Por qué seguimos confiando en (y nos encantan) las listas de tareas pendientes

Hace unas semanas publiqué un artículo sobre el timeboxing en mi Página de LinkedIn.

En respuesta, algunas personas me escribieron explicándome que también tienen problemas con la productividad y las interminables listas de tareas pendientes. He aprendido que no soy el único que añade religiosamente tareas no planificadas a mi lista solo para sentir la satisfacción de tacharlas (cuando las hago).

Un amigo y yo incluso intercambiamos nuestras mejores prácticas para la lista de tareas pendientes, todas las cuales habíamos estado practicando sin descanso: priorizar, hacer más de una lista, limitarnos a tres o cinco tareas al día, etc.

Si bien el número de respuestas que recibí era válido, todo el hilo me hizo cuestionar la ciencia que ha mantenido esta táctica milenaria está viva: Por qué seguimos no solo utilizando, sino que nos ENCANTAN, nuestras listas interminables, a pesar de que nos hace miserables tareas pendientes? ¿Las listas de tareas son realmente útiles o es solo el subidón de dopamina de marcar cosas de nuestras listas lo que hace que volvamos?

Naturalmente, busqué respuestas en Internet y encontré una prometedora periódico escrito por los investigadores E. J. Masicampo y Roy F. Baumeister. El titular me llamó la atención:¡Considérelo hecho! En resumen, los autores afirman que una vez que nos comprometemos con un plan de acción específico para completar una tarea, tendemos a pensar menos en esa tarea. La campaña para lograr nuestro objetivo se suspende por el momento (o hasta que tengamos que ejecutar nuestro plan). Básicamente, cuando creamos una hoja de ruta que nos ayude a alcanzar una meta, es más probable que la alcancemos y más probabilidades de centrarse mejor en otras áreas de nuestro trabajo o vida mientras tanto.

Todo eso sonó muy bien, pero, por supuesto, aún así quería saber: ¿Cómo podría utilizar estos hallazgos para hacer más?

Me puse en contacto con E.J. para obtener más información. Esto es lo que he aprendido.

Cuénteme más sobre la psicología detrás de las listas de tareas pendientes. ¿A mucha gente (como yo) le encantan (y se basan en) las listas de tareas pendientes? Mi teoría es que es el subidón de dopamina al tachar objetos, ¿verdad?

Lo sabemos por trabajo anterior que las personas declaran que, de media, tienen unos 15 objetivos y proyectos en curso en un momento dado. Eso es mucho de lo que hacer un seguimiento, ya que cada objetivo tiene su propio conjunto de hitos que cumplir. También sabemos que incluso un objetivo inconcluso puede ser una carga, exigiendo nuestra opinión y atención.

Así que la lista de tareas se hace muy atractiva, ya que nos ayuda a reducir parte de esa carga. Cuando escribimos información (en una lista de tareas pendientes o en un post-it), o pasamos información a otra persona (le asignamos a alguien una tarea o le pedimos a alguien que nos envíe un recordatorio), o transferimos nuestra lista a algún espacio externo (le pedimos a nuestro asistente virtual que añada un recordatorio), nos alivia la necesidad de conservarla mentalmente.

Con la montaña de tareas que tenemos que hacer cada día, no podemos confiar únicamente en nuestra capacidad para recordarlas. Las listas de tareas sirven de recordatorio de lo que tiene que lograr. Cuando marcamos las cosas, es una prueba de que hemos podido hacer las cosas y eso hace que nos sintamos bien. No conozco a nadie que haya hecho la prueba directa del subidón de dopamina, pero creo que es razonable sospechar que organizar nuestras tareas y objetivos de forma externa tiene algún beneficio fisiológico o emocional, ya sea aumentando la dopamina o reduciendo el estrés.

¿Funcionan las listas de tareas pendientes? ¿Cuáles son los aspectos positivos y negativos? ¿Es posible aprovechar lo primero y minimizar lo segundo?

Hay muchos motivos para sospechar que las listas de tareas son eficaces, aunque solo sea como una forma de mantenernos al tanto de nuestros objetivos. Hay mucho trabajo que sugiere simplemente mantener el conocimiento de nuestros objetivos nos ayuda a ser disciplinados y tener éxito.

Si hay un inconveniente en las listas de tareas pendientes, creo que es que no van lo suficientemente lejos como para comprometernos a hacer el trabajo. Introducir una tarea en la lista de tareas pendientes es a veces una forma de decir: «Lo haré más tarde». En algunos de mis trabajos inéditos, he visto que posponer tareas como esta no es bueno para alcanzar nuestros objetivos. Es muy fácil tratar la lista de tareas como un menú en el que pide constantemente las tareas más fáciles de tragar, mientras que las tareas más indeseables se agravan y aumentan en número. Esto ocurre porque las listas de tareas describen lo que tenemos que hacer sin especificar cuándo y cómo lo tenemos que hacer.

