Los 7 factores del buen diseño de oficinas

Las empresas inteligentes entienden que los espacios de trabajo son una herramienta empresarial. Un entorno de oficina refleja y refuerza los valores fundamentales de una empresa, mediante la colocación de diferentes equipos y funciones y elementos de diseño que reflejan la cultura, la marca y los valores.

Por ejemplo, hemos visto una explosión de diseños de oficinas abiertos, en parte porque la franqueza, la transparencia y la colaboración son algunos de los atributos por los que las empresas se esfuerzan hoy en día. A veces estos diseños funcionan bien; sin embargo, las investigaciones muestran que esto impulso colaborativo puede ser demasiado bueno. Cada vez más, la gente redescubre la valor de la tranquilidad y la concentración y pidiendo espacios en los que puedan concentrarse.

De hecho, la colaboración y la tranquilidad son dos extremos de una gama de modos de trabajo intermedios, cada uno con una configuración óptima. La mejor manera de identificarlos es identificar los patrones y micromomentos de trabajo diarios que corresponden a las decisiones de diseño de la oficina.

Sin embargo, es más fácil decirlo que hacerlo. Una cosa es tener en cuenta que una persona trabaja sola en una sala de seminarios que de otro modo estaría vacía, o un grupo de personas acurrucadas alrededor del escritorio de alguien porque no había una sala de conferencias disponible. Otra muy distinta es imaginarse cómo podría ser un escenario alternativo y efectivo.

Para que todos hablen el mismo lenguaje espacial, hemos creado un índice de colaboración y tranquilidad compuesto por siete atributos que permiten a las personas encontrar de manera más concreta la forma de trabajar deseada con un espacio físico: ubicación, recinto, exposición, tecnología, temporalidad, perspectiva y tamaño.

Para entender mejor cómo funcionan, pruebe el siguiente ejercicio por su cuenta o con su equipo. Elija un ejemplo de actividad laboral que se lleve a cabo con regularidad, como una reunión permanente diaria o semanal. Utilizando el continuo de abajo, intente identificar los ideales para su situación particular (es probable que se sitúen entre los dos extremos en cada extremo). Para el atributo «ubicación», por ejemplo, podría preguntar a su equipo: ¿Es mejor facilitar la reunión si se celebra en una sala de reuniones central muy demandada o cerca de donde es probable que se reúnan otras personas? ¿O es mejor hacerlo más cerca del área de trabajo de su equipo y lejos de donde es probable que se encuentre con otras personas?

Cuando termine, considere todas sus respuestas de forma colectiva. Esto le ayudará a encontrar el lenguaje necesario para identificar sus necesidades más allá de, por ejemplo: «Necesitamos más espacio de reunión colaborativo».

Hay varias maneras de utilizar este ejercicio más allá de una reunión. Puede servir de base para un taller de visión del diseño con un grupo más grande sobre cómo y dónde trabajan las personas y cómo se imaginan trabajar de nuevas formas en el futuro. Creamos una versión de nuestro índice como encuesta en línea eso nos da información de una manera más sistemática y como medio de llegar a más personas. También podría hacerlo si sus organizaciones están más acostumbradas a realizar encuestas en línea que en persona.

Para ilustrar cómo se desarrolla todo esto a mayor escala en las empresas reales, he aquí dos miniestudios de casos de empresas con las que hemos trabajado.

Adobe

La oficina de Adobe en Nueva York había estado creciendo debido a la adquisición de empresas de tecnología más pequeñas. Y como empresa madura en un sector de rápido crecimiento en el que la competencia por el talento (especialmente en la ciudad de Nueva York) ha llevado a las empresas competidoras a invertir mucho en sus entornos de trabajo, Adobe vio la oportunidad de replantearse el futuro de su oficina en el centro de Manhattan.

Al mismo tiempo, la empresa sabía que tenía algunos desafíos. Por un lado, los empleados de la oficina de Midtown habían dejado de usar el espacio de forma regular, por diversas razones. Muchos optaban por trabajar desde casa o en otro lugar, y la empresa tenía un buen número de empleados que trabajaban a distancia en todo el mundo. Como consecuencia, incluso los que sí trabajaban en Midtown dedicaban gran parte de su tiempo a colaborar de forma virtual.

El espacio en sí mismo tampoco daba a la gente una razón de peso para ir a la oficina a menos que fuera necesario. El diseño estaba ocupado con oficinas individuales, cubículos y pocos servicios. Además, las personas de las divisiones recién adquiridas empezaron a trabajar codo con codo, pero trajeron consigo la cultura laboral y las necesidades espaciales heredadas y, a menudo, entraron en conflicto.

En lugar de rediseñar su oficina con la declaración general de «necesitamos más espacio de colaboración», Adobe nos pidió que los ayudáramos a determinar qué es lo que los empleados necesitaban específicamente para su trabajo diario. Para apoyar la cultura analítica y basada en los datos de Adobe, trabajamos en estrecha colaboración con su equipo inmobiliario, que recopila y analiza datos sobre sus espacios de trabajo, y recibimos comentarios de los empleados sobre los siete atributos anteriores como parte clave del proceso de planificación.

