Cómo dar comentarios negativos a sus subordinados directos

Patrick estaba sorprendido. Llevaba seis años trabajando en su empresa y siempre había recibido críticas positivas. Pero todo cambió cuando consiguió un nuevo gerente. De repente, recibía comentarios negativos a diestra y siniestra. Le dijeron que era desorganizado, que se le daba mal la gestión de grandes proyectos y que no tenía un comportamiento profesional en las llamadas. Hasta ahora, Patrick pensaba que se postularía para un ascenso. ¿Por qué acaba de enterarse de todo esto?

Si ha estado en la misma situación que Patrick, entonces sabe lo abrumador y doloroso que puede ser recibir comentarios negativos sorpresivos. También sabe que, la mayoría de las veces, situaciones como esta se pueden evitar. Si el exjefe de Patrick hubiera sido más honesto, Patrick podría haber abordado muchas de sus áreas de desarrollo antes. Pero, lamentablemente, para la mayoría de los directivos, saber cuándo y cómo dar comentarios constructivos es un gran desafío. Esto es especialmente cierto si dirige un equipo por primera vez.

Como nuevo gerente, no se deje convertir en el tipo de jefe que (como el exjefe de Patrick) hace que sus empleados fracasen ocultando críticas constructivas. Al final, su evitación perjudicará a todos los involucrados. Por eso es tan importante aceptar el desafío e iniciar conversaciones difíciles con sus comentarios.

Estos son algunos consejos que le ayudarán a superar el proceso.

Primero, comprenda por qué no debe retrasar la conversación.

Si es reacio a los conflictos, puede ser difícil motivarse para mantener conversaciones con comentarios negativos con sus subordinados directos, incluso cuando se necesitan desesperadamente. Aun así, no puede dejar que sus miedos afecten al crecimiento de sus empleados. He aquí por qué no debe esperar a dar comentarios constructivos a su equipo.

1) Los comentarios negativos dan tiempo a sus subordinados directos para cambiar.

En su cabeza, podría ser más fácil posponer la retroalimentación dura hasta una evaluación del desempeño o hasta que su empleado reciba un plan de mejora del desempeño (PIP). Pero esperar para dar su opinión solo significa que su empleado tardará más en mejorar; no puede hacer cambios si no sabe lo que está haciendo mal. Además, esperar a integrar los comentarios negativos en un PIP probablemente no dé a su empleado tiempo suficiente para procesar la información y cambiarla antes de que lo despidan. Con un pie ya fuera de la puerta, podría incluso desmotivarlos a actuar en función de sus comentarios. Es una situación en la que todos pierden tanto para su empleado como para la organización.

2) Tener estas conversaciones con regularidad puede mitigar las reacciones emocionales fuertes.

Piénselo: ¿Le gusta que le sorprendan las noticias negativas repentinas? ¿Qué tan bien controla sus emociones en esas situaciones? Cuando los comentarios constructivos están atrasados, las emociones negativas más comunes que vienen con esas conversaciones se pueden amplificar. La persona puede sentirse sorprendida, avergonzada, traicionada e incluso a la defensiva. En lugar de poder tomar los comentarios constructivos y hacer los cambios que sugirió, puede que simplemente se cierren.

3) Cuando se entregan con cuidado, los comentarios negativos pueden minimizar cualquier daño a la autoestima de su empleado.

Su identidad en el trabajo desempeña a menudo un papel esencial en su vida. Cuando esa identidad se ve puesta en tela de juicio por el retraso de los comentarios negativos, puede afectar a todo lo que lo rodea, incluida la forma en que se ve a sí mismo.

Llévese a Patrick. Pensaba que quería un ascenso, pero los comentarios que recibió demostraron lo contrario. Alguien en su posición probablemente empezar a dudar ellos mismos como resultado y se preguntan qué más no saben. Puede que incluso se pregunten qué piensan los demás a puerta cerrada o se pregunten si son realmente buenos en algo.

Cómo dar comentarios constructivos

Entonces, ¿cuándo exactamente debe dar un comentario constructivo y cómo lo hace? La clave es ser coherente y dar comentarios de manera que honren a la persona que tiene delante. Los siguientes pasos también pueden hacer que estas conversaciones le resulten más fáciles.

1) Cree un proceso.

En lugar de esperar a dar su opinión, cree un sistema que le ayude a dar sus comentarios críticos a tiempo. Las conversaciones individuales son el momento ideal para dar su opinión.

Asegúrese de programar reuniones periódicas con sus subordinados directos (semanales o quincenales) y de hacer de los comentarios una parte coherente de sus conversaciones. Si siempre está en la agenda, ambos sabrán que deben esperarlo y prepararse para ello. También puede mantener una lista actualizada de los comentarios positivos y negativos que ha recibido de otras personas sobre su subordinado directo y añadirlos a la conversación. Recuerde dar comentarios constructivos siempre en un entorno privado, nunca en público.

