¿Es «asistente ejecutivo» la profesión adecuada para usted?

Nada de mi carrera era predecible. En 1975, cuando me gradué en la Universidad de Rutgers con un título en Teatro y Literatura Inglesa, mi sueño era ser actriz, no asistente. Esos sueños duraron unos tres meses antes de que la frustración de los rechazos me llevara a buscar trabajo detrás del telón. Decidido a dedicarme de alguna manera al mundo del espectáculo, empecé a trabajar en las taquillas del teatro vendiendo entradas.

En un millón de años, nunca pensé que ese trabajo, ganar 4,25 dólares la hora, me llevaría a trabajar para una estrella de cine como su asistente personal y ejecutiva, lo que me llevó a escribir un libro sobre la experiencia, que luego me llevó a que me contrataran en 14 países para enseñar a otros a ser los mejores asistentes. Pero lo hizo.

En 1985, un colega me habló de un trabajo en un pequeño teatro de Montclair, Nueva Jersey, no muy lejos de donde crecí. La persona a cargo era Olympia Dukakis, la directora artística productora y futura actriz ganadora del Óscar. Diez meses después de trabajar juntos, la eligieron para coprotagonizar la película junto a Cher, Nicolas Cage y Danny Aiello Golpeado por la luna.

Mientras Olympia rodaba la película en Toronto, necesitaba a alguien que coordinara las comunicaciones con el personal del teatro en Montclair. Me eligieron para ocupar este puesto y me desempeñé como «central de comunicaciones», que era básicamente un puesto de asistente. En ese momento, no sabía que había un nombre para lo que hacía.

Películas como «El diablo viste de Prada» y «De nueve a cinco», junto con series de televisión como «Mad Men» y «La oficina», contribuyen a ideas obsoletas sobre lo que hacen los asistentes.

Al principio, ninguno de los dos podría haber previsto que nuestro trabajo juntos duraría 25 años. A menudo bromeábamos diciendo que pasábamos más horas juntos que con nuestras familias. Qué bueno que nos gustáramos tanto. Nuestro vínculo, nuestra confianza y nuestra asociación y amistad respetuosas son los de muchos equipos de líderes y asistentes que tienen éxito.

Hoy en día, la miríada de títulos para puestos de asistente dificulta tener claridad sobre lo que hacen realmente las personas en este puesto. La descripción del puesto de «asistente ejecutivo» en una empresa puede tener un aspecto muy diferente en otra empresa. En mi caso, la conclusión era que Olimpia necesitaba a alguien que la ayudara a organizar su ajetreada vida y yo necesitaba un trabajo. Esa es una explicación tan buena como cualquier otra, ya que ayudar a alguien no es un papel talle único.

Si está pensando en trabajar como asistente ejecutivo (EA), piense en alguien que lo ha hecho durante más de dos décadas: tiene que tener los ojos bien abiertos sobre lo que realmente implica este trabajo.

Según mi experiencia, esto es lo que debe saber.

El tema de la percepción de los asistentes ejecutivos existe.

Los asistentes ejecutivos de todo el mundo están de acuerdo en que hay un problema de percepción sobre el puesto que afecta directamente al nivel de respeto, o falta de él, por la obra. Estas imágenes de mujeres yendo a buscar café, escribiendo y contestando el teléfono mientras se liman las uñas son anticuadas pero están presentes, se aferran obstinada y exasperantemente a sus raíces en la década de 1960.

Como resultado, los EA se confunden por parte de otros sobre lo que implica su trabajo en 2022. A veces hay una creencia totalmente incorrecta y persistente de que ser una EA es «fácil y cualquiera puede hacerlo», lo que se traduce en salarios más bajos y una disminución de las responsabilidades. Esto es especialmente problemático cuando estas percepciones vienen de dentro, de los líderes y del personal de recursos humanos.

En el mundo globalizado actual, a los EA que trabajan para ejecutivos de alta dirección se les conoce como el brazo adecuado para los líderes, la columna vertebral de las empresas y el rostro de la cultura empresarial.

Si bien un título universitario no es necesario para ser un asistente estelar, sí lo son una sólida experiencia, una alta inteligencia emocional, habilidades tecnológicas avanzadas y una red asesina. La profesión es Del 93 al 97% de mujeres y aunque estas mujeres son las que mantienen empresas enteras unidas, no es probable que se pongan sus cuernos al respecto. Ahí radica la desconexión entre la percepción y la realidad. Los resultados del trabajo de un EA pueden parecer magia invisible y silenciosa, pero le aseguro que no es nada mágico. Es un trabajo claro y duro que más gente necesita ver, oír y reconocer.

