Un simple truco para ayudarlo a comunicarse de manera más eficaz

La comunicación eficaz nunca ha sido tan importante en nuestro mundo en rápida evolución, en el que cada conversación, negociación, reunión o presentación puede afectar a nuestro éxito personal y profesional. Es mucho más probable que alcancemos nuestros objetivos de comunicación si empaquetamos nuestros mensajes de una manera clara, concisa y lógica.

En este artículo, presentaré una estructura de tres preguntas que creo que sirve como una herramienta indispensable para varios escenarios, desde interacciones improvisadas hasta presentaciones de negocios cruciales, pero primero empecemos por qué es tan útil tener un enfoque estructurado.

El valor de la estructura en la comunicación

Una estructura proporciona una hoja de ruta, una conexión lógica de ideas que guía tanto al comunicador como al oyente. Piense en ello como una historia cuidadosamente elaborada o una receta bien diseñada. Y las ventajas de usar uno son muchas:

• Claridad: Una estructura elimina la ambigüedad y garantiza que su mensaje sea directo y fácil de entender y seguir.
• Retención: Ideas presented in a structured manner are more likely to be remembered, making your communication more impactful. Our brains are actually diseñado para codificar y recuerde la información estructurada.
• Persuasión: Una estructura lógica construye su caso punto por punto, lo que facilita la persuasión al guiar al público a través de un argumento razonado.
• Eficiencia: La estructura ahorra tiempo y energía mental, ya que simplifica las ideas complejas hasta convertirlas en puntos digeribles y procesables.
• Reducción de la ansiedad: Tener una estructura predefinida puede reducir significativamente la ansiedad comunicativa, ya que ya sabe cómo transmitir lo que tiene que decir y es menos probable que olvide su contenido.

El marco de «qué, y qué, ahora qué»

Al igual que la navaja suiza, conocida por su versatilidad y fiabilidad, esta estructura es flexible y se puede utilizar en muchas situaciones de comunicación diferentes. La estructura se compone de tres preguntas sencillas:

• Qué: Describa y defina los hechos, la situación, el producto, la posición, etc.
• Y qué: Discuta las implicaciones o la importancia para el público. En otras palabras, la relevancia para ellos.
• Y ahora qué: Describa el llamado a la acción o los próximos pasos, como responder a las preguntas o programar una próxima reunión.

Esta estructura no solo ayuda a organizar sus ideas, sino que también sirve de guía para su público, ya que facilita el seguimiento de la información y la acción en función de ella.

El marco en acción

¿Qué aspecto tiene esta estructura en la práctica? Estos son tres ejemplos:

1. Introducciones

Las presentaciones a menudo pueden divagar y confundir. El uso de esta estructura puede ayudarlo a tener claro y a fijar expectativas para lo que está por venir.

Cuando presenta a alguien:

• Qué: Es un honor presentarle a la Dra. Clark, que está aquí para hablar sobre sus ideas sobre la teoría del apego.
• Y qué: Su trabajo ha cambiado la forma en que muchas personas toman decisiones diarias. Estoy seguro de que pensará de otra manera cuando salga de aquí esta noche.
• Y ahora qué: Sin más dilación, únase a mí para dar la bienvenida al Dr. Clark.

Cuando presenta algo:

• Qué: Me complace presentar la última versión de nuestro producto. En esta versión hemos añadido muchas mejoras de usabilidad y hemos mejorado nuestra velocidad.
• Y qué: Ahora nuestros clientes pueden completar sus tareas más fácilmente y ahorrar tiempo y dinero.
• Y ahora qué: Cuando salga de esta sesión de conferencia, instálelo hoy mismo.

2. Responder a una pregunta

Las preguntas son una buena oportunidad para utilizar esta estructura. Por ejemplo, imagine una entrevista de trabajo en la que le pregunten: «¿Por qué está cualificado para este trabajo?»

• Qué: Tengo más de 12 años de experiencia trabajando de cara al cliente, abordando desafíos como la migración a nuevos sistemas y la implementación de nuevos procesos.
• Y qué: Estas experiencias previas me ayudarán a ofrecer a sus clientes resultados de alta calidad y, al mismo tiempo, a agilizar su proceso de despliegue.
• Y ahora qué: Me alegra que hable de mis cualificaciones con algunos de mis antiguos clientes.

3. Dando comentarios

A menudo enseño a los clientes que necesitan dar comentarios constructivos a utilizar esta estructura. Por ejemplo, tiene un colega que no completó su informe a tiempo.

• Qué: Me he dado cuenta de que su informe no se presentó dentro del plazo acordado.
• Y qué: Esto nos pone en desventaja a la hora de practicar nuestra propuesta y podría poner en peligro nuestra reunión con el cliente.
• Y ahora qué: Necesito que complete este informe mañana por la mañana. Dígame lo que puedo hacer para ayudarlo.

En conclusión, dominar la comunicación estructurada le ayuda a elaborar sus mensajes y a priorizar lo que pretende comunicar, al tiempo que ayuda a su público a digerir la información y a recordarla. Al usar «Qué, y qué, ahora qué», puede navegar por diferentes situaciones de comunicación y asegurarse de que su mensaje no solo se escucha, sino que se internaliza y se actúa en consecuencia.