Estimado gerente, está celebrando demasiadas reuniones

Las reuniones tienen diferentes propósitos, desde reuniones sociales informales hasta sesiones formales de intercambio de ideas. A menudo aparecen en nuestros calendarios como eventos recurrentes (¡sin fecha de finalización a la vista!). Una nueva investigación muestra que alrededor de El 70% de todas las reuniones impedir que los empleados trabajen y completen todas sus tareas. Si bien hubo una disminución del 20% en la duración media de las reuniones durante la pandemia, el número de reuniones a las que asistió un trabajador aumentó una media del 13,5%. Las reuniones ineficaces que nos hacen perder el tiempo pueden impactar negativamente bienestar psicológico, físico y mental.

Nuestra reciente investigación encontrada que los directivos recién ascendidos pueden estar contribuyendo al problema. Los nuevos directivos celebran casi un tercio (un 29%) más reuniones que sus homólogos más experimentados. Cuando nos propusimos entender los costes ocultos de las prácticas laborales flexibles, descubrimos que las reuniones tienen aumento constante de frecuencia y duración desde que las empresas hicieron la transición al lugar de trabajo remoto.

Las posibles razones incluyen:

• Sin la capacidad de conectarse con los miembros de su equipo en persona, a menudo en los nuevos lugares de trabajo híbridos, las personas que acaban de ascender a puestos directivos sienten una presión adicional por crear conexiones digitales. Les impulsa el deseo de ser más visibles y de conseguir la aceptación de sus equipos.
• Es más fácil que nunca acumular nuestros días con reuniones consecutivas. Cuando trabajamos de forma remota, no tenemos que viajar entre salas de reuniones privadas. Prácticamente podemos salir de una reunión e iniciar sesión en otra un minuto después.

¿Cuál es el impacto? Nuestra programas de investigación que el 92% de los empleados considera que las reuniones son costosas e improductivas. Innumerables interacciones en línea a menudo conducen a» Fatiga por el zoom «— una afección a la que, según los neuropsicólogos, contribuye en gran medida tecnoestrés. En resumen, más reuniones no ayudan alguien alcanzar sus objetivos.

Para investigar más a fondo y tener en cuenta las implicaciones para los nuevos gerentes, encuestamos a 76 empresas que redujeron el número de reuniones durante los últimos 14 meses. Descubrimos que, aunque fomentar la confianza y lograr la cohesión dependen de la frecuencia y la calidad de las interacciones del equipo, las reuniones ya no son la mejor manera para que los directores recién ascendidos logren esas cosas. De hecho, hay formas mucho más eficaces de desarrollar vínculos en ausencia de reuniones cara a cara, como tener menos reuniones en total.

Los beneficios de tener menos reuniones

En las 76 empresas que encuestamos, descubrimos que la productividad de los empleados era un 71% más alta cuando las reuniones se reducían un 40%. Esto se debe en gran parte a que los empleados se sentían más empoderados y autónomos. En lugar de ser el jefe de un horario, eran dueños de sus listas de tareas pendientes y se hacían responsables, lo que, en consecuencia, aumentaba su satisfacción un 52%.

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Eliminar el 60% de las reuniones aumentó la cooperación un 55%. Los trabajadores encontraron mejores formas de conectarse uno a uno a un ritmo adecuado para ellos, a menudo utilizando herramientas de gestión de proyectos, como Slack o Teams, para facilitar la comunicación específica de cada proyecto. Al hacerlo, el riesgo de estrés disminuyó un 57%, lo que mejoró el bienestar general de los empleados.

Cuando las reuniones disminuyeron un 80%, descubrimos que la percepción que tenían los empleados de que estaban siendo microgestionados disminuyó un 74%. La gente se sentía valorada, confiada y más comprometida (44%) y, por lo tanto, se esforzaba más para su empresa. La comunicación era un 65% más clara y sustancialmente más eficaz. La razón es que hubo muchos menos malentendidos. Para revisar una tarea o solicitud, la gente consultaba rápidamente una conversación anterior de Slack o el esquema de un proyecto. Las frases más utilizadas «Pensé que me lo había dicho…» o «Tenía la impresión» rara vez se utilizaban. 

Cómo reducir las reuniones

Si es un nuevo entrenador que intenta establecer una buena relación con su equipo, tenemos algunos consejos que le ayudarán a replantearse su enfoque. Siguiendo nuestras sugerencias que figuran a continuación, casi la mitad (el 47%) de las empresas que investigamos redujeron las reuniones un 40% en un período de tres meses. El 35 por ciento logró tres días sin reunión a la semana y el 11% logró cuatro.

Estar muy selectivo.