Lo que realmente hacen los EA en un mundo de FMH después de una pandemia.

A principios de la década de 2000, recuerdo un titular sobre EA que decía: «Estas son las personas que quiere que estén a su lado en el apocalipsis». Todos los principales EA tienen lo que yo llamo el «Factor X», la receta secreta de las habilidades innatas y aprendidas que hacen que tengan un valor incalculable para sus líderes.

Debido a las exigencias del lugar de trabajo posterior a la pandemia, se pide a los asistentes que utilicen sus habilidades tecnológicas para facilitar las reuniones en línea, sus habilidades de organización y calendario para gestionar hábilmente horarios complicados en numerosas zonas horarias y sus habilidades interpersonales para ayudar a determinar qué candidatos se adaptan mejor a la cultura de sus organizaciones.

Muchos EA se encargan de la gestión de proyectos, la organización de viajes, la planificación de eventos y la creación de documentos de junta.

Otras cualidades y habilidades esenciales que poseen los mejores EA son:

• Muy organizado
• Solucionador de problemas creativo: se enorgullece de salvar el día
• Puede encontrar cualquier dato en cinco minutos o menos, sin importar dónde se encuentre
• Habilidades avanzadas de calendario: ¿alguien quiere Tetris?
• Tener una actitud de hacer lo que sea necesario para hacer un trabajo
• Genial en una crisis (¿recuerda ese apocalipsis?)
• EQ avanzado: puede leer bien a la gente
• Discreto, digno de confianza y ético
• Ingenioso/tiene una gran red de expertos
• Proactivo y capaz de tomar la iniciativa
• Tiene acceso a la bandeja de entrada del correo electrónico del líder y la gestiona para él
• Puede escribir con la voz de su ejecutivo
• Experto en tecnología; puede crear documentos, hojas de cálculo o presentaciones de PowerPoint de alta calidad

Los principales EA son expertos en la materia de élite en sus empresas, a los que a menudo se hace referencia como la «oficina de Google». Además de eso, ven a la vuelta de las esquinas y, a menudo, pueden leer la mente anticipándose a lo que los demás quieren que se haga, o ni siquiera saben que quieren que se haga hasta que la EA lo haga.

En el mundo globalizado actual, a los EA que trabajan para ejecutivos de alta dirección se les conoce como el brazo adecuado para los líderes, la columna vertebral de las empresas y el rostro de la cultura empresarial. Son los ojos, los oídos y el pegamento de la organización. Como tal, ocupan un puesto muy importante que merece respeto, reconocimiento, formación continua y paquetes de compensación justos.

Según mi experiencia enseñando a los mejores asistentes del mundo, les encanta lo que hacen y ven el trabajo como su vocación y su profesión comprometidas. Tienen un «corazón de servicio» que late en su interior que los impulsa a trabajar de forma creativa y a hacer todo lo posible cada día en apoyo de sus líderes. Eso fue cierto para mí. Solo usted sabe la respuesta para usted.

Los profesionales

1) No necesita un título universitario.

A la luz de la Gran Renuncia, abundan los puestos de trabajo para los EA cualificados y los salarios están aumentando. Se convoca 2022» El año del empleado» porque la demanda es alta.

Hasta la pandemia, una fuente de gran frustración entre los EA era el requisito de título en las ofertas de trabajo. Los mejores ayudantes sabían que lo que más importaba eran las habilidades informáticas actuales y nítidas, que un título obtenido hace 20 años.

El mercado laboral actual es tan ajustado para los EA cualificados que muchos reclutadores están empezando a colaborar con RRHH y los líderes para obtener un título universitario». preferido» en lugar de «requerido».» Los gerentes de contratación han descubierto que el requisito del título ha provocado la autoeliminación e impide que los candidatos con talento se postulen a puestos de trabajo. Con escasez de talento, esto no es bueno.

2) Consiga un asiento en la mesa.

Ya sea que usted y su ejecutivo trabajen de forma presencial, híbrida o totalmente remota, como EA, puede sentarse a la mesa con los responsables de la toma de decisiones de su empresa u organización. Los principales EA ahorran tiempo a sus líderes, lo que también significa ahorrar mucho dinero. Funcionan como socios comerciales estratégicos que aportan valor al aumentar la productividad.

