Cuatro estrategias para crear un lugar de trabajo híbrido que funcione

La pandemia mundial ha creado nuevos desafíos y oportunidades en casi todos los sectores y, a medida que la economía se reabra, la competencia será intensa. Los ganadores serán aquellos que entiendan con mayor claridad las necesidades de sus clientes, colaboren para identificar varias soluciones, prototipar, iterar y lanzar nuevas ideas al mercado. Esos comportamientos solo se producirán cuando las personas se unan en el nuevo y moderno lugar de trabajo.

Según todos los indicios, el futuro del trabajo es híbrido: El 52% de los trabajadores estadounidenses preferiría una combinación de trabajo desde casa y oficina, diciendo que tiene un impacto positivo en su capacidad de ser creativos, resolver problemas y construir relaciones. Los estudios globales nos dicen El 72% de los líderes corporativos planean ofrecer un modelo híbrido, y solo el 13% afirma que espera reducir su presencia inmobiliaria el próximo año, sugiriendo que las organizaciones seguirán aprovechando sus lugares de trabajo en un futuro laboral híbrido.

Pero hacer bien el híbrido será difícil. Decidir quién trabaja desde la oficina y con qué frecuencia es una cuestión compleja, y será diferente en cada organización. Si no se hace bien, podría amenazar la cultura, la colaboración y la innovación. Por el contrario, un lugar de trabajo híbrido bien ejecutado puede ser un imán que reúna a las personas y nos ayude a trabajar mejor que nunca.

Las organizaciones que ganen saben que los lugares de trabajo diseñados para las personas y la resiliencia de sus organizaciones les ayudarán a avanzar, aprender y seguir siendo competitivas. Para empezar, más de El 50% de las empresas estadounidenses planean poner a prueba nuevos espacios como parte de su regreso a la oficina este año, por ejemplo, reutilizando un café en un espacio social y de colaboración con mucha energía que se adapte mejor a los nuevos patrones de trabajo híbridos.

Como arquitectos y diseñadores de muebles de oficina que trabajan en las organizaciones más grandes del mundo, recomendamos a los líderes que piensen en cuatro enfoques de diseño al considerar su estrategia híbrida.

Trenza la experiencia digital y física

Como líderes de equipos globales, sabemos que cerrar la brecha entre los participantes presenciales y remotos es difícil, y el trabajo híbrido significa que inevitablemente habrá alguien que sea remoto, independientemente de cómo los equipos coordinen sus días en la oficina. Los colegas remotos pueden sentirse frustrados e incapaces de participar en condiciones de igualdad, lo que hace que se involucren menos. Esto es especialmente cierto en el caso de los trabajos creativos e innovadores, como la lluvia de ideas, que suelen utilizar pizarras analógicas u otros productos físicos que las personas del otro lado de la cámara tienen dificultades de ver plenamente.

La solución consiste en integrar los espacios físicos y la tecnología teniendo en cuenta tres conceptos clave: equidad, compromiso y facilidad.

Por ejemplo, actualmente, muchas salas de conferencias tienen una mesa larga con un monitor al final. Los asistentes presenciales se sientan alrededor de la mesa mientras los participantes remotos aparecen en una cuadrícula de pequeñas cajas, a menudo en la misma pantalla que cualquier contenido compartido.

Una forma de crear más equidad es dar a cada participante su propia pantalla, colocando los monitores en los carros rodantes que se puedan mover fácilmente. Los equipos pueden invitar a un colega remoto a una sesión de trabajo o sentarse a la mesa. Muchos sistemas de software ahora le permiten dividir a las personas y el contenido en pantallas distintas.

Para participar plenamente, las personas necesitan una visión clara entre sí y con el contenido. Diseñar para la participación de los empleados en el espacio digital y físico significa pensar como un director de cine: luces, cámara, audio, contenido. Algunas soluciones que estamos viendo son mesas angulares o móviles, iluminación adicional, altavoces adicionales, micrófonos de habitación y marcadores y pantallas fáciles de mover.

Además, investigación nos dice que más personas se conectarán a una reunión con sus dispositivos individuales, así como con la tecnología de la sala. Las amplias fuentes de alimentación, las pizarras blancas y una variedad de soluciones de software contribuirán a una experiencia de colaboración híbrida más fácil y fluida para las personas.

Invertir espacios cerrados y abiertos

Es hora de replantearse el plan abierto. Durante décadas, las estaciones de trabajo individuales se han vuelto más abiertas con una densidad cada vez mayor, mientras que las reuniones se celebran en salas de conferencias cerradas. A medida que la gente regrese a la oficina, estos espacios comenzarán a cambiar. Las reuniones se celebrarán con más frecuencia en espacios abiertos con límites móviles y el trabajo con enfoque individual se realizará en espacios cerrados, como cápsulas o enclaves pequeños.