Piense en las reuniones que ha organizado o en las que ha participado recientemente. ¿Cuáles han sido las más útiles? Probablemente esté pensando en el lanzamiento de un nuevo proyecto o en una lluvia de ideas que requiriera un diálogo bidireccional en tiempo real. Como regla general, recomendamos celebrar reuniones solo cuando sea «absolutamente» necesario. Eso normalmente incluye:

• Para revisar el trabajo realizado (qué funcionó o no y por qué)
• Para aclarar y validar algo (políticas, objetivos del equipo, etc.)
• Para distribuir el trabajo adecuadamente entre su equipo

Incluso en los casos anteriores, debe editar cuidadosamente su lista de invitados. Es todos ¿realmente se necesita? ¿O puede hacer que la reunión sea opcional para algunas personas? Cuanto menos importante sea el tema para su trabajo, menos comprometidos estarán los miembros de su equipo.

En ese sentido, anime a su equipo a marcar o cancelar las reuniones si no son el mejor uso de su tiempo. Deje claro que, como su gerente, lo fomenta y no lo juzgará ni castigará. Ser sensato a la hora de decidir qué reuniones añaden valor y cuáles no ayudará a liberar los calendarios de la gente. Hacerlo también obliga a los directivos a replantearse los compromisos informales «ad hoc» que salpican los calendarios de todo el mundo.

Curiosamente, hemos descubierto que esta estrategia fomenta la lealtad hacia los directivos. Conceder la autonomía permite a las personas trabajar de forma artesanal, lo que estudios anteriores muestran que les ayuda a encontrar significado en su trabajo.

Cambie sus reuniones de estado diarias a Slack o de equipo.

Las reuniones diarias son las reuniones que se celebran con más frecuencia y, a menudo, son las más difíciles de dejar. Como nuevo director, puede que piense que es importante que su equipo conozca el trabajo de los demás para alcanzar sus objetivos como grupo. Estas reuniones pueden parecer el mejor momento para hacerlo.

Tenemos otra sugerencia: cree un canal de Slack o Teams específico para este propósito. Todos los días de la semana, programe un mensaje para que salga a las 9:00 de la mañana: «@here ¿Qué hay en su plato hoy»?

Pida a los miembros de su equipo que respondan en menos de una hora explicando en qué están trabajando, cualquier actualización importante del proyecto, contratiempo, etc. Los directores (y los miembros de su equipo) pueden analizar las respuestas y hacer un seguimiento privado de las actualizaciones que puedan necesitar más contexto.

Nuestra investigación descubrió que el 83% de los empleados prefería usar estos puntos de contacto de chat antes que las reuniones individuales tradicionales porque les ahorraba tiempo. Si los miembros de su equipo tienen alguna pregunta, pueden enviarle un mensaje en lugar de tener que buscar un bloque de 30 minutos en su calendario.

Utilice herramientas digitales para el trabajo asincrónico.

La próxima vez que tenga una reunión de intercambio de ideas, pregunte: ¿Se puede hacer parte de esto de forma asincrónica? La respuesta probablemente sea sí.

Por ejemplo, se pueden utilizar herramientas como Mural y Google Forms para que la gente envíe sus ideas con antelación. Entonces puede programar una reunión de seguimiento para revisarlas juntos, lo que probablemente reduzca el tiempo de reunión a la mitad. El 83 por ciento de los empleados de nuestra encuesta preferían este enfoque a los métodos tradicionales, ya que afirman que les ayuda a contribuir en su tiempo libre y a perfeccionar aún más las ideas en persona.

Además, las actividades que dependen de la reunión, como comprobar el progreso de los proyectos, se pueden rastrear de forma asincrónica en un panel de control de forma transparente para todos. Descubrimos que este enfoque puede ayudar a reducir los calendarios, dejando más espacio para un valioso tiempo «sin reuniones» y para centrarse en el trabajo.

Si bien nuestros datos destacan la importancia de celebrar menos reuniones, queremos hacer hincapié en que los nuevos directivos necesitan entender lo que funciona en sus contextos únicos para maximizar todos los beneficios de estas estrategias. Por ejemplo, descubrimos que las ventajas de no tener períodos de reuniones comienzan a estabilizarse tras reducir las reuniones un 60% y, de hecho, disminuyen más allá de eso. La satisfacción, la productividad, el compromiso y la empresa disminuyen cuando las reuniones se reducen por completo, en lugar de retener al menos un día para las reuniones. Sostenemos que cuando se dedican dos días a la semana a las reuniones, puede resultar beneficioso.

Aun así, dado que las reuniones tradicionales arrojan poco retorno de la inversión en tiempo, el coste de oportunidad es demasiado alto como para no actuar ahora. Sus equipos están llenos de personas con talento y capaces que hacen lo que mejor saben hacer, pero necesitan espacio para hacerlo. Entendiendo mejor cómo son hormiga para trabajar juntos, cómo encajan las reuniones en eso y dónde las reuniones añaden valor y no, minimizará la necesidad de reuniones inútiles.