En el mundo posterior a la pandemia, los EA de la alta dirección suelen ser vistos como parte del equipo de liderazgo ejecutivo (ELT). Se respetan su experiencia y sus habilidades y, como tal, sus opiniones son valoradas y solicitadas.

3) Acceso definitivo. Puede desarrollar sus habilidades de liderazgo (y también viajar).

Cuando los líderes aprovechan al máximo, los EA tienen la oportunidad de flexionar su fuerza de liderazgo e influir de muchas maneras. La mayoría tiene acceso a la bandeja de entrada del correo electrónico de sus ejecutivos. Algunos EA asisten a ciertas reuniones en lugar de sus ejecutivos. Otros EA apoyan a la empresa participando y coordinando la incorporación, las entrevistas, la planificación de la sucesión y la formación. Este tipo de asociaciones requieren altos niveles de acceso y confianza.

En algunos puestos, el puesto ofrece viajes nacionales e internacionales, exposición a líderes internacionales y la responsabilidad de la planificación de eventos complejos in situ. Un ejemplo es el CEO de EA que estaba organizando un evento para 3000 personas en Maui y viajó allí durante una semana para visitar el sitio antes de firmar el contrato con el hotel.

4) Los salarios son altos.

Según la empresa, los EA pueden recibir una compensación por hora o por salario. Compensación Normalmente se calcula en función de la experiencia, las habilidades, la ubicación geográfica y, lo que es más importante, las responsabilidades laborales. Salario inicial promedio de los EA con experiencia oscilan entre 80 000 y 100 000 dólares. Si una EA tiene subordinados directos, eso aumenta el salario inicial hasta el Rango de 125 000 dólares. Los EA altamente cualificados y con experiencia pueden ganar 200 000$ o más.

Para los que pagan por hora, es necesario marcar un reloj virtual y pagar horas extras puede ser una gran ventaja para algunos. Además, los EA pueden recibir cada vez más bonos y opciones sobre acciones.

5) Tiene una conexión más personal con su ejecutivo.

Por último, trabajar como EA suele dar a un asistente la oportunidad de colaborar con la familia de un ejecutivo y asumir una amplia gama de responsabilidades personales, desde la compra de regalos hasta la planificación de fiestas de cumpleaños en un destino. Si lo que le apasiona es la planificación de viajes y eventos, trabajar en EA puede resultar muy gratificante, tanto desde el punto de vista económico como a través de una descripción de trabajo muy variada.

Los contras

1) Puede que tenga que trabajar muchas horas y no tener una vida.

Dadas las exigencias de los líderes, las horas pueden ser largas, difíciles y estresantes para sus EA. La mayoría de los asistentes entienden y aceptan estar de guardia las 24 horas del día Su vida personal puede verse afectada, ya que las cenas de Acción de Gracias pueden interrumpirse con lo que puede o no ser una verdadera emergencia. Echando la vista atrás, lamento haberme perdido demasiados de los eventos de mi hijo a lo largo de los años y ojalá pudiera volver a hacerlo. Yo lo haría mejor.

Si la pandemia ha tenido algún lado positivo, es que muchos EA informaron que trabajar desde casa representaba la primera vez que estaban disponibles para cenas familiares en años. El equilibrio entre la vida laboral y personal tiene que seguir siendo una prioridad importante.

2) El acoso laboral es un gran problema. Investigue.

Busque empresas con culturas de respeto. La profesión está dominada por mujeres y las mujeres son las principales víctimas del acoso laboral y sexual. Estos problemas son factores de riesgo graves en el lugar de trabajo mundial.

Las conductas tóxicas pueden tener un alto costo emocional y mental para los asistentes, que no siempre son respetados por los gerentes y/o sus compañeros. La situación empeora cuando no existen políticas de rendición de cuentas para evitar el tipo de entornos laborales tóxicos que ahuyentan a la gente. A EA, le doy un consejo que funciona: no premie la mala conducta. El lugar de trabajo no es un lugar para acosadores o acosadores. No sufra en silencio.

3) Límites borrosos. Sus responsabilidades pueden ir más allá de la descripción del puesto.

