistema de comunicación virtual con las juntas directivas, y más de la mitad de los directores de las juntas dijeron que utilizaban correos electrónicos personales en lugar de herramientas de comunicación digital seguras y cifradas.

Como explica el presidente del Grupo Tricor, Gordon Watson, «La COVID-19 ha provocado el mayor movimiento de trabajo desde casa de la historia. Si bien muchas empresas han podido adaptarse para mantener la eficiencia operativa diaria, las organizaciones ahora se enfrentan a una vulnerabilidad sin precedentes a los ciberataques que pueden amenazar la información confidencial y generar disrupción empresarial. Por eso, la supervisión de la junta directiva en materia de ciberseguridad es más importante hoy que nunca. Si bien no existe un enfoque único para todos, las juntas directivas pueden mitigar estos crecientes riesgos e inculcar una cultura de seguridad en toda la organización mediante la creación de un comité de ciberseguridad dedicado, el establecimiento de una supervisión a nivel de junta de las cuestiones de ciberseguridad y la celebración de reuniones informativas de seguridad periódicas.

Desarrollar la competencia digital

En última instancia, la digitalización exitosa es imposible sin la competencia digital. Por lo tanto, no es de extrañar que la tercera tendencia común que identificamos —y probablemente la causa fundamental de las deficiencias descritas anteriormente tanto en las herramientas operativas como en la ciberseguridad— sea una falta de conocimientos y formación digitales en torno al impacto de las herramientas, tecnologías y modelos de negocio digitales emergentes.

Si bien no es un desafío nuevo, la pandemia ha acelerado la necesidad de estas habilidades a nivel de junta directiva. Como explica Caroline Raggett, directora general de una asesoría de liderazgo con sede en Hong Kong: «La evolución superrápida de la tecnología impulsa una complejidad exponencial a la hora de entender y tratar este tema como junta. Como resultado, la demanda de consejos de administración orientados a lo digital o a la tecnología se ha más que duplicado en los últimos cinco años». Ahora más que nunca, las empresas necesitan directores de consejos de administración que sean competentes digitalmente y entiendan las nuevas tecnologías que afectan a las decisiones empresariales. Y eso significa contratar a los directores adecuados e invertir en la formación continua de los directores actuales.

Lamentablemente, si bien el 94% de los directores encuestados dijeron que necesitaban más formación sobre las nuevas tecnologías y las mejores prácticas de gobierno, solo el 58% informó haber recibido esa formación. Además, solo el 48% de los directores globales dijeron que considerarían la posibilidad de contratar la experiencia independiente y de terceros de asesores de gobierno corporativo, consultores y expertos en ciberseguridad para desarrollar esas competencias fundamentales de gobierno digital.

«A medida que las organizaciones buscan recuperarse en un entorno empresarial que cambia profundamente, no existe una solución llave en mano ni un manual de estrategias listo para usar sobre cómo los consejos de administración deben mantener un gobierno corporativo sólido, garantizar una supervisión exitosa y cumplir con sus funciones fiduciarias», comenta Michael Gourlay, director del consejo de administración y presidente de la división asiática de la gigante de seguros QBE. «La formación continua de la junta directiva es esencial para dotar a nuestros directores de nuevas habilidades y conocimientos actualizados en áreas clave como la participación de los stakeholders, el cumplimiento, las auditorías, la diversidad, la sostenibilidad, la ciberseguridad y la gestión de riesgos».

Curiosamente, nuestra investigación reveló que los directores de los países con los niveles de confianza más altos (Japón, China y Singapur) estaban más interesados en contratar a expertos y asesores externos, lo que sugiere una correlación entre la inversión en programas de formación y una respuesta más segura a la crisis. Por supuesto, estos programas requieren una inversión inicial y puede resultar difícil dedicar el tiempo y el presupuesto necesarios cuando una organización ya se enfrenta a los innumerables desafíos asociados con la respuesta a una crisis. Pero ahora más que nunca, las juntas directivas no pueden darse el lujo de no desarrollar estas competencias digitales fundamentales, ya sea mediante reuniones informales, talleres o servicios de asesoramiento formales.

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El cambio generalizado hacia el trabajo distribuido y la consiguiente rápida adopción de nuevas soluciones digitales durante el último año han acelerado la necesidad de que las juntas directivas piensen de manera diferente sobre la digitalización. Al final del día, es responsabilidad de la junta asegurarse de que la organización cumple su misión y tiene un impacto significativo y duradero en los clientes y las comunidades a las que presta servicios. Eso significa invertir en herramientas digitales, seguir las mejores prácticas de ciberseguridad y desarrollar las habilidades necesarias para ayudar a una empresa en el mundo actual en el que lo digital es lo primero. A medida que empezamos a ver una luz al final del túnel de la pandemia, son los directores del consejo de administración garantizar que parte del legado duradero y a largo plazo de este difícil año sea la digitalización exitosa del gobierno corporativo.