Por eso sigue sin cumplir con los plazos

Imagínese: se despierta una mañana y se le cae la cabeza de la almohada presa del pánico. El tan esperado informe que ha estado reduciendo —tan despacio— vence en tres días.

Un sudor frío se deposita en su piel cuando se sienta a elaborar un informe que probablemente no esté a la altura de las expectativas de todos. No cabe duda de que necesita más tiempo para trabajar en esto. Se imagina a su jefe sacudiendo la cabeza, con los brazos cruzados en señal de desaprobación y haciendo una mueca.

Uf. ¿Cómo diablos dejó que pasara esto?

Ahora imagínese esto: esa fecha límite es dentro de un mes.

Tiene mucho más tiempo. Qué alivio, ¡y ahora puede dormir hasta tarde!

Pero espere. Antes de pulsar el botón de repetición y dejar que sus niveles de cortisol bajen, tiene que llegar al fondo de este fenómeno que interrumpe su carrera o estará condenado a repetirlo.

La falacia de la planificación

Nadie se embarca intencionalmente en un nuevo proyecto pensando que NO va a salir según lo planeado y, sin embargo, ocurre una y otra vez. ¿Por qué caemos tantos de nosotros en esta trampa? Nuestra percepción del tiempo disponible, nuestras habilidades y cualquier obstáculo que podamos encontrar está muy sesgada. Este es un fenómeno llamado falacia de la planificación y le ocurre a los profesionales de todos los niveles y en todas las ocupaciones.

La falacia de la planificación empieza con ilusiones. Los retrasos menores (o incluso importantes) no se tienen en cuenta. Posponer el trabajo no parece desastroso, al principio. Pero como tendemos a subestimar el tiempo que se tarda en completar una tarea, junto con los riesgos asociados y los costes imprevistos, sin saberlo nos colocamos en escenarios de última hora o, lo que es peor, de pasado el plazo.

Investigar demuestra que a menudo subestimamos el tiempo y los obstáculos que implica completar una tarea incluso cuando contradice directamente nuestras experiencias pasadas. Esto puede explicarse por nuestro sesgo optimista, nuestra tendencia natural a creer que el futuro será, de alguna manera, mejor que el pasado.

Ambos términos («falacia de planificación» y «sesgo de optimismo») los acuñaron psicólogos Daniel Kahneman y Amos Tversky en 1979, cuya obra dio origen al campo de la economía del comportamiento. En 2002, Kahneman recibió el Premio Nobel de Ciencias Económicas por su investigación. (Tversky había fallecido y el premio no se entrega póstumamente.)

Para obtener más información sobre la falacia de la planificación, su omnipresencia y cómo superarla, me puse en contacto con los investigadores expertos Filippos Papakonstantinou (The Business School, King’s College de Londres) y Jonathan Parker (Sloan School of Management del MIT), quienes publicaron un periódico sobre la mala planificación, la procrastinación y el compromiso con Markus Brunnermeier de la Universidad de Princeton.

«Todos tratamos de tomar medidas que conduzcan a una mejora probabilística de los resultados en el futuro y que, a la vez, nos motiven hoy y nos hagan sentir mejor», explicó Parker.

¿Qué aspecto tiene esto en la práctica? Papakonstantinou puso este ejemplo: Supongamos que tiene un trabajo que terminar y tres días para hacerlo. En lugar de estimar correctamente**,** en función de su experiencia anterior**,** que la obra tardará, digamos, un total de 12 horas en completarse, usted «sueña» con que solo tardará ocho horas, lo que lo anima de inmediato. Así que planea disfrutar el primer día y trabajar cuatro horas cada uno de los días siguientes. Pero, sorpresa, cuando llega el último día, acaba teniendo que trabajar más tiempo del esperado.

«La falacia de la planificación lleva a que, al final, tenga que esforzarse y hacer mucho más de lo que había previsto», dijo. «Acaba teniendo que trabajar demasiado cerca de su fecha límite y es posible que incluso no la cumpla, debido a que tiene creencias óptimas sobre lo que podría lograr de manera realista e ignora los muchos factores que están fuera de su control».

¿Podemos superar la falacia de la planificación?

Según Parker, incluso quienes han estudiado la falacia de la planificación son susceptibles a ella. Es un fenómeno inevitable. Entonces, ¿qué podemos hacer en el camino para mantenernos dentro del objetivo y ayudarnos a cumplir nuestros objetivos?

Los investigadores tienen algunas sugerencias.

Tome la vista exterior.

Daniel Kahneman llamadas esto es «una cura» para la falacia de la planificación. La visión interna es la forma en que la gente suele pensar sobre las decisiones: subjetivamente, basándose en su propia experiencia, preferencias y sesgos personales. Por el contrario, la visión externa se basa en la objetividad, los datos y las estadísticas.

La próxima vez que se dé cuenta de que está postergando las cosas, pregúntese: ¿Cuánto tiempo y esfuerzo han requerido tareas similares en el pasado?

Si la tarea es completamente nueva para usted, investigue. ¿Su trabajo refleja el de otra firma? Compruebe si hay información cuantificable y disponible públicamente sobre el tiempo y los costes que implican esos proyectos. Internet es su amigo.