¿Podemos minimizar los aspectos negativos? Probablemente. Si cada vez que añadimos un artículo a nuestras listas de tareas pendientes también se nos ocurre un plan para especificar qué acciones tenemos que tomar y cuando hay que tomar esas medidas, que ayudarían a minimizar las probabilidades de que nuestras listas de tareas pendientes se conviertan en cementerios de cosas sin terminar.

Gracias al efecto Zeigarnik, las tareas pendientes siempre se me vienen a la cabeza, lo que me pone ansioso. ¿Dice que, según su investigación, hacer un plan para realizar estas tareas puede liberarme de mi ansiedad?

Cuando hacemos un plan para completar una tarea, nos ayudamos de dos maneras. En primer lugar, aliviamos el estrés que podemos sentir al tener que recordar constantemente que hay algo importante que aún tenemos que hacer. Externalizar la tarea de alguna manera ayuda a reducir ese trabajo. Ya no tenemos que recordarlo.

En segundo lugar, la ventaja de comprometerse con un plan específico alivia la incertidumbre que podemos sentir sobre si seremos capaces de realizar la tarea y la ansiedad y la tensión cognitiva relacionadas que podemos experimentar ante la idea de no completarla. Elaborar un plan nos obliga a resolver el problema. Tenemos que averiguar qué medidas debemos tomar para completar la tarea y cómo y cuándo promulgarlas. Imagine de forma clara y vívida que el plan también hace que parezca más fácil y probable que se lleve a cabo. Tenemos una hoja de ruta hacia el éxito (también conocida como finalización de tareas). Así que, a pesar de no haber tomado medidas al respecto todavía, nos sentimos más a gusto al saber que el éxito es alcanzable y está cerca.

¡Esto, por supuesto, supone que hemos formulado un plan que es factible!

Siento que las listas de tareas ayudan, pero no resuelven del todo, a mi lucha por mantenerme organizada. ¿Hay formas de gestionar esto?

Hacer una lista de tareas pendientes es un proceso laborioso, por lo que tiene más sentido utilizarla para tareas nuevas y difíciles. Sin embargo, no tiene sentido incluir en su lista de tareas pendientes las tareas automáticas del día a día, como cepillarse los dientes, limpiar la bandeja de entrada o vestirse para el trabajo. Un objetivo útil es tratar de incluir más de sus tareas en ese espacio «automático». Si puede hacerlo, se esforzará mucho menos en pensar en ellos.

Por ejemplo, salgo a correr todos los días sin pensarlo dos veces. En mis mejores días, escribo de forma compulsiva durante una hora sin tener que sacar tiempo. El secreto es establecer rutinas para que el trabajo que está realizando se convierta en habitual y se sienta fácil. Si algo aparece constantemente en su lista de tareas pendientes, puede ser una señal de que le está haciendo un esfuerzo.

En su caso, en lugar de añadir un recordatorio para cada artículo que necesite editar, conviértalo en una rutina. Bloquee, digamos, tres horas todos los días para editar. Entonces piense qué artículos son prioritarios esa semana y vaya primero a ellos.

Mi segunda recomendación es que se motive e inspire. Hay un refrán que dice: Haga lo que le gusta, ame lo que hace. En algunos casos, esto se puede lograr haciendo que las cosas que quiere hacer sean más divertidas (por ejemplo, escuchando un podcast interesante mientras corre). En otros casos, esto se puede lograr recordando por qué las cosas que hace son importantes o valiosas para usted (por ejemplo, en lugar de preocuparse por su proyecto de investigación, piense en todas las personas que investiga que ayudarán). Cuando lo que hace son las cosas que quiere hacer, acabará confiando menos en los trucos y los dispositivos para hacerlo y se esforzará más por hacerlo.

El consejo de E.J. parece factible y práctico. Desde que hablé con él, ya he pensado más en cuál es mi lista de tareas para mañana y he hecho un plan sobre cuándo y cómo voy a hacerlas.

Pero tenía una última pregunta para E.J.: ¿Hay algún inconveniente en comprometerse con planes específicos? «El único inconveniente que he encontrado es que hacer planes específicos puede hacer que prestemos menos atención a los medios alternativos de logro, lo que hace que seamos menos flexibles en la búsqueda de objetivos y quizás sea menos probable que nos adaptemos a obstáculos imprevistos». E.J. me lo dijo.

Todo se reduce a prestar mucha atención al hecho de que los planes son buenos cuando el futuro es seguro, pero si no está seguro de cómo serán los próximos días, quizás sea mejor permanecer abierto que planificar con antelación. La elaboración de planes es solo una herramienta, junto con muchas otras, como crear hábitos, hacer que sea divertido, hacer equipo con un amigo o reconocer cuándo abandonar una meta por completo. Cada persona, cada objetivo y cada situación son diferentes. Cuantas más herramientas tenga, ¡mejor!