Escribir mal está destruyendo la productividad de su empresa

Una fuente oculta de fricción es la desaceleración de su empresa. Sus trabajadores son cómplices de ello. También lo es su dirección. Y está volviendo locos a todo el mundo.

Es un mal negocio escribir.

Encuesté a 547 empresarios en los tres primeros meses de este año. Me fijé específicamente en las personas que escriben al menos dos horas a la semana, además del correo electrónico. Me dijeron que dedican una media de 25,5 horas a la semana a leer para ir al trabajo. (Alrededor de un tercio es correo electrónico).

Y el 81% de ellos está de acuerdo en que el material mal escrito les hace perder mucho tiempo. La mayoría dice que lo que lee suele ser ineficaz porque es demasiado largo, está mal organizado, poco claro, está lleno de jerga e impreciso.

Los empleados principiantes reciben poca formación sobre cómo escribir de una manera breve, clara e incisiva. En cambio, están inmersos en los primeros borradores de los correos electrónicos de sus gerentes, en los informes mal editados y en los manuales de los empleados llenos de jerga. Sus propios hábitos de escritura flácidos encajan perfectamente. Y toda la organización se ahoga en tonterías que agotan la productividad.

Considere lo siguiente:

La escritura vaga diluye el liderazgo. Yahoo ha tenido un enfoque vacilante en la gestión durante una década. Ahora, la directora ejecutiva Marissa Mayer ha accedido a vendérselo a Verizon. He aquí un pasaje de su reciente correo electrónico al personal en esa ocasión: «… nuestra base de empleados, increíblemente leales y dedicados, ha estado a la altura de todos los desafíos a lo largo del camino… Los equipos aquí no solo han creado productos y tecnologías increíbles, sino que han convertido a Yahoo en una de las empresas más icónicas y populares en todo el mundo… Estoy muy orgulloso de todo lo que hemos conseguido y de nuestro equipo. Me encanta Yahoo y creo en todos ustedes».

Son cuatro usos de «increíble» o «increíblemente» en un solo párrafo. Todo eso de ser porrista se lee como una mala dirección. Va a ser un desafío para Yahoo seguir teniendo éxito como parte de Verizon, y un lenguaje feliz y vacío ciertamente no inspirará a los trabajadores que aún no han dejado de fumar. (El resto del correo electrónico es igual de impreciso.)

Compare esto con la forma en que Tim Cook de Apple se comunica, como en su defensa clara y sin jerga de la decisión de la empresa de no descifrar el cifrado del iPhone de un terrorista.

Un liderazgo claro, expresado por escrito, crea alineación y aumenta la productividad. Por ejemplo, al escribir un correo electrónico, los directivos, desde el CEO en adelante, deben dar ejemplo comunicando exactamente lo que quieren, con claridad, en el asunto o el título y en las dos primeras frases de todo lo que escriban. Los trabajadores que lo lean se saltarán a los datos clave de todos modos, así que pierda el relleno y no pierda su tiempo.

Haga esto bien y se ganará una reputación de verdad. Sus trabajadores no perderán tiempo en la kremlinología de leer sus intenciones; se pondrán manos a la obra para lograr las metas que se haya fijado.

La claridad en el marketing les dice a los clientes (y a los trabajadores) que pueden confiar en usted.¿Cómo se comunican sus vendedores y el personal de RR.PP.? ¿Publican comunicados de prensa llenos de jerga industrial y superlativos sin sentido?

Cuando la claridad y la verdad son valores fundamentales para los vendedores, pueden dedicar tiempo a pregonar lo que funciona, en lugar de ocultar lo que no. Por ejemplo, esto es lo Google escribe sobre cómo trata a los clientes:

Céntrese en el usuario y todo lo demás vendrá después.

Desde el principio, nos hemos centrado en ofrecer la mejor experiencia de usuario posible. Ya sea que estemos diseñando un nuevo navegador de Internet o haciendo un nuevo ajuste en el aspecto de la página de inicio, nos esforzamos por asegurarnos de que, en última instancia, le sirvan, y no a nuestro objetivo interno o a nuestros resultados.

Todos los clientes pueden entenderlo y suena cierto. También inspira a los trabajadores. Así, los vendedores y el resto de la empresa pueden avanzar de una manera unida y productiva.

La escritura difusa permite pensar difusamente. La escritura clara utiliza frases bien organizadas y con voz activa para explicar lo que está sucediendo, lo que debe suceder y lo que la gente tiene que hacer. Por el contrario, el lenguaje inexacto y pasivo refleja lagunas en la forma de pensar.

Un buen ejemplo es el informe que el Instituto Donahue de la UMass publicado sobre los aspectos económicos de ser sede de los Juegos Olímpicos de 2024 en Boston. Su análisis de voz pasiva ocultaba quién era el responsable de partes importantes de la oferta, con frases como estas:

[Estas] son cuestiones que deberán supervisarse de cerca para garantizar que el sector público esté protegido de los amplios compromisos financieros.

Hasta la fecha, no se ha utilizado mucho el seguro para proteger a la ciudad anfitriona de los sobrecostes.

Preguntas como quién supervisaría los gastos y quién se aseguraría un hipotético seguro se cierne sobre la oferta. Al final, estas incertidumbres hicieron que los ciudadanos y líderes políticos de Boston rechazar una candidatura olímpica.

Exigir un lenguaje claro, directo y activo tiene dos ventajas. Obliga a los escritores a pensar en lo que realmente quieren decir y en los argumentos que pueden utilizar para apoyarlo. Y hace que las personas inteligentes destaquen. Si valora la claridad, los que piensan con claridad llegarán a la cima.

Una cultura de escritura clara hace que los directivos sean más productivos. Significa que el material que termina en su el escritorio también estará más limpio. Los altos directivos pueden perder el tiempo analizando la redacción confusa de sus subordinados, o pueden dedicar un esfuerzo a cambiar la cultura por una que valore la brevedad, la claridad y la franqueza. Vale la pena el esfuerzo, porque significa que todos los miembros de la organización, especialmente la dirección, acabarán siendo más productivos.

Es hora de limpiar toda la basura de sus bandejas de entrada y hacer que esas 25,5 horas a la semana sean más eficientes. Es hora de comprometerse con una cultura de claridad. Podría marcar una gran diferencia en la fluidez del funcionamiento de su empresa y podría hacer que su día fuera mucho menos molesto.