Consejos para tratar con un líder empedernido

Puede resultar difícil decirle a la gente que habla demasiado. Y en los casos en que el infractor sea alguien más poderoso, como un alto ejecutivo o un cliente importante, puede resultar totalmente arriesgado. Como resultado, muchas «víctimas» llevan años sufriendo en silencio en reuniones que no terminan nunca o en conversaciones que les agotan la vida. Como dice el refrán, las bromas de un hombre rico siempre son divertidas.

¿Cómo pone fin a esta agonía? No hay una solución inmediata, pero además de entender por qué algunas personas siguen, y siguen… hay un enfoque estratégico que puede utilizar para ahorrarse a sí mismo y a todos los que lo rodean. Si bien no debe usarse todo el tiempo, puede ayudarlo a construir relaciones más sólidas al pasar de monólogos unilaterales a conversaciones.

En primer lugar, más información sobre por qué los líderes pueden ser alargados. A los ejecutivos a veces les resulta difícil dejar de monopolizar un debate porque pronunciar un monólogo se siente muy bien. Como un estudio realizado por investigadores de la Universidad de Harvard reveló, hablar tanto desencadena una sensación de recompensa similar a la del sexo, el dinero o la comida. Es una patada poderosa para los grandes conversadores coger el micrófono, y es difícil para los oyentes arrebatárselo una vez que se enamoran del sonido de su propia voz.

Hay otras razones por las que los profesionales de éxito tienden a divagar. A veces sufren de ansiedad por el desempeño. Sienten que tienen que montar un espectáculo. O puede que subestimen lo ocupados y hambrientos de atención que están sus oyentes. La capacidad media de atención, puede que no se den cuenta, es ahora inferior a 10 segundos.

Entonces, ¿qué hacer? Estas son algunas formas de contrarrestar los excesos, sin que lo despidan ni pierdan una cuenta grande.

Diagnostique el problema. Muchos líderes sénior son extensos en algunas situaciones y no en otras. ¿Su jefe suele pronunciar un discurso de aceptación del Óscar solo cuando los grandes clientes vienen a la oficina y se reúnen con usted en la sala de conferencias? ¿Su principal cliente se quejará durante horas de su caso de divorcio durante la comida, pero no si pasa por la oficina? ¿Es más probable que los monólogos de la dirección se produzcan cuando no hay una agenda formal, si está en una llamada telefónica sin restricciones de tiempo o cuando nadie hace ninguna pregunta?

Tome nota de los momentos en que el culpable tiende a dominar la conversación para que pueda cambiar el entorno o las circunstancias. Todas estas pistas pueden indicar cuál es el problema principal y ayudarlo a diseñar un plan de ataque.

Identifique su enfoque. Hay varios métodos diferentes para ayudar a alguien a ser más conciso. Antes de elegir uno, considere el payoff para el infractor. Quizás se beneficie de un equipo más productivo, una mayor colaboración, resultados más rápidos, menos frustración, menos malentendidos o un ahorro de tiempo. Una vez que se haya centrado en una prestación, considere lo directo que debe ser. Si su objetivo no es bueno captando señales de que los oyentes se aburren, puede que tenga que ser directo. Otras personas que hablan en exceso pueden requerir un enfoque más diplomático.

Un enfoque más directo funciona bien cuando se tiene una relación lo suficientemente sólida con el culpable como para ser brutalmente honesto. Prepárese con un punto (y una recompensa) y sea breve.

Cuando Mitch Golub, el presidente de Cars.com, se dio cuenta de que su equipo no podía soportar trabajar para un cliente importante porque las reuniones y las llamadas se prolongaban tanto, decidió que la situación era tan crítica que tuvo que plantear el tema de la brevedad para mantener la asociación. Adoptó un enfoque sencillo y dijo: «Es un cliente importante, pero nos cuesta conseguir que la gente de nuestro equipo trabaje con usted». Golub compartió varios ejemplos de cómo la falta de concentración del cliente impedía que sus empleados obtuvieran resultados. Después, el cliente le dio las gracias y fue más al grano. Golub se alegra de haber corrido el riesgo. «Hoy en día, nuestra relación nunca ha estado mejor», afirma.

Independientemente de si cree que puede ser brutalmente honesto, puede explicar y modelar las numerosas ventajas que los ejecutivos obtienen cuando adoptan la brevedad, un nuevo elemento empresarial esencial en una economía hambrienta de atención.

Brian Ames, vicepresidente de comunicación con los empleados de The Boeing Co., recomienda vincular la brevedad con un tema empresarial clave, como la credibilidad o el desarrollo del liderazgo, y librar «una batalla continua contra la jerga». Plantee el tema como uno que pueda ayudar a transformar la cultura corporativa y mejorar la relación con los proveedores. La brevedad es, de hecho, un cambio de forma de pensar y actuar para los líderes que ofrece resultados tangibles de forma inmediata. Una medida clave de su éxito en esto, afirma Ames, «es si el usuario final del mensaje se siente respetado o no».

También puede recordar a su oyente que es difícil comunicarse en una economía impulsada por la información: la gente está agotada. Revisan sus teléfonos inteligentes más de 100 veces al día y los interrumpen de seis a siete veces por hora. Están en un punto de saturación y no pueden absorber mucha más información. Cuanto más hablamos, menos oyen.

Todo el mundo tiene que adaptarse cuando el tema se enmarca como un cambio social significativo. La brevedad es un área de mejora fundamental para los altos ejecutivos y las personas que ocupan puestos de autoridad.

Refuerce la brevedad. Muchos líderes aprenden a ser claros y concisos una vez que trabajan en ello, y luego vuelven a caer en malos hábitos.

Para evitar que pierdan terreno, utilice algunas técnicas prácticas para fijar límites o expectativas. Un empleado subalterno podría decirle a un jefe: «Sé que su tiempo es valioso. Limitemos esto a cinco minutos». Otro enfoque que funciona: «Me gustaría hablar con usted sobre la cuenta Jones. He preparado una agenda con tres puntos. ¿Podríamos hablar de cada uno de estos temas durante cinco minutos?» En una conferencia telefónica con un cliente, podría mencionar pronto: «Tengo una parada dura a mediodía. ¿Hay algo que quiera abordar ahora mismo?»

También le sugiero que adopte la brevedad en sus reuniones utilizando agendas más ajustadas y acortando o eliminando las presentaciones de PowerPoint para fomentar conversaciones mejores y más concisas. En otras palabras, comprométase personalmente a ser breve también para dar ejemplo. Puede ayudarlo a difundir el desafío de ser mejor al ser breve.