La descripción del puesto de los EA tiende a «perder el alcance», ya que los asistentes revelan que son muy competentes en una amplia gama de responsabilidades. Esto puede ser tanto un punto a favor como un en contra, según los intereses de la EA. Establecer límites saludables es un desafío muy común y por eso es necesario que las descripciones de los puestos sean claras y detalladas.

Un ejemplo es el ejecutivo que decidió coger un perro y llevar al cachorro a la oficina. Le pidieron a la EA que paseara al perro e incluso que lo cuidara mientras el ejecutivo estaba de viaje. Tras el primer viaje, la EA tuvo que decir con respeto: «Ya no me siento cómodo haciendo esto. Estaré encantado de encontrar un buen cuidador de perros para el próximo viaje y también un paseador de perros para el día a día». Problema resuelto.

Además, recomiendo a cualquiera que esté pensando en el puesto de EA que no solo busque una descripción detallada del puesto y un salario inicial justo o generoso, sino también un presupuesto anual de formación como parte de su paquete de ofertas. El desarrollo profesional continuo para los EA ya no es opcional si los asistentes quieren mantenerse en forma y en lo más alto de su juego en apoyo de sus líderes.

Este factor marca la diferencia cuando los candidatos eligen entre ofertas. En 2022, el presupuesto medio de formación que me dicen mis alumnos ronda los 5000 dólares al año. En todos los casos, los asistentes que recibir un presupuesto para aprender Me encanta que ya no tengan que luchar por el dinero del entrenamiento.

¿Cómo comienza a trabajar como EA?

Para muchos, trabajar como recepcionista o auxiliar administrativo es un punto de entrada razonable a esta trayectoria profesional. En muchas empresas, es vista como la ruta más fácil. Dada la volatilidad del lugar de trabajo, hay ascensos disponibles a medida que un asistente demuestre su valía. Por ejemplo, en el mundo posterior a la pandemia, muchos EA están ascendiendo a puestos de jefe de gabinete por la necesidad de coordinar la fuerza laboral híbrida.

En cuanto a su currículum y perfil de LinkedIn, destaque sus habilidades tecnológicas y nombre todos sus conocimientos de software, incluidos los talleres recientes a los que haya asistido para actualizar sus conocimientos. Sepa que su material escrito servirá de ejemplo de sus habilidades técnicas.

Los líderes se enfrentan a una serie de desafíos sin precedentes mientras trabajan para dirigir sus empresas y los EA los apoyan para poner orden en el caos.

En general, los reclutadores solo querrán colocarlo si tiene una sólida experiencia como asistente. Al fin y al cabo, sus clientes les pagan una comisión considerable para encontrar candidatos que posean las habilidades y la experiencia necesarias. Incluso si no le pagaran por ayudar a alguien, como un familiar o un amigo, incluya todos y cada uno de los ejemplos en su material de solicitud. La experiencia es experiencia, venga de donde venga.

Si hay empresas que le interesen específicamente, consulte sus conexiones de LinkedIn y solicite información, conversaciones de 15 minutos con personas que ya trabajan allí, aunque no sean EA. A la gente le gusta recomendar a personas que conocen, y en las que confían. ¿No? Además, muchas empresas ofrecen bonificaciones al personal que recomiende a candidatos cualificados que acaben siendo contratados.

El futuro es brillante para los EA ambiciosos.

A pesar de que el lugar de trabajo es un conjunto de EA remotos, virtuales, híbridos y presenciales en constante cambio, la necesidad de todos ellos es fuerte. ¿Por qué? Los líderes se enfrentan a una serie de desafíos sin precedentes mientras trabajan para dirigir sus empresas y los EA los apoyan para poner orden en el caos.

Si le entusiasma la idea de estar del lado de un líder, en persona o virtualmente, para que pueda maximizar su tiempo y tener la libertad de hacer las cosas que solo ellos pueden hacer, entonces prepare ese currículum y muéstrele lo que tiene.

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La obra me enseñó a pensar y me preparó para afrontar cualquier desafío que se me presentara. Eso incluye lograr lo imposible. No lo habría cambiado por nada en el mundo. Si todo eso le hace pensar: «inscríbeme», está a mitad de camino. Lo apoyo hasta el final.

Nota del autor: Es intencional que no utilice la palabra «jefe» por escrito o verbalmente porque se traduce como «amo», como en amo y esclavo. Es hora de otros descriptores para los ejecutivos, líderes y gerentes que apoya EA.