Los espacios de colaboración abiertos son intrínsecamente más flexibles porque no requieren funciones fijas en su diseño, por lo que pueden transformarse y cambiar a medida que surjan nuevos patrones de trabajo. La innovación, la resolución de problemas y la creación conjunta suelen utilizar enfoques ágiles, por ejemplo, reuniones rápidas de pie que requieren contenido visible y persistente que se puede organizar en espacios abiertos, definidos por un mobiliario flexible, tecnología de fácil acceso y otros elementos de diseño.

Mientras tanto, los espacios individuales necesitarán más cerramientos para ofrecer los diferentes niveles de privacidad visual y acústica que la gente espera cuando trabaja desde casa. Las videollamadas se realizan en todas partes, por lo que las carcasas (pantallas, paneles, cápsulas) permitirán a las personas centrarse y mitigar las interrupciones.

Cambiar de fijo a fluido

Los edificios se construyen para ser permanentes, mientras tanto, el ritmo de los negocios y los cambios siguen acelerándose. Podemos ver cómo las tensiones entre lo lento y lo rápido surgen con el auge de las ventanas emergentes y los modelos de coworking, con la demanda de plazos de arrendamiento más cortos. La mayoría de las empresas que tienen bienes raíces se preguntan cuánto espacio necesitamos.

El futuro híbrido busca un lugar de trabajo más fluido que pueda adaptarse a medida que cambien las necesidades. Esto no solo acelera la innovación y promueve la cultura de la organización, sino que también garantiza que el sector inmobiliario esté siempre optimizado. En Steelcase, hemos optimizado nuestro propio espacio mediante el diseño de un área abierta que permite reuniones híbridas por la mañana, se convierte en cafetería a la hora de comer, alberga un ayuntamiento por la tarde y se puede alquilar para un evento nocturno.

Equilibre el trabajo entre «nosotros» y «yo»

La pandemia nos ha hecho replantearnos el propósito y el significado de la oficina y muchos líderes han llegado a la conclusión de que la oficina es un lugar para el trabajo colaborativo. Instituto de Investigación de Gensler, realizada en el apogeo de la pandemia, muestra que los empleados a tiempo completo que trabajaban desde casa vieron una caída del 37% en el tiempo medio de colaboración. Como resultado, los líderes se centran, con razón, en impulsar la colaboración y Investigación de Steelcase muestra que casi dos tercios de los líderes quieren aumentar los espacios para las formas de colaboración presencial e híbrida.

Pero la colaboración no se basa solo en el trabajo en grupo, de hecho, también necesita soledad. La colaboración eficaz se produce cuando hay un flujo y reflujo de personas que se unen para trabajar en equipo y, luego, se separan para centrarse de forma individual, procesar sus ideas y hacer un seguimiento de las tareas asignadas. Demasiado tiempo juntos, sin suficiente tiempo de concentración individual, puede llevar a pensar en grupo, por lo que es importante que el péndulo no se mueva demasiado lejos diseñando oficinas que tengan que ver con el «nosotros» y no equilibren la necesidad de espacios para «mí».

El jurado aún no sabe si trabajar desde casa es más productivo o no, pero el año pasado, los empleados declaran niveles de productividad más altos cuando su casa les permite trabajar sin interrupciones. También debemos ofrecer lugares con la privacidad adecuada en la oficina y los empleados deberían poder moverse fácilmente de un tipo de trabajo a otro sin tener que ir de un lado a otro del campus ni quedar obsesionados con una tecnología complicada.

La oficina a la que volvemos debe ofrecer a las personas una experiencia mejor que la que tienen en casa y eso significa ofrecer a los empleados la combinación adecuada de espacios para los tipos de trabajo que tienen que realizar. Las organizaciones que eligen un enfoque de «esperar y ver qué pasa» corren el riesgo de frustrar a sus empleados, que se dan cuenta de que la antigua oficina no apoya las nuevas formas en que actúan, lo que pone en peligro las ventajas competitivas de unir a las personas. Las personas cuyas organizaciones avancen y creen lugares de trabajo que se adapten, sean flexibles y prosperen atraerán y retendrán a los mejores talentos y se beneficiarán de la innovación y el crecimiento. La futura oficina será una ventaja competitiva para las organizaciones que aprovechen este momento.

Cuando volvamos todos a la oficina, no será lo mismo, y eso es bueno.