5 modelos para el lugar de trabajo posterior a la pandemia

En marzo de 2020, la mayoría de las empresas habrían considerado que sus oficinas eran esenciales para sus negocios. Pero a medida que la pandemia se prolongaba, los líderes se sorprendieron al enterarse de que la gente suele trabajar igual de productivo desde casa.

Ahora que las vacunas están disponibles y las restricciones de distanciamiento social se están relajando en algunas regiones, los líderes tienen que decidir si llevan a los empleados a la oficina, se quedan en casa o aprovechan la oportunidad para adoptar un nuevo modelo de lugar de trabajo, posiblemente más beneficioso.

El lugar donde trabajan los empleados tiene implicaciones importantes, no solo para el diseño de los lugares de trabajo, sino también para la forma en que las empresas asignan el capital y gestionan el personal. Los expertos están divididos en cuanto a lo que probablemente suceda después. Algunos sostienen que nuestro experimento de trabajar desde casa ha tenido tanto éxito que el trabajo remoto llegó para quedarse. Otros especulan que la gente está deseosa de interactuar cara a cara y que los distritos centrales de negocios son preparado para volver rugiendo. Dividiendo la diferencia, otro grupo cree que el futuro del trabajo no será ninguno de estos dos extremos, sino un híbrido solución entre el hogar y la oficina.

Ya hemos visto cómo se desarrolla esta dinámica en Australia, donde las empresas se han esforzado por volver al lugar de trabajo tras un esfuerzo prácticamente exitoso por controlar el virus, lo que nos da una idea temprana de cómo es probable que las empresas de otros países adapten sus lugares de trabajo tras la pandemia.

El futuro ya está aquí

Para tener una idea más clara del futuro de la oficina, hace poco encuesté a 1600 trabajadores de oficina australianos y entrevisté a varios líderes empresariales y expertos en lugares de trabajo del país. Australia es un estudio de caso importante; en lugar de esperar a que llegue la vacuna, el país tiene controlado el virus cerrando su frontera a los no residentes, limitando los viajes interestatales, imponiendo órdenes de quedarse en casa y rastreando exhaustivamente los contratos de cualquier brote.

En octubre de 2020, cuando algunas partes del país salían de un estricto confinamiento que duró meses, solo el 7% de los empleados de Melbourne, la ciudad más afectada del país, regresaron a la oficina, según el Consejo de la Propiedad de Australia. En abril, más del 41% había regresado. En las ciudades menos afectadas por la pandemia, como Perth y Adelaida, las cifras de ocupación son del 70%, justo por debajo de los niveles anteriores a la pandemia. Los brotes todavía se producen de vez en cuando, lo que provoca restricciones temporales por parte del gobierno, y la frontera permanece cerrada, pero la mayoría de los australianos son libres de comer en interiores, reunirse en grandes eventos deportivos y volver al lugar de trabajo. A medida que las personas se adaptan a la vida sin la amenaza de la pandemia, la situación proporciona una indicación temprana de hacia dónde se dirige la gente de otros países.

Curiosamente, las empresas de Australia no están convergiendo en el mismo modelo de lugar de trabajo. Tras un año de cambios, algunos empleadores afirman que sus empleados sufren fatiga por los cambios y solo quieren la comodidad de una oficina familiar. Esta es una de las razones por las que el número de ocupación de oficinas subió tan rápido tras el fin de los cierres. Otros ven el fin de los pedidos para quedarse en casa como un catalizador para probar algo nuevo. El gigante australiano del software Atlassian anunciado recientemente que los empleados solo necesitarían ir a la oficina cuatro veces al año. En mis conversaciones con líderes empresariales y estrategas laborales del país, los modelos que utilizaban o estaban considerando normalmente se dividían en cinco categorías:

• Tal como estaba: Los empleados regresan a la oficina y reanudan su rutina normal de nueve a cinco. La oficina puede que sea un poco más higiénica y flexible, pero sobre todo es la oficina centralizada, como lo era antes de la pandemia.
• Sede del club : Un modelo híbrido en el que los empleados van a la oficina cuando necesitan colaborar y regresan a casa para centrarse en su trabajo. La oficina sirve como centro social, el lugar al que van las personas para reunirse, socializar y trabajar juntas.
• Trabajo basado en actividades: Los empleados trabajan desde una oficina, pero no tienen un escritorio asignado. En cambio, pasan el día moviéndose entre una variedad de espacios de trabajo, como salas de reuniones, cabinas telefónicas, escritorios compartidos y salas de estar. Antes de la pandemia, la mayoría de las oficinas australianas basadas en actividades tenían aproximadamente ocho escritorios por cada 10 personas (ya que la gente trabajaba a menudo en otros lugares de la oficina). Tras la pandemia, las empresas quieren reducir esta cifra hasta cinco escritorios entre 10 personas, anticipando que muchos de sus empleados estarán fuera de la oficina trabajando desde casa un par de días a la semana.
• Concéntrense y hablé: En lugar de ir a una oficina grande en el distrito central de negocios, los empleados trabajan desde oficinas satélite más pequeñas en los suburbios y barrios más cercanos a donde viven. Esto les ahorra el viaje a una oficina central y, al mismo tiempo, les proporciona las ventajas de la interacción cara a cara con sus colegas.
• Totalmente virtual: Los empleados trabajan desde casa (o desde cualquier otro lugar que deseen), lo que permite a las empresas deshacerse de los costosos arrendamientos y aprovechar lo que empezaron durante la pandemia.

