Un experimento de oficina abierta que realmente funcionó

Hoy en día, mucha gente ve las oficinas de planta abierta con escepticismo, restos de una moda que alguna vez fue guay en los espacios de trabajo y que provocó más distracción que innovación. Como este artículo explica que el exceso de transparencia tiene sus desventajas.

Pero en The Bridgespan Group decidimos poner a prueba esa sabiduría convencional hace seis meses, cuando trasladamos a 70 empleados de oficinas y cubículos de dos pisos de un edificio en Back Bay, en Boston, a un espacio dramáticamente diferente creado a partir del destripado último piso de una torre a cuatro cuadras de distancia.

Era un intento por derribar las jerarquías y revitalizar nuestra cultura ya de por sí colaborativa, y hasta ahora el experimento ha sido un éxito. El diseño abierto ha aumentado la productividad, la energía y la conectividad. Pero el viaje de una oficina tradicional a este nuevo espacio en el que todos comparten bancos de trabajo, mesas, salas de estar y habitaciones privadas por orden de llegada requirió una reflexión y una planificación cuidadosas.

La planificación

Hace poco más de un año, 22 miembros del personal, de todos los roles y funciones, se reunieron en nuestro nuevo espacio crudo e inacabado durante dos días y medio para explorar qué hacer con él. Un equipo de Arquitectos del genio del grupo facilitó la toma de decisiones, junto con nuestros arquitectos de edificios de CBT. Nuestro desafío consistía en diseñar un tipo de oficina drásticamente diferente que mejorara el trabajo en equipo y la visión de los proyectos fundamentales de nuestro trabajo de asesoramiento a organizaciones sin fines de lucro. También queríamos ofrecer una gama mucho más amplia de opciones de espacios de trabajo para todo el personal todos los días y, al mismo tiempo, mantener los costes bajos, en consonancia con nuestra condición de organización sin fines de lucro (¡y con nuestro presupuesto!).

Nos dividimos en grupos para pensar en los entornos en los que hacíamos nuestro mejor trabajo; hicimos excursiones a espacios creados para los trabajadores del conocimiento y creamos una gama de esquemas de diseño, desde casi normales hasta radicales. (Un grupo más pequeño ya había pasado meses investigando conceptos de diseño, escuchando charlas de TED sobre el sonido y el espacio y visitando organizaciones innovadoras).

Durante el proceso, muchos de nosotros pensamos en la semana de mediados de verano, cuando el sistema de aire acondicionado de la mitad de nuestras oficinas actuales falló repentinamente. Obligado a meterse en un espacio más fresco y compartir oficinas, cubículos y escritorios con sus colegas, el personal comenzó a trabajar juntos de manera informal, fuera de las reuniones y citas planificadas previamente. ¿Podríamos duplicar este feliz accidente en nuestro nuevo espacio? La literatura nos dice que los trabajadores quieren personalización y opciones. ¿Y si lo lográramos no ofreciendo una oficina o cubículo fijo, sino dando a cada miembro del personal, en todos los niveles, muchas opciones de dónde sentarse y cómo trabajar todos los días y dentro de cada día, así como espacios grandes y flexibles para que la gente se reúna, intercambie ideas y colabore de otro modo?

Crédito de la foto: © Anton Grassl/Esto

La ejecución

Al final de nuestro laboratorio de diseño, entregamos a nuestros arquitectos un plan «radical» que diseñaron en los próximos meses.

Incluía:

• un café abierto, donde los empleados se topan haciendo café o haciendo sándwiches y se ponen al día o se ocupan de sus asuntos
• un espacio de «laboratorio» con mesas, sofás y pizarras blancas en el centro de la oficina, donde los equipos se reúnen y hablan del trabajo que antes realizaban en salas de conferencias cerradas
• un espacio de biblioteca grande y cerrado con mucha luz natural que llamamos el «coche silencioso», donde la gente puede trabajar sin interrupciones
• varios grupos de asientos pequeños y cómodos en toda la oficina para conversaciones en grupos pequeños
• un banco de pequeñas salas privadas para que las personas las usen cuando realmente necesitan privacidad para reuniones, llamadas telefónicas o trabajos individuales, pero no hay oficinas privadas ni siquiera para el personal más sénior
• estaciones de trabajo sentadas y de pie donde la gente pueda aparcar el día a día
• salas de conferencias con paredes de cristal para que todo el mundo vea la mayoría de las reuniones, aunque no las escuche
• enmascarar el ruido de fondo, de modo que las conversaciones al aire libre se escuchen como un leve alboroto en lugar de palabras distintas y que distraigan
• taquillas en las que el personal puede guardar objetos personales

Puede encontrar más fotos en esta página del sitio web de CBT y en La musa.

Crédito de la foto: © Anton Grassl/Esto

Los resultados

Seis meses después, nos sigue sorprendiendo lo diferente que trabajamos en el nuevo espacio y lo mucho que ha cambiado el espíritu de nuestra oficina. Antes hacíamos citas para vernos; ahora, a menudo nos topamos y surgen todo tipo de ideas nuevas de estas colisiones no planificadas de dos, tres o cuatro personas.

Las reuniones formales se celebran de forma rutinaria en las áreas abiertas, donde es fácil atraer a otra persona de forma espontánea, simplemente porque pasa cerca o está sentada a la vista.

Queremos que nuestro nuevo espacio siga siendo dinámico y siga mejorando. Con ese fin, creamos un grupo «Cómo trabajamos», que organiza visitas periódicas con la comunidad y crea nuevas formas de solicitar comentarios y actuar en función de ellos, incluidas las opiniones anónimas. Nuestro nuevo espacio de oficinas no está diseñado tanto para durar como para cambiar. Y ese espíritu parece que se está contagiando en todos los que trabajamos en él.