Tres formas de hacer más ahora mismo

Cat Yu para HBR

Cuando necesito hacer algo con prisa, utilizo tres tácticas de gestión del tiempo para maximizar el tiempo disponible y concentrarme mejor. Por ejemplo, cuando regresé a casa el año pasado de mi despliegue militar activo, tuve que readaptarme rápidamente a mi trabajo corporativo y ponerme al día con las prioridades y los plazos del equipo. Mientras tanto, mi actividad secundaria como productor musical profesional era llamar. Tenía poco tiempo para grabar mi siguiente proyecto, una ópera de jazz sobre la crisis financiera europea, o me arriesgué a tener que esperar varios meses para encontrar una cita que funcionara para los músicos y el estudio.

En solo dos meses, generé importantes ingresos para mi empresa y grabé con éxito a 25 músicos y cantantes. Así es como lo hice:

**Siga una dieta de noticias

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El 9 de noviembre apagué la señal de CNN de mi ordenador, bloqueé sitios web de noticias en mi portátil y teléfono móvil, borré las aplicaciones de Facebook, Twitter y LinkedIn de mi teléfono, evadí todos los quioscos de mi camino al trabajo y evité todas las conversaciones sobre la actualidad. Seguía una dieta periodística completa. Tenía que centrarme intensamente en la grabación de mi ópera, en la que tocaba el bajo, y hacía casi un año que no practicaba mi instrumento.

Calculé que pasaba al menos dos horas al día consumiendo los medios de comunicación. Son 16 horas a la semana o 64 al mes, tiempo suficiente para practicar un instrumento. Aproveché mi tiempo recién descubierto para ensangrentarme los dedos con el contrabajo para que los callos se formaran a tiempo para estar en forma para la grabación; desarrollé partes y piezas para la ópera; y revisé y mejoré el libreto y la partitura. Y sí, la grabación salió muy bien y también se me curaron los dedos.

Si bien creo que una ciudadanía informada es esencial para que una democracia funcione, excluirse del ciclo de noticias durante períodos breves puede ayudarle a encontrar tiempo suficiente para escribir un libro o organizar una ópera. Al no leer las noticias, puede concentrarse en producir artículos que salgan en las noticias dentro de muchos años.

**Haga que su teléfono sea menos atractivo

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Incluso después de excluirme de las noticias, seguía consultando mi teléfono para ver llamadas perdidas, correos electrónicos y mensajes de texto. En mitad de las reuniones con los clientes, echaba un vistazo furtivo a mi teléfono para ver si había recibido alguna comunicación. Ser adicto al teléfono me hizo estar menos presente en estas reuniones, lo que puso en peligro mi capacidad de pensar críticamente sobre el trabajo que estábamos realizando.

Me separé de mi teléfono móvil poniéndolo en modo escala de grises (aquí le mostramos cómo hacerlo para Android y iOS). Cuando cambié mi teléfono de color a blanco y negro, fue como si hubiera hecho un cambio mental: ya no me atraía mi teléfono. Parecía obsoleto y menos vibrante, como un remanente de un episodio temprano de El programa de Andy Griffith. Con el tiempo, dejé de revisar mi teléfono de forma compulsiva, lo que me permitió concentrar mi atención en atender a mis clientes y pensar en cómo conseguir ingresos adicionales.

**Retrasar sus correos electrónicos

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Al retrasar el envío de sus correos electrónicos, marca el ritmo de sus comunicaciones y no se deja atrapar por las idas y venidas de una conversación inmediata. Antes de ir al estudio de grabación, escribí unas cuantas docenas de correos electrónicos y los espacié en varios días para que llegaran al destinatario en el momento adecuado. Por ejemplo, programé un informe semanal del equipo para que se entregara el miércoles por la noche, cuando estaba grabando la música de fondo de un aria de ópera.

Puede controlar cuándo y con qué frecuencia recibe los correos electrónicos programando cuándo quiere que se entreguen los correos electrónicos (aquí le explicamos cómo hacerlo en Microsoft Outlook). Su bandeja de entrada es la lista de tareas de otras personas para usted; no deje que las tareas pendientes de otras personas lo distraigan a todas horas. Si alguien realmente necesita ponerse en contacto con usted de inmediato, debería utilizar un método de comunicación diferente.

Con estas tres tácticas extremas que ahorran tiempo, encontrará tiempo de sobra para emprender y terminar otro proyecto importante, ¡y quizás incluso ganarse el telón! Desde que cumplí mis objetivos, he vuelto a usar mi teléfono en modo color para poder disfrutar más de la mensajería con los amigos. Y aunque me ha gustado mi dieta periodística, he empezado a leer algunos titulares de nuevo. En cuanto a retrasar el envío de los mensajes de correo electrónico, lo he convertido en una práctica imperecedera porque me ha parecido muy útil para gestionar y asignar el tiempo disponible.