Ninguno de estos modelos de lugar de trabajo es necesariamente nuevo. Incluso los conceptos de lugar de trabajo razonablemente radicales, como las oficinas virtuales, se probaron y pusieron a prueba mucho antes de la pandemia. Las principales empresas de tecnología, como Yahoo! , IBM y HP experimentaron con permitir a los empleados trabajar de forma totalmente remota antes de la pandemia. La agencia de publicidad Chiat/Day intento infructuoso adoptar el trabajo basado en actividades en 1993.

Si bien algunas empresas incursionaron en estos modelos antes de la pandemia, la mayoría no quiso probarlos. Hoy en día existe casi la expectativa de que las empresas prueben algo diferente. El CEO de JPMorgan, Jamie Dimon, fue criticado recientemente por anunciar sus planes de llevar a los empleados de vuelta a la oficina prácticamente tal como estaba y cancelar todas sus reuniones de Zoom. La mayoría de los líderes empresariales con los que hablé se enfrentaron a una decisión desconocida y sopesaron una gran cantidad de modelos de lugar de trabajo aparentemente viables con los que la mayoría no estaba necesariamente familiarizada hasta ahora.

Sopesando las opciones

Cada modelo implica su propio conjunto de compensaciones. El trabajo basado en actividades ahorra espacio, pero implica una transformación cultural significativa. El modelo de centrar y hablar suena lógico, excepto que implica dividir la fuerza laboral no por proyecto o función laboral, sino por ubicación geográfica. Y volver a la oficina «como estaba» es una idea reconfortante para muchos, pero solo les resultará familiar si la mayoría de la gente regresa. Pase lo que pase, parece que persistirá cierto grado de trabajo desde casa, lo que significa que habrá menos personas en la oficina, más llamadas telefónicas remotas y nada será «como antes».

Los propios empleados están divididos en cuanto a lo que quieren después. Para los trabajadores de oficina australianos, los modelos de lugar de trabajo más populares eran los modelos híbridos, que les daban la flexibilidad de trabajar tanto en casa como en la oficina (trabajo en club y basado en actividades). En el otro extremo del espectro, el trabajo totalmente remoto era la opción menos popular, ya que menos del 20% de las personas encuestadas trabajaban actualmente desde casa a tiempo completo en Australia.

También había diferencias demográficas significativas en lo que preferían los empleados. Las mujeres tenían muchas más probabilidades de valorar la flexibilidad de trabajar tanto en casa como en la oficina que los hombres. Era más probable que los gerentes quisieran volver a la oficina «tal como estaba» que los colaboradores individuales. Y los jóvenes estaban más abiertos al trabajo remoto que los empleados de más edad. Estas diferencias apuntan al peligro al que se enfrentan los líderes al tomar decisiones en el lugar de trabajo sin recopilar primero las opiniones de una serie de partes interesadas de la empresa.

La respuesta está dentro

Los líderes que estén sopesando estas posibles opciones laborales deberían tener en cuenta el propósito y la estrategia de su empresa, así como las preferencias y los estilos de trabajo de sus empleados. Una empresa de tecnología que pague una prima por las oficinas de un centro tecnológico y venda su producto en línea bien podría optar por convertirse en una empresa completamente virtual. Pero una pequeña empresa de diseño que utilice su oficina como sala de exposición y lugar de colaboración puede que prefiera el modelo de sede club. En cualquier caso, las empresas deben saber que lo que funciona para una empresa puede que no funcione para otra.

La pandemia está lejos de terminar. Incluso en Australia, todavía hay brotes y bloqueos, y parece que es poco probable que la frontera se vuelva a abrir por completo antes de 2022. Dado todo esto, puede parecer una época turbulenta para hacer cambios duraderos en el lugar de trabajo. Sin embargo, las empresas no pueden darse el lujo de dudar, porque estas decisiones ayudan a definir su camino para salir de la pandemia. Según la situación local de Covid, es posible que se necesiten contratiempos y ajustes. Pero como cualquier cambio estratégico, el éxito de la adopción de estos modelos depende de la capacidad del equipo directivo de elegir el camino a seguir y comunicar la visión.

Si hay una lección aprendida sobre el lugar de trabajo durante la pandemia, quizás no sea que trabajar desde casa fuera mejor o peor que trabajar desde una oficina, sino que cada una tenía sus ventajas. En el futuro, parece probable que las empresas no converjan en un solo modelo de lugar de trabajo, sino que vayan en muchas direcciones diferentes a medida que buscan modelos que se ajusten a sus necesidades empresariales. Es posible que echemos la vista atrás al lugar de trabajo anterior a la pandemia y pensemos que era extraño que las oficinas fueran prácticamente de talla única, que las sedes de un bufete de abogados, un periódico y una empresa de tecnología pudieran tener el mismo aspecto y funcionamiento prácticamente igual.