Deje de divagar en las reuniones y empiece a hacer llegar su mensaje

¿Le ha pasado esto alguna vez: informa de una reunión estratégica y descubre que no puede recordar a nadie más que a usted que haya compartido ideas o haya contribuido con su opinión? Hay que entrenar a muchos líderes para que alcen la voz. Pero, ¿y si tiene el problema opuesto y parece que no puede detener¿hablando? Esto puede provocar frustración en todos lados: los miembros de su equipo se frustran porque quieren compartir sus propias ideas y su director se frustra porque quiere escuchar otros puntos de vista. Sus ideas se pierden porque las partes interesadas pierden la paciencia con su hábito de dominar la conversación y comienzan a desconectarlo.

Si sospecha que puede estar monopolizando la conversación en las reuniones, experimente con estas tácticas para ayudar a transmitir su mensaje.

Mida exactamente cuánto habla.

Tómese un tiempo para reflexionar después de las reuniones. Si cree que ha estado compartiendo demasiado, mire hacia atrás y piense quién más ha contribuido. Pregúntese honestamente: «¿Hablé por encima de la gente?» Estime cuánto tiempo de la reunión estuvo hablando.

Por ejemplo: «Hablé más alto alrededor de un tercio de las veces y hablé sobre Jim dos veces». Tenga en cuenta que no hay un punto de referencia específico sobre cuánto debe o no debe hablar. Tendrá que usar su instinto. Si se da cuenta de que tiene un patrón de conversación por encima de los demás, es hora de restablecerlo. De ahora en adelante, haga un esfuerzo por priorizar escuchar antes que hablar.

Establezca una regla para usted con respecto a cuándo compartir. Por ejemplo: «No hablaré hasta que al menos otras dos personas de la reunión hayan compartido sus opiniones» o «Limitaré lo que comparto a un punto». O: «Me cronometraré y solo permitiré tres minutos de charla».

Por supuesto, este consejo no funcionará siempre; su opinión será necesaria y se solicitará cuando hay mucho en juego. Pero para las reuniones de rutina, practique retirarse y dejar que otros tengan la palabra. Entreno a los clientes a sobrevalorar su tiempo de uso de la palabra asignado. Si bien no querrá limitar su tiempo de uso de la palabra para siempre, seguir la regla del tiempo al principio le ayudará a desarrollar el hábito de ceder la palabra.

Considere la posibilidad de utilizar otras formas de compartir sus ideas.

Si se destaca en la creatividad, puede que cobre vida en una sesión de lluvia de ideas y genere rápidamente un montón de ideas. Sin embargo, si tiende a divagar al describir esas ideas, podría darse cuenta de que está disperso y mal preparado. Considere otras formas de organizar sus ideas y comunicarlas al público. Por ejemplo, ¿puede llevar una lista actualizada de sus ideas brillantes en su ordenador para estar mejor preparado para compartirlas en la próxima reunión? O, ¿puede compartir ideas fuera de una reunión, por ejemplo, en un correo electrónico de seguimiento o en una plataforma de chat interna?

Utilice cualquier forma de comunicación que esté a su disposición para organizar sus ideas. Entonces comunicará conceptos bien pensados cuando hacer compartir. Una clienta con la que trabajé tenía muchas ideas fantásticas; sin embargo, en su reseña, su supervisora señaló que las ideas de mi cliente se habían perdido cuando intentaba verbalizarlas. Este cliente no fue lo suficientemente conciso y monopolizó las reuniones de alta dirección. Para ayudar a recuperar su credibilidad tras esta reseña, mi clienta solo compartía un punto de vista a la vez, que estaba totalmente difundido, por lo que tenía un aspecto más estratégico y organizado. Para asuntos importantes, después hizo un seguimiento con otra reunión o un correo electrónico. Esta estrategia la ayudó a recuperar el control de su forma de hablar en las reuniones.

Practique comprimir sus pensamientos.

Al hablar, asegúrese de que lo que dice es necesario e impactante. Incluso puede pensar en sus frases en forma de tuit:¿Cómo comunicaría esta idea si tuiteara y me enfrentara a un límite de caracteres? ¿Cómo puedo reducir mi mensaje a su esencia?

También puede intentar anotar las ideas de las que va a hablar en una reunión. Esto le ayudará a ver la cadencia en la forma en que presenta las ideas. Una vez que establezca un ritmo para comprimir sus pensamientos, no necesitará mucho tiempo para prepararse y practicar.

Piense en sí mismo como un editor que elimina las palabras e ideas que no comunican la esencia de lo que quiere compartir. Trabajé con una líder que descubrió que podía reducir de forma fiable cada una de sus frases en unas cinco palabras. Si bien puede que no parezca mucho, esas palabras adicionales hicieron que la comunicación fuera más confusa. Entregaba mensajes con un impacto más significativo al recortar sus frases.

Pausas incorporadas.

¿Está dando a sus colegas tiempo suficiente para digerir lo que dice y hacer preguntas? Si no, hágase una señal para hacer una pausa.

Un cliente con el que trabajaba decidió que cuando tenía que ir más despacio y dejar de hablar, se pellizcaba. Era una señal para tomar un respiro, dejar de hablar o hacer preguntas al grupo. Esta sencilla táctica puede resultar increíblemente eficaz. Al reducir la velocidad y hacer pausas deliberadas, podrá regular su impulso de compartir en exceso y su mensaje tendrá más posibilidades de llegar.

Pida ayuda.

Puede que sea difícil saber en este momento si comparte demasiado. Una perspectiva nueva puede ofrecer información. Pida a un colega o asesor de confianza que le dé información sobre cómo está cumpliendo su objetivo de hablar menos y escuchar más.

Solicitar comentarios específicos: «¿Compartí mis ideas en tres minutos o menos?» La respuesta que reciba podría proporcionarle información adicional que pueda utilizar en futuras conversaciones. Un cliente con el que trabajé decidió tener un acuerdo de reciprocidad con un colega de confianza. Se aseguraban de observar los patrones de los demás y luego se reunían una vez al mes para compartir sus puntos de vista.

Si bien es importante compartir su punto de vista, es fundamental saber cuándo y cómo. Experimente con algunas o todas estas tácticas para asegurarse de que se escucha su opinión.