Para crear un entorno de trabajo más parecido a un «destino», nos enteramos de que los empleados querían espacios que fueran transparentes y que ofrecieran una mayor perspectiva de otras actividades de la oficina. Valoraban los espacios con un propósito específico que proporcionaran tecnología de conectar y usar para que la información pudiera compartirse más fácilmente entre los miembros del equipo y para apoyar mejor la colaboración virtual. Y la gente quería más espacios de reunión que pudieran usarse de forma rápida e informal.

Pero aunque valoraban la mayor franqueza, los resultados de la encuesta indicaban que no querían que el entorno laboral pareciera el de una empresa emergente. Los límites que delimitan las actividades y los equipos seguían siendo importantes para ellos. Estos resultados se validaron más tarde en reuniones posteriores con el personal de Adobe para refinar aún más los requisitos.

El diseño del espacio de Adobe en el centro de Nueva York está en marcha y hay entusiasmo por saber hacia dónde se dirige. Gracias a su adaptación a un formato visual en línea, nuestra metodología era capaz de comunicarse con los miembros del equipo de Adobe de una manera que se adaptaba a la forma en que interactúan con los usuarios finales, a través de imágenes y análisis.

Yodle

Desde su fundación en 2005, la empresa de marketing había crecido hasta tener más de 100 empleados. La sede de Nueva York albergaba a más de un tercio de su fuerza laboral, incluidos los desarrolladores, el equipo de ventas, las operaciones y el liderazgo. Los equipos de desarrolladores de Yodle solían trabajar en varios proyectos rápidos que requerían una fácil coordinación y la visualización de los plazos y las tareas.

La empresa quería preservar la energía de una startup y, al mismo tiempo, crear suficiente espacio para adaptarse al crecimiento futuro. El antiguo espacio, ahora abarrotado, había evolucionado de una manera ad hoc y la gente estaba agrupada en rincones y recovecos. Los equipos estaban separados sin lugares centrales donde reunirse, mientras que los ejecutivos permanecían aislados en oficinas privadas. La mala funcionalidad del espacio limitó culturalmente su evolución de una empresa emergente a una empresa madura.

Tras realizar un rápido ejercicio de visión utilizando los siete atributos para definir y diferenciar los diferentes modos de trabajo de cada uno de sus equipos, surgieron varias sorpresas. Los equipos de desarrolladores se dieron cuenta de que eran más interactivos de lo que imaginaban inicialmente, pero también necesitaban un espacio tranquilo para producir proyectos de entrega rápida. Para solucionar este problema, el diseño final incorporó finalmente un «coche silencioso», una zona semicerrada en un rincón tranquilo del piso donde pudieran llevar sus ordenadores portátiles y trabajar sin interrupciones en estos proyectos intensivos. Este escenario también señalaba visualmente que no había que molestar a las personas cuando trabajaban en el espacio.

Otra sorpresa fue darse cuenta de que la empresa necesitaba un espacio para el ayuntamiento y una zona de reunión central. El diseño final incorporó una gran escalera característica que era lo suficientemente ancha como para proporcionar asientos en el estadio para reuniones más grandes. A pesar de las opiniones encontradas y del escepticismo inicial del personal sobre la utilidad de la escalera característica, se ha convertido en uno de los escenarios más utilizados de toda la oficina. Los directores señalan que el hecho de que la gente se quede allí después de las reuniones ha aumentado el aprendizaje entre grupos. A medida que se ha difundido la noticia del nuevo espacio, el número y la calidad de los solicitantes de empleo han aumentado.

cortesía de HLW International

Empezando

Los desafíos a los que se enfrentan Adobe y Yodle son comunes e ilustran cómo los proyectos pueden empezar con una declaración como: «necesitamos más espacio de colaboración» y concluir con una historia mucho más profunda sobre cómo las personas trabajan de la manera en que lo hacen y por qué.

Para empezar el debate en su organización, además de analizar los siete atributos con sus empleados, los líderes de la empresa también deberían hacerse las siguientes preguntas:

• ¿Quiénes son nuestros empleados y quiénes serán en los próximos 5 años?
• ¿Quién más utiliza nuestro espacio (visitantes, clientes, miembros de la comunidad, etc.) y por qué?
• ¿Cómo queremos que nos perciban los clientes, posibles empleados u otros visitantes cuando entran en nuestro espacio?
• ¿Hasta qué punto valoramos la flexibilidad y las opciones por encima de la forma en que se hace el trabajo?
• ¿Ciertos modos de trabajo se consideran un privilegio que solo está disponible para unos pocos?
• ¿Qué comportamientos laborales actuales nos gustaría cambiar?
• ¿Cuáles son los atributos más satisfactorios del lugar de trabajo actual que mantienen la productividad?
• Si la gente no viene a la oficina con regularidad, ¿entendemos por qué no?

El diseño y el equipamiento del espacio de trabajo son una inversión de capital importante para cualquier organización, ya que puede afectar a una serie de resultados empresariales, como la productividad, la satisfacción de los empleados, el compromiso, la contratación de talento y el impacto de la marca. Dadas las innumerables formas de diseñar y planificar un espacio, los líderes deben abordar el diseño del lugar de trabajo de forma estratégica. Imitar las últimas modas que están adoptando las empresas emergentes no le dará necesariamente los resultados que su empresa desea; hacer las preguntas correctas y, sobre todo, escuchar las respuestas de los empleados, sí.