8 reglas básicas para grandes reuniones

Si quiere que su equipo sea eficaz, necesita cumplir las reglas básicas y necesita un acuerdo sobre cómo usarlas. Muchos equipos que tienen reglas básicas no las usan con regularidad. Pero contar con reglas que haga cumplir de manera coherente puede mejorar significativamente la forma en que su equipo resuelve los problemas y toma decisiones.

Hay diferentes tipos de reglas básicas. Algunas son procedimentales, como «Empezar a tiempo y terminar a tiempo» y «Poner los teléfonos inteligentes a vibrar». Las reglas básicas de procedimiento son útiles, pero no ayudan a su equipo a crear un comportamiento productivo más allá de, por ejemplo, que todos lleguen a tiempo y tengan sus teléfonos inteligentes encendidos.

Otras reglas básicas son abstractas, como «Trate a todos con respeto» y «Sea constructivo». Estas reglas se centran en un resultado deseable, pero no identifican los comportamientos específicos que son respetuosos o constructivos. Como resultado, las reglas abstractas crean problemas si los miembros del grupo tienen ideas diferentes sobre cómo actuar con respeto. Para algunos miembros del grupo, actuar con respeto significa no plantear ninguna preocupación sobre los miembros individuales del grupo; para otros miembros puede significar lo contrario.

Las reglas básicas de comportamiento son más útiles. Describen las medidas específicas que los miembros del equipo deben tomar para actuar de forma eficaz. Los ejemplos de reglas básicas de comportamiento incluyen «hacer declaraciones y hacer preguntas genuinas» y «explicar su razonamiento e intención».

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Para ser eficaz, el cumplimiento de las normas básicas debe basarse en la investigación sobre las mejores prácticas en el lugar de trabajo. Por ejemplo, la investigación tiene identificado tres resultados que todos los equipos de liderazgo deben lograr: un buen desempeño, relaciones laborales positivas y bienestar individual. Sin embargo, muchas reglas básicas socavan uno o más de estos resultados.

Por ejemplo, algunos equipos señalan cuando un miembro del equipo se sale del tema diciendo directamente «Eso está fuera de tema» o utilizando una palabra acordada, como» medusa.» Pero todas estas variaciones de las reglas básicas se basan en el supuesto de que la persona que llama a las medusas afirma correctamente que la otra persona se sale del tema. Investigación muestra que denunciar a un miembro del equipo puede tener consecuencias no deseadas si la persona que lo denuncia se equivoca: la otra persona seguirá planteando la cuestión o cerrará durante el resto de la reunión. Su equipo puede tomar una decisión de menor calidad porque no se escucharon las contribuciones de esa persona o porque la persona no se compromete a implementar la decisión.

Una forma más productiva de hacer frente a esta situación es tener una regla básica para poner a prueba las suposiciones e inferencias. Puede decir: «Bob, no entiendo qué relación tiene su comentario sobre los descuentos para vendedores con el momento en que deberíamos lanzar el nuevo producto. ¿Puede ayudarme a entender la conexión o, si no está relacionada, podemos averiguar si debemos abordar su tema y cuándo?» Decir esto le permite poner a prueba rápidamente su inferencia de que el comentario de Bob no está relacionado.

Se enterará de que Bob piensa de forma más sistémica que el resto del equipo y ha identificado un tema importante en el que nadie más ha pensado. Si Bob dice que su comentario no está directamente relacionado, pero que su problema debe abordarse más adelante, el equipo se pondrá de acuerdo rápidamente sobre si discutirlo. Hacer esto lleva a tomar mejores decisiones en equipo, a entender mejor, lo que mejora las relaciones laborales y reduce la frustración de todos.

Durante 30 años ayudando a los equipos de liderazgo, he desarrollado un conjunto de ocho reglas básicas inspiradas en la investigación (las llamo comportamientos) que pueden ayudar a los equipos a mejorar su rendimiento, sus relaciones laborales y su bienestar individual. (Mi sitio web tiene un artículo breve explicando lo que permiten las reglas y cómo usarlas.)

