Establezca estos 5 límites antes de irse de vacaciones

Un cliente mío, «Steve», no se había ido de vacaciones de verdad en más de 10 años. Claro, había viajado con su familia. Pero como alto ejecutivo de operaciones, siempre sintió que tenía que permanecer conectado porque, inevitablemente, surgía algo mientras estaba tumbado en un sillón en algún lugar alejado de la oficina. Así que revisaba su correo electrónico cada mañana y cada noche, atendía las llamadas que necesitaba y trabajaba sus «vacaciones» en torno al trabajo, es decir, hasta que se agotó. «Volví a la misma cinta sin recargarla. Mi nivel de energía seguía bajando con cada vacación perdida y, luego, tocaba fondo». Se dio cuenta de que apenas podía levantarse de la cama, temía los lunes por la mañana y no tenía paciencia con sus hijos. «No me gustaba quién era ni cómo estaba con mi familia o en el trabajo».

Desconectarse del trabajo durante las vacaciones suena mucho más fácil de lo que realmente es. La cultura de algunas empresas puede esperar que se mantenga conectado, responda a los correos electrónicos o asista a las reuniones para que el negocio siga adelante. Sin embargo investigación y comentario que se remonta a la década de 1910 demuestra que tomarse vacaciones (es decir, desconectarse por completo del trabajo) es fundamental para reducir el agotamiento, aumentar la energía y el compromiso y mejorar la salud y el bienestar en general, lo que a su vez se traducirá en una productividad más constante.

Entonces, ¿cómo se separa del trabajo durante sus vacaciones para conseguir todos estos beneficios? Estos son cinco consejos para establecer límites firmes de una manera profesional.

Proporcione un plan

Una vez que se aprueben sus vacaciones, dígale a su gerente que no estará disponible durante su tiempo libre. No tiene que decir a dónde va ni a qué se dedica, sino que dedique tiempo a explicar cómo el tiempo libre beneficiará a la empresa a su regreso. Por ejemplo, ¿la energía que gana al estar desconectado le permitirá despejar la cabeza para poder centrarse mejor en el gran proyecto que se avecina?

Esta conversación también debe incluir un plan para que su gerente o sus colegas cubran su ausencia. Prepare este plan en un documento, especialmente si se va a tomar unas vacaciones largas. ¿Quién es el contacto de emergencia para qué asuntos? ¿Quién se asegurará de que se completen todos los envíos? Pregúntele a su gerente si necesita algo aparte de lo que ha preparado. Cuanto más colabore con ellos para prepararse para las vacaciones, menos se estresarán por la cobertura y más probabilidades tendrá de disfrutar de su tiempo libre sin interrupciones.

Programe su tiempo libre

Puede que haya introducido sus vacaciones en el sistema de seguimiento de su empresa, pero su gerente no va a recordar cuándo son sus vacaciones semanas o meses después. Y sus socios multifuncionales no sabrán que está fuera de la oficina hasta que su respuesta automática les responda cuando traten de ponerse en contacto con usted. Así que, tan pronto como se aprueben sus vacaciones, envíe una invitación de «todo el día» a su gerente, a los miembros del equipo y a las partes interesadas interdisciplinarias que diga: «[Su nombre] OOo, no disponible». Esto les permitirá prepararse para que esté inaccesible y comunicarle cualquier necesidad antes de su partida.

Enviar avisos previos a las reuniones permanentes

No se limite a rechazar las reuniones permanentes la semana de sus vacaciones. Envíe correos electrónicos para que las personas que dirigen esas reuniones sepan que no va a estar allí y pregúnteles si necesitan algo de usted antes de partir. Esto demuestra que es responsable ante sus socios y le da la oportunidad de informarles de que no estará disponible ni presente. Si la reunión es a través de Zoom, Microsoft Teams u otra plataforma de comunicación, pida al líder que grabe la reunión para usted si necesitará la información cuando regrese. Si la reunión es presencial, pídale al líder que le envíe notas y resalte las áreas que necesite abordar cuando regrese.

Maximice su notificación fuera de la oficina

La mayoría de las personas no pueden dejar su trabajo sin que otra persona recoja su trabajo o responda a las emergencias. Es fundamental que deje claro en su respuesta automática fuera de la oficina quién estará disponible en su ausencia. Asegúrese de que la redacción es firme pero profesional. Si es blando con su mensaje, por ejemplo, al decir que «tardará en responder», sus colegas esperarán que responda. La notificación de salida de la oficina debe indicar que no tendrá acceso al correo electrónico y que no estará disponible hasta que regrese el [X] día.

Póngase en contacto con su gerente para saber con quién se debe contactar en caso de emergencia y quién se ocupará de otras consultas importantes pero no urgentes. Incluya la información de contacto de cada persona que responderá a cualquier consulta en su nombre mientras esté fuera. Y si utiliza un canal de comunicación como Slack, el chat de Zoom o el chat de Microsoft Teams, proporcione allí también la misma información sobre su estado.

Enviar un último recordatorio

La semana anterior a sus vacaciones, envíe un correo electrónico a su gerente, a los miembros del equipo y a las partes interesadas interdisciplinarias informándoles cuándo estará de vacaciones y la fecha en que regresará. Recuérdeles que no estará disponible y que no responderá a los correos electrónicos ni a las llamadas. Si es necesario, dígales dónde pueden encontrar la información que puedan necesitar y quién responderá durante su ausencia. Este tipo de recordatorio demuestra su profesionalismo proactivo y su comprensión de que el negocio continúa mientras usted no está. También ayudará a reducir cualquier problema sin resolver al que tenga que hacer frente cuando regrese.

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Los colegas lo respetarán por establecer límites claros cuando esté de vacaciones y por ser proactivo de antemano para garantizar que están preparados para el éxito. Lo más importante es que, una vez que establezca los límites, ¡asegúrese de respetarlos! No lea los mensajes de texto ni los correos electrónicos, porque una vez que abre la puerta del trabajo, es casi imposible volver a cerrarla.

En cuanto a Steve, puso en práctica estos consejos y el mes pasado se fue una semana para pasarla con sus hijos, y no respondió ni un correo electrónico ni llamó ni asistió a ninguna reunión. La desconexión total marcó una enorme diferencia en su energía y compromiso, no solo en el trabajo, sino también en su vida familiar. «Regresé refrescado, como si estuviera preparado para abordar cualquier cosa, incluso la lista de cosas por hacer en casa. Y lo que es más importante, mis hijos me dijeron que disfrutaban más del tiempo conmigo porque yo podía divertirme de verdad». Bromea diciendo que oficialmente es un adicto al trabajo reformado porque los beneficios son demasiado grandes como para ignorarlos. ¿Está en su lista de tareas pendientes ahora? Planeando unas vacaciones de verano en las que pueda volver a desconectarse por completo.