Como alternativa, puede pedirle a un colega que le ayude con el presupuesto para eliminar sus propios sesgos. «En cada proyecto que se inicia, uno piensa: ‘Vale, esto no puede ser tan difícil. De hecho, parece bastante fácil’», dijo Parker. «Es muy útil dar vueltas a la idea a la hora de comer con un colega, para ver si puede encontrar huecos y hacer retroceder su optimismo».

Expertos, esto también va para usted. Subestimar el tiempo requerido es no¡un error de novato! El desafío está en equilibrar su sesgo de optimismo con el realismo.

Comprométase pronto y en público.

Cuanto más pospone las cosas, peor se hace su problema. Ahí es donde comprometerse con la acción temprana se convierte en valioso. «La idea es presionarse un poco con el compromiso externo para no dejar todo su trabajo para el último momento», dijo Parker.

Papakonstantinou sugiere explorar los dispositivos de compromiso o elementos externos que lo limiten y restrinjan su conjunto de opciones disponibles.

Considere este dispositivo de compromiso: reúna todos los recursos que necesita para terminar su trabajo sin conexión. Entonces pídale a su compañero de habitación o pareja que desactive el WiFi (sí, ay) y que no restablezca la conexión hasta que salga de su escritorio y haya terminado la tarea.

Evitar la tentación de navegar por la web evitó que se distrajera y postergara aún más las cosas. (Su yo futuro le agradecerá que lo haya hecho.)

También puede trabajar en «programar» su cerebro. Investigación lo demuestra estableciendo planes de «si… entonces», también conocidos «intenciones de implementación», puede contrarrestar la falacia de la planificación y reducir sus probabilidades de procrastinar. La estructura es sencilla:

SI [se produce una situación específica], ENTONCES Yo [tomaré esta medida].

Por ejemplo, si me encuentro investigando sin rumbo fijo cerca del mediodía en lugar de escribir, haré una pausa para comer 30 minutos para recuperar energías y volver a concentrarme. Básicamente, cuanto más específico sea en cuanto a cuándo, dónde y qué pretende hacer (y cuantos más planes establezca para aumentar su fuerza de voluntad), más probabilidades tendrá de seguir adelante.

Programe «tiempo de búfer».

Tenga en cuenta que siempre habrá factores fuera de su control y, además, es muy posible que esté sobreestimando sus capacidades. Para garantizar una fecha límite más realista, tome su estimación original y auméntela un 25%. Si cree que el lanzamiento de una nueva función tardará cuatro semanas, reserve una semana más para evitar retrasos. Luego añada hitos intermitentes (piense en ellos como plazos mínimos) para mantenerse en el buen camino.

Las herramientas tecnológicas pueden ayudarlo a seguir con esta práctica. Configurar alertas móviles, usar aplicaciones de recordatorios como A punto o Todoist, o incluso reclutar a un socio de responsabilidad virtual, puede ser útil.

También puede usar su calendario para mantenerse al día. Bloquee horas para trabajar de forma concentrada los lunes, miércoles y viernes, por ejemplo. Considere la posibilidad de establecer contactos semanales con las partes interesadas o los compañeros de equipo externos para que rinda cuentas. (¡De repente, todas las franjas horarias disponibles parecen buenas para terminar este proyecto!) Cuando, no si, tiene problemas, tener los bloques guardados con antelación le ayudará a avanzar según lo previsto.

Supongamos lo peor.

A veces vale la pena ser pesimista. Para su próxima tarea importante, empiece por asumir su fin. Así es: este enfoque se denomina autopsia y, al igual que su popular gemelo de la gestión de proyectos, la autopsia, implica reflexionar, solo que esta vez reflexiona sobre lo que podría suceder y no sobre lo que ya ha sucedido.

Esta estrategia implica imaginarse su propio fracaso o determinar qué va a salir mal antes de que realmente suceda. Al hacerlo, podrá prever mejor los posibles problemas (si es poco probable). Y estará preparado para desarrollar un plan de respaldo adecuado como medida preventiva.

Volvamos al ejemplo de ese informe que podría estar posponiendo. En lugar de esperar a la semana prevista para empezar, haga una autopsia cuando se le asigne por primera vez, con tres meses de antelación. Identifique las formas en que podría descarrilarse: puede que se vea envuelto en otros proyectos; puede que se olvide de bloquear el tiempo para ello en su calendario; puede dejar que las minucias del día a día ( ejem, actualización constante de la bandeja de entrada) desviarlo. Ahora que sabe los problemas que pueden surgir, puede intentar evitarlos activamente.

«Las autopsias ayudan porque lo guían en el proceso y disciplinan la tendencia natural a ser optimista teniendo en cuenta cómo algo va a salir mal», dijo Parker. «Esto va más allá de la forma en que una persona puede optar por disciplinarse en función de sus propios costes personales por no cumplir con el plazo (daño a la reputación, perder el trabajo, etc.). De hecho, los está obligando a ser más realistas de lo que serían naturalmente, y eso es algo muy útil para el lugar de trabajo cuando es importante terminarlo a tiempo».

Si bien es imposible eliminar la falacia de la planificación de su vida, puede gestionar estratégicamente su existencia. No deje que la falacia de la planificación arruine su credibilidad. Siga soñando a lo grande y refuerce sus planes con una fuerte dosis de realismo basado en las pruebas. Su conciencia (y la de los que dependen de su buen trabajo) se lo agradecerán.