2) Reúna un poco de coraje.

Incluso si se ve a sí mismo como una persona valiente, las conversaciones difíciles requieren un tipo diferente de coraje: el coraje de las palabras. Si ser directo y honesto no es fácil para usted, primero experimente con algunas situaciones de menor riesgo para aumentar su coraje.

Intente dar su opinión a un compañero en quien confíe y sepa que apreciará su opinión. O podría practicar dar comentarios a un amigo o familiar. Incluso podría decirles que está trabajando para mejorar en esta área y preguntarles qué opinan de los comentarios por su parte. En la mayoría de los casos, descubrirá que la persona y la situación se beneficiaron de que compartiera cómo se pueden hacer las cosas mejor. Esto le ayudará a tener coraje para mantener esas conversaciones críticas con sus subordinados directos.

3) Céntrese en la «retroalimentación».

Los comentarios se centran en las acciones del pasado y en las cosas que salieron mal. El pasado está en el pasado y no se puede cambiar. «Feedforward» es una evolución de la retroalimentación tradicional que se centra en lo que se puede hacer en el futuro. Durante su conversación, trate de centrarse lo más posible en la «retroalimentación», discuta la posibilidad de un cambio y de mejores resultados en el futuro. Dado que «retroalimentación» aborda cosas que aún no han sucedido, puede percibirse como más objetiva e impersonal.

Por ejemplo, los comentarios pueden ser del tipo: «Quiero hablar sobre su presentación de esta mañana. Faltaba en las imágenes de los datos y también le faltaba un posicionamiento sólido». La retroalimentación, por otro lado, puede sonar como: «Basándome en su presentación de esta mañana, quería hablar con usted sobre las formas en que su presentación de diapositivas podría tener un impacto aún mayor la próxima vez. ¿Por qué no intenta añadir más datos visuales y adoptar una posición más fuerte en todo momento?» Tenga en cuenta que los comentarios se basan más en las palabras negativas ( «fallaron», «faltaron»), mientras que los comentarios futuros se centran más en los resultados positivos de hacer un cambio.

4) Tenga un guion y prepárese.

Nuestros cerebros son instrumentos poderosos, programados para protegernos. Cuando recibimos comentarios constructivos, es natural que nuestro cerebro los bloquee para protegernos de sentirnos heridos. Si quiere que sus subordinados directos lo escuchen realmente, debe ayudarlos a sentirse seguros entregándoles sus comentarios con cuidado.

Para ello, inicie siempre la conversación explicándole por qué quiere dar su opinión a esta persona. Reitere que está ansioso por ayudarlos a crecer y que está de su lado. Luego, comparta un comentario positivo: ¿qué acciones le gustaría que repitieran en el futuro? A continuación, comparta el feedback y exprese lo que podrían hacer mejor la próxima vez. Termine la conversación preguntándoles qué es lo que harían de otra manera y ofrézcale su ayuda.

Tener un guion que diga exactamente lo que quiere decir puede facilitar un poco la conversación para usted y sus subordinados directos. He aquí un ejemplo de lo que podría decir:

Hola Adam,

Gracias por tomarse el tiempo para hablar sobre la reunión con el cliente que tuvimos esta mañana. Para mí era importante que tuviéramos tiempo para hablar porque quiero que tenga éxito y quiero que pueda hacer su mejor trabajo.

Hizo un trabajo excelente al establecer una conexión rápida con el cliente. Su habilidad para construir relaciones sólidas rápidamente lo convierte en una gran ventaja para este equipo.

La próxima vez, estaría bien que enviara una agenda con antelación. Eso nos ayudaría a todos a mantener el rumbo y a tener una reunión productiva. También debería tratar de recopilar más información básica sobre el sector y los desafíos del cliente antes de la reunión para que podamos hablar adecuadamente.

¿Qué otras ideas tiene para nuestra próxima reunión con un cliente y en qué puedo apoyarlo?

Asegúrese de practicar la conversación en voz alta y hacer cambios hasta que se sienta clara y afectuosa.

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A medida que avance en este proceso, es importante recordar que dar su opinión no tiene que ver con usted. Siempre debe tener que ver con la otra persona. Puede cambiar radicalmente la vida profesional (y quizás personal) de una persona si es honesto con ella en el momento adecuado.

Uno de mis clientes por fin se armó de valor para dar comentarios difíciles. Si bien era difícil de dar y de oír, después de pensarlo un poco, la persona que lo recibía dijo: «Ojalá alguien me lo hubiera dicho hace 10 años». Tiene el poder de ser la persona que hace el bien en el mundo hoy, no dentro de 10 años.