• Exprese sus puntos de vista y haga preguntas genuinas. Esto permite al equipo pasar de los monólogos y las discusiones a una conversación en la que los miembros puedan entender los puntos de vista de todos y sentir curiosidad por las diferencias de sus puntos de vista.
• Comparta toda la información relevante. Esto permite al equipo desarrollar un conjunto de información común y completo con el que resolver problemas y tomar decisiones.
• Utilice ejemplos específicos y póngase de acuerdo en el significado de las palabras importantes. Esto garantiza que todos los miembros del equipo usen las mismas palabras para decir lo mismo.
• Explique el razonamiento y la intención. Esto permite a los miembros entender cómo los demás han llegado a sus conclusiones y ver en qué difieren los razonamientos de los miembros del equipo.
• Céntrese en los intereses, no en las posiciones. Al pasar de discutir sobre las soluciones a identificar las necesidades que deben satisfacerse para resolver un problema, se reducen los conflictos improductivos y se aumenta su capacidad de desarrollar soluciones con las que todo el equipo se comprometa.
• Pruebe las suposiciones e inferencias. Esto garantiza que el equipo tome las decisiones con información válida y no con las historias privadas de los miembros sobre lo que creen los demás miembros del equipo y cuáles son sus motivos.
• Diseñe los próximos pasos de forma conjunta. Esto garantiza que todos se comprometan a avanzar juntos como un equipo.
• Discuta temas indiscutibles. Esto garantiza que el equipo aborde las cuestiones importantes pero no discutidas que están obstaculizando sus resultados y que solo pueden resolverse en una reunión de equipo.

Pero incluso si su equipo ya tiene un conjunto de reglas básicas efectivas, su equipo no será más efectivo a menos que se ponga de acuerdo en cómo las utilizará. Así es como se hace:

• Acordar explícitamente las reglas básicas y lo que significa cada una de ellas. Un conjunto de comportamientos no son las reglas básicas de su equipo hasta que todos los miembros del equipo estén de acuerdo en usarlos. El término reglas básicas se usó originalmente para describir las reglas del béisbol que los equipos se comprometían a usar en un lugar o campo en particular. Esas reglas eran —y siguen siendo— necesarias para jugar béisbol de manera justa en sedes que no son exactamente las mismas. Del mismo modo, cuando los miembros de su equipo se toman un tiempo para debatir y desarrollar un entendimiento común de lo que significan sus reglas, aumentan las probabilidades de que las reglas se apliquen de forma coherente y eficaz en diferentes situaciones.
• Desarrolle una mentalidad de equipo que sea congruente con las reglas básicas. Los comportamientos que utiliza su equipo están impulsados por la mentalidad (es decir, los valores y las suposiciones) con la que opera. Si adopta reglas básicas efectivas pero opera desde un mentalidad ineficaz, las reglas básicas no funcionarán. Por ejemplo, si asume que tiene razón en cuanto a que Bob se sale del tema, no pondrá a prueba su inferencia, simplemente le dirá que vuelva al tema. Pero si asume que se está perdiendo algo que Bob ve, tendrá curiosidad por saber la conexión que Bob ve entre su comentario y el tema en cuestión.
• Estoy de acuerdo en que todos son responsables de ayudarse unos a otros a utilizar las reglas básicas. Los equipos son demasiado complejos como para esperar que el líder formal por sí solo pueda identificar cada vez que un miembro del equipo actúa en contra de una regla básica. En los equipos efectivos, todos los miembros comparten esta responsabilidad, lo que significa que los equipos deben ponerse de acuerdo en la forma en que intervendrán las personas cuando vean que otras no utilizan una regla básica.
• Comente cómo utiliza las reglas básicas y cómo mejorarlas. Tómese cinco minutos al final de cada reunión de equipo para hablar sobre dónde utilizó bien las reglas básicas y dónde puede mejorar. Si se encuentra manteniendo estas conversaciones fuera del equipo, no va a crear un equipo mejor.

Las reglas básicas son herramientas poderosas para mejorar el proceso del equipo. Con un conjunto sólido de comportamientos y un acuerdo explícito sobre lo que significan y cómo usarlos, su equipo obtendrá mejores resultados.