Cómo escribir una nota de agradecimiento significativa

Todos queremos que nos aprecien. Ya sea que haya aceptado una tarea con el plato ya lleno, haya trabajado los fines de semana para poner en marcha un proyecto o simplemente haya estado ahí para un amigo del trabajo cuando necesitaba su apoyo, un reconocimiento o un «gracias» puede contribuir en gran medida a que nos sintamos bien con los esfuerzos que hacemos, y las investigaciones lo respaldan.

Un reciente estudiar de McKinsey & Company descubrió que, aunque la mayoría de los empleadores creen que el gran número de personas que dejaron su trabajo este año buscaban una mejor compensación, la mayoría se fue porque no se sentían valoradas y carecían de un sentido de pertenencia en el trabajo. Otro estudio descubrió que recibir un aprecio más frecuente por parte de nuestros colegas y directivos no solo hace que nos sintamos respetados, sino que también está vinculado a un mejor desempeño.

Los muchos beneficios de la gratitud puede explicarse por las sustancias químicas que nos hacen sentir bien que se liberan en el cerebro al expresarla o recibirla. Dopamina y serotonina son dos neurotransmisores responsables de mejorar nuestro estado de ánimo de forma inmediata. Cuando damos o damos las gracias a diario, fortalecer estas vías neuronales.

El problema es que muchos de nosotros tenemos miedo en torno a expresar nuestro agradecimiento a los demás. Lo he visto una y otra vez a través de mi trabajo formando a líderes en el arte del reconocimiento y el compromiso. Algunas personas quieren expresar su aprecio con más frecuencia, pero temen que sus esfuerzos se malinterpreten o se conviertan en persona en el lado receptor incómoda. A otros les cuesta encontrar las palabras adecuadas para expresar lo que sienten, o les preocupa que sus comentarios puedan ser vistos como un beso o como una ocultación de una agenda oculta.

Si bien estos temores son válidos, también pueden impedir que disfrutemos de la larga lista de recompensas que ofrece la gratitud. Un método que me ha parecido útil para superarlos es empezar de a poco, con una sencilla nota de agradecimiento. Hay algunas reglas sencillas que puede seguir para asegurarse de que sus esfuerzos se toman muy en serio (y no se malinterpretan negativamente).

Reglas para elaborar una nota de agradecimiento significativa

Manténgalo auténtico.

El objetivo de expresar su aprecio es que alguien sepa cómo sus acciones le han afectado a usted o a los demás. Si tiene alguna otra agenda, su mensaje no será auténtico. Aun así, tiene que ser cuidadoso con sus palabras si quiere que parezcan genuinas.

Defina el contexto.

Si alguna vez le ha sorprendido un cumplido, entonces sabe que puede sentirse bien y, al mismo tiempo, discordante. Esto se debe a que intenta asimilar las palabras de la otra persona y, al mismo tiempo, interpretar sus intenciones, especialmente si el cumplido llega tarde o lo pilla desprevenido.

Como persona que da las gracias, puede hacer que el destinatario se sienta cómodo compartiendo primero el contexto de su mensaje (o lo que lo llevó a ponerse en contacto con él).

Ejemplos:

• Estaba reflexionando sobre nuestro último proyecto del fin de semana y me di cuenta de que nunca le había dado las gracias.
• Hemos estado tan ocupados últimamente que me he dado cuenta de que no me he tomado el tiempo de expresarle mi agradecimiento por todo su gran trabajo.
• Estaba leyendo un artículo en HBR sobre la expresión de aprecio y pensé en usted.

Comparta lo que aprecia y por qué. 

Luego, concéntrese en el impacto que sus acciones han tenido en usted. Puede ser tan simple como hacerle sonreír en un día difícil o tan grande como apoyarlo en un período difícil. Sea específico y explique lo que aprecia y por qué. Al hacerlo, ayudará a la otra persona a entender la razón por la que se siente así.

Ejemplo 1:

Lo que aprecia:

Como sabe, el año pasado fue muy duro para mí. Intentaba trabajar desde casa mientras cuidaba a mis padres al mismo tiempo. No importaba lo ocupados que estuviéramos, hacía tiempo en todas las reuniones para preguntar por mis padres y comprobar cómo me iba.

Por qué lo aprecia:

Sé que es justo lo que es, pero sus registros siempre me hicieron sentir mejor y me ayudaron a gestionar esto el año pasado.

Ejemplo 2:

Lo que aprecia:

El otro día me sentía completamente abrumado y solo al intentar hacer el informe para la reunión con el cliente. Sé que puede haber sido sencillo para usted, pero cuando dio un paso adelante y se ofreció a ayudar a formatear el documento final, marcó una gran diferencia.

Por qué lo aprecia:

Muchas personas ofrecen su apoyo, pero pocas convierten sus palabras en acciones y no puedo expresar lo mucho que su apoyo me ha ayudado a hacer el trabajo y me ha hecho sentir parte del equipo.

Ejemplo 3:

Lo que aprecia:

Sé que necesitó valor para darme comentarios honestos después de mi última presentación. Quiero que sepa que le agradezco mucho que lo haga.

Por qué lo aprecia:

Siempre pido su opinión, pero la gente rara vez dice algo más que: «Lo hizo muy bien». Sus comentarios me ayudaron a replantearme mi presentación y me dieron cosas concretas en las que trabajar. Eso es exactamente lo que necesitaba mejorar.

Cierre el mensaje.

Con el núcleo del mensaje redactado, es hora de terminar la nota de agradecimiento. Puede hacerlo con un simple y directo «gracias» o con una firma más detallada.

Ejemplos:

• Gracias de nuevo. Agradezco mucho trabajar con usted.
• Aunque no lo diga siempre, agradezco todo lo que hace.
• Gracias de nuevo por su apoyo, ha marcado