Cuatro cosas que pensaba que eran ciertas sobre la gestión del tiempo

No conozco a nadie que no tenga problemas para aprovechar al máximo su tiempo en el trabajo. ¿Cómo se mantiene al tanto de una bandeja de entrada desbordada? ¿Cómo hace el trabajo cuando le ocupan el día las reuniones? ¿Cómo puede obtener una lista de tareas en constante expansión? ¿Cómo encuentra tiempo para hacer una lista en primer lugar?

Para empeorar las cosas, hay muchos conceptos erróneos sobre a qué se reduce realmente la gestión del tiempo y cómo lograrlo. Analicemos algunas de las sugerencias más comunes y evaluemos si son realmente ciertas.

Se trata de gestionar su tiempo. Falso.

Gestión del tiempo es un nombre inapropiado, afirma Jordan Cohen, experto en productividad y autor de» Tómese tiempo para el trabajo que importa.» Dice que en realidad se trata de la productividad: «Tenemos que dejar de etiquetarlo como ‘gestión del tiempo’. No se trata del tiempo en sí, sino de lo productivo que puede ser». Lo compara con la diferencia entre hacer dieta y estar sano. «Puede hacer dieta todo lo que quiera», dice, «pero no necesariamente estará más sano». Del mismo modo, puede prestar mucha atención a la forma en que dedica su tiempo, gestiona el correo electrónico, etc., pero no necesariamente será más productivo.

Teresa Amabile, profesora Edsel Bryant Ford de Administración de Empresas en la Escuela de Negocios de Harvard y coautora de El principio del progreso, cuya experiencia en esta área proviene de la lectura de miles de diarios de trabajo de los trabajadores que documentaron sus dificultades para terminar su trabajo, dice que se trata más de gestionar su carga de trabajo general. Muchos directivos simplemente asumen demasiado. «Si no vigila los compromisos que ha asumido o está asumiendo, no hay ninguna técnica de gestión del tiempo que vaya a solucionarlo», afirma. Claro, esto puede ser un problema a nivel organizacional (muchos directivos sobrecargan a los miembros de su equipo), pero ella afirma que la mayoría de los profesionales tienen más control sobre su carga de trabajo del que admiten. «Es posible decir que no. Es posible negociar», afirma. Cohen está de acuerdo: «Si bien su agenda no sea la suya en sí misma, puede ser prudente con respecto a lo que va y cómo lo gestiona».

Solo tiene que encontrar el sistema o el enfoque correctos. Falso.

«Tener un sistema puede ser útil, pero hace falta más que eso», afirma Amabile. «Y lo que funciona para cada persona, como dedicar una hora y media a centrarse en el trabajo al principio del día, no necesariamente funcionará para otra persona». La clave es experimentar continuamente con técnicas. «Algunas cosas pueden funcionar o no en un contexto o situación en particular», afirma Cohen. Pruebe muchos enfoques diferentes — en serio pruébelos. No cambie la forma en que comprueba el correo electrónico durante una semana y lo declare fallido. Establezca métricas para medir el éxito, dedique tiempo al enfoque y considere la posibilidad de involucrar a otra persona (su jefe o un compañero de trabajo) para que le ayude a evaluar si realmente funcionó.

Tiene que dedicar tiempo al cambio. Un poco cierto.

Una persona con la que hablé dijo que su mayor desafío era encontrar tiempo para poner en marcha sistemas de gestión del tiempo. No tuvo uno o dos días que sentía que tenía que dejar de lado. Amabile dice que puede que esto no sea necesario: «Los pequeños ajustes pueden marcar una gran diferencia. El mejor enfoque es empezar con unas cuantas cosas pequeñas. El progreso en este contexto puede significar que se encuentre con algo de tiempo adicional cada día para reflexionar y pensar. Aunque solo sean 20 o 30 minutos más cada día, eso es un progreso». Pero depende de lo mala que sea su situación y de lo desesperado que se sienta. Amabile mencionó a una persona que decidió utilizar su semana de vacaciones para hacer una reforma importante para reducir el estrés. Analizó cómo utilizaba su tiempo, su nivel de compromiso y experimentó con algunas técnicas que la gente le había sugerido. «Sentía que las cosas se habían descontrolado tanto que quiso hacerse este regalo. Pero esa era una medida extrema que la situación extrema requería», afirma Amabile.

Depende de usted, y solo de usted, hacerlo bien. Un poco cierto.

Puede que esto sea cierto en parte. «No hay nadie que sea responsable de su productividad», afirma Cohen. En ese sentido, esto recae sobre sus hombros. Lo tiene claro: «Se espera que sea productivo, así que más vale que se encargue de este cachorro». Pero tanto Cohen como Amabile dicen que no puede hacerlo solo. «Si trabaja en una organización en la que hay presiones para obtener respuestas o plazos de entrega inmediatos en todas las solicitudes o no hay espacio para ningún tipo de holgura, es muy difícil gestionar el tiempo por su cuenta», afirma Amabile. Ella señala a La investigación de Leslie Perlow sobre los pequeños ajustes que puede hacer en cualquier entorno de trabajo. Aun así, puede que sea duro. «Las organizaciones, sin saberlo, le ponen muchos obstáculos para hacer su trabajo: estrategias poco claras y procesos torpes, por nombrar solo algunos», afirma Cohen.

Si esto le suena a su empresa, Amabile le sugiere que intente cambiar la cultura. «Insto a la gente a que dé marcha atrás de la manera que crean que será eficaz», afirma. Plantear preguntas como: «¿Cómo podemos ser más productivos aquí?» A menudo, esto puede ser más eficaz que centrarse en salir de su propio aprieto. «Tiene la responsabilidad de hacer retroceder a la organización», afirma. Cohen también cree que vale la pena hablar con la alta dirección, porque a menudo es más grande que cualquier otro gerente. «Requiere un rediseño de la forma en que se hace el trabajo, dónde se toman las decisiones, cómo se toman. Hay un límite que un sistema puede soportar», afirma.

Para el profesional solitario, controlar su carga de trabajo y su agenda es abrumador. Pero saber la diferencia entre lo que la gente dice que funciona y lo que realmente funciona puede ser el primer paso en la dirección correcta.