Una oda a la hoja de cálculo infravalorada

Las hojas de cálculo reciben un trato injusto. Dependemos tanto de herramientas como Excel y Google Sheets para gestionar los presupuestos y las pérdidas y ganancias que es fácil caer en la trampa de ver las hojas de cálculo solo como aplicaciones para gestionar el dinero o, como mínimo, para trabajar con números.

Sin embargo, la estructura y las características de las hojas de cálculo las hacen muy útiles para una gama más amplia de propósitos, desde la planificación de proyectos hasta la redacción. Dividir la información o el texto en celdas le ayuda a dividir su trabajo en partes del tamaño de un bocado para que pueda encontrar diferentes formas de estructurarlo. La posibilidad de ordenar y filtrar las celdas facilita la búsqueda, la categorización o la reorganización de las listas o el contenido. Y sí, es bueno poder hacer cálculos rápidos cuando son trabajar con números.

Creación de contenido

Las hojas de cálculo pueden ser útiles herramientas de escritura porque le ayudan a organizar los recursos y las ideas. Estas son algunas formas en las que puede utilizar las hojas de cálculo en la creación de contenido.

Estructure un documento. Cuando está armando un documento importante, una baraja de PowerPoint o un libro, lo más difícil suele ser averiguar la estructura. Si ha visto (o ha creado) un documento o un mazo que tiene la estructura que necesita, considere la posibilidad de mapear la estructura en una hoja de cálculo. Una vez redacté una propuesta de libro trazando la estructura de un libro que admiraba, utilizando la columna A para capturar el título de cada capítulo y la columna B para cada subsección de cada capítulo. Luego escribí mi propuesta en la columna C, reflejando la estructura del libro original.

Cree un archivo de activos. Si hay cierto tipo de información que necesita una y otra vez (como citas que puede utilizar en los discursos o ejemplos para presentaciones e informes), una hoja de cálculo puede ser una forma útil de organizar esa información de manera que sea fácil de volver a encontrarla. Por ejemplo, he creado una hoja de cálculo con anécdotas de estilo de vida digitales, etiquetadas por subtipo («dinero», «familia», «negocios», etc.). Como puedo buscar u ordenar por esos subtipos, puedo volver a consultar fácilmente esas citas cuando necesite una historia para ilustrar un discurso o una entrada de blog.

Cree un archivo de ideas. Apuntar ideas para nuevos proyectos o historias en un archivo de texto sin formato es mejor que nada, pero dificulta la organización y las prioridades, y mucho menos el seguimiento de esas ideas hasta su finalización. Ahora guardo todas las ideas de entradas de blog e historias en una hoja de Google, con columnas para el «tema» (el área temática amplia a la que se refiere cada idea), el medio al que se dirige (por ejemplo, HBR) y el estado (idea, presentada, asignada, completa). Mientras algunas personas mantienen este tipo de archivos mediante una herramienta de gestión de proyectos como Trello, he descubierto una hoja de cálculo que me da más opciones para personalizar la configuración y organizar mis ideas de diferentes maneras. Sin embargo, como es difícil abrir mi hoja de cálculo cada vez que tengo una idea nueva, también mantengo una libreta de Evernote titulada «ideas para historias»; cuando se me ocurre una idea, inmediatamente agréguelo a esa libreta (una nota para cada idea) y esto Si esto, entonces esa receta simplemente añade mi idea a esa hoja de Google como una nueva fila.

Planificar y organizar

En un mundo lleno de gestores de tareas y herramientas de productividad diseñados especialmente, puede resultar tentador utilizar una aplicación diferente para cada aspecto de la productividad o la gestión de la información. Pero las hojas de cálculo suelen ser más flexibles y eficaces que las aplicaciones de productividad específicas, ya que no tiene que instalar una nueva aplicación para cada caso de uso y puede adaptarlas a sus necesidades personales. Estas son algunas de mis formas favoritas de usarlas:

Planifique un proyecto. No necesita necesariamente una herramienta de gestión de proyectos dedicada para planificar un proyecto, hacer un seguimiento de los hitos o captar las dependencias. Creo muchos de mis planes de proyectos en una hoja de cálculo, con una columna para las fechas (con una fila para cada semana) y una columna para cada equipo o miembro del equipo. De esa manera, puedo planificar lo que cada persona tiene que lograr en una semana determinada y mantener todo el proyecto en marcha. Suelo añadir una columna adicional para estimar mi horario en cada paso del camino, de forma que sepa cuánto tiempo reservar en mi agenda para cada semana del proyecto.

Lectura adicional

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  Libro electrónico HBR para hacer el trabajo correcto y herramientas

  Liderazgo y gestión de personas Kit de herramientas

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Establezca prioridades. Ya sea que esté pensando en la semana, el trimestre o el año, me parece que una hoja de cálculo es la mejor manera de recopilar todas mis tareas o proyectos, estimar el tiempo que requiere cada uno y, después, priorizar mis tareas pendientes en función del tiempo del que dispongo realmente. Me resulta más fácil ver el panorama general en una hoja de cálculo que en un administrador de tareas y, una vez que decida qué es lo que voy a priorizar, puedo transferir los elementos procesables a un administrador de tareas (sin sobrecargarlo con todo lo que no tendré tiempo de abordar). Puede crear sus propias hojas de cálculo para cada tipo de proceso de priorización u obtener las hojas de cálculo que utilizo como parte del nuevo Hacer el trabajo correcto kit de herramientas.

Cree un directorio.  Hoja de aplicación es un servicio web que le permite crear aplicaciones móviles a partir de hojas de cálculo y es una forma estupenda de crear un directorio de contactos flexible para su equipo u organización. Creé una aplicación móvil para la escuela de mis hijos haciendo que los padres rellenaran un formulario de contacto que creé con Google Forms; ese formulario rellena la hoja de Google que dirige el directorio, por lo que podemos ofrecer una aplicación móvil que no solo permite a los padres buscar una familia específica, sino que también les permite ver una lista de los niños por aula, o incluso un mapa de familias para que podamos planificar viajes compartidos. Puede hacer lo mismo con su organización o incluso con su lista de contactos personal.

Trabajar con datos

¡Sorpresa! Sí, las hojas de cálculo también son útiles para trabajar con datos. Además de lo obvio (organizar y calcular los datos y crear gráficos básicos), estas son algunas de mis formas favoritas de utilizar las hojas de cálculo cuando se trabaja con datos.

Sacar a la luz datos interesantes. Hago la mayoría de mis análisis de datos serios en Tableau, pero la primera vez que busco en las tablas para resumir los resultados de las encuestas, utilizo una hoja de cálculo para ver qué segmentaciones producen las variaciones más interesantes. Por ejemplo, si tengo una encuesta en la que los resultados están segmentados por edad, sexo, etnia y uso de las redes sociales (mis columnas habituales), quiero ver si alguno de esos segmentos difiere significativamente de la media general. Así que creo lo que llamo «columnas de Brent», llamadas así por Brent Peppiatt, el colega que me enseñó a configurar el formato condicional para un conjunto de columnas. Si las respuestas de un segmento concreto (por ejemplo, jóvenes de 18 a 25 años) dan una respuesta superior o inferior en más de un 10% a la media, mi formato condicional hace que esa celda quede verde. Es una forma estupenda de escanear rápidamente cientos de celdas de respuesta para ver cuáles vale la pena centrarse. (Excel tiene un botón para hacerlo rápido, pero hay un arte para hacerlo bien, ya que muestra los rangos correctos con los colores correctos para ayudarlo a interpretar sus datos).

Planifique sus infografías. Si está creando un conjunto de infografías basadas en datos para su publicación, probablemente no lo hará quiere publicar los gráficos que creó en una hoja de cálculo. (Normalmente confío en Tableau o Infogr.am para el diseño de infografías.) Sin embargo, una hoja de cálculo sigue siendo esencial para preparar los datos para su visualización, especialmente si alguien más va a hacer el diseño gráfico propiamente dicho. Cree una hoja de trabajo independiente para cada gráfico que necesite y coloque los datos que va a visualizar en una tabla sencilla y clara. A continuación, cree un boceto del diseño que desee con las herramientas de creación de gráficos integradas en la hoja de cálculo. Anote la tabla y la maqueta con unas cuantas líneas en la parte superior de cada hoja de trabajo que expliquen lo que pretende mostrar este gráfico y cuál debe ser el punto clave del gráfico. Eso hace que sea mucho más fácil para un diseñador hacerse con los datos (en lugar de tener que hojear una hoja de cálculo enorme) y deja claros sus objetivos de comunicación.

Sacar más provecho de sus hojas de cálculo

Cuando empiece a utilizar las hojas de cálculo para algo más que datos financieros, puede que le resulte útil tener varias aplicaciones de hojas de cálculo diferentes en su kit de herramientas. Utilizo Excel para cualquier hoja de cálculo en la que esté trabajando solo o si necesito opciones avanzadas de filtrado, formato condicional o gráficos. Utilizo Google Sheets cuando necesito compartir una hoja de cálculo con otras personas, cuando quiero conectarla a otros servicios web (como mi archivo de ideas con tecnología de Evernote) o cuando quiero que otras personas le añadan datos desde un formulario (como mi sistema de solicitudes de asistencia), o cuando quiero poder acceder a ella desde cualquier lugar.

También hay algunas funciones de las hojas de cálculo que mucha gente pasa por alto o infrautiliza, pero que harán que las hojas de cálculo le resulten más útiles.

Aprender a usar los filtros. Mostrar u ocultar celdas específicas en función de si contienen una palabra o un valor específico hace que las hojas de cálculo sean mucho más útiles para ampliar rápidamente información específica (como en un archivo de comillas o ejemplos) y puede acelerar el proceso de limpieza de un libro de trabajo para que sea más útil (ya que facilita mostrar y copiar las filas que le interesan).

Formato condicional. Hacer que las celdas cambien de color en función de su contenido o valor puede llevar un poco más de trabajo, pero es esencial para cualquiera que trabaje de forma rutinaria con enormes hojas de cálculo de datos que necesite escanear rápidamente.

Anotación de celda. La mayoría de las aplicaciones de hojas de cálculo le permiten anotar celdas; esto le permite adjuntar comentarios a una celda específica para que pueda explicar lo que significa (o cómo se usa).

Invierta un poco de tiempo en aprender a sacar más provecho de sus hojas de cálculo y es probable que se encuentre donde estoy ahora: recurriendo a mis aplicaciones de hojas de cálculo como una forma de simplificar y acelerar drásticamente una amplia gama de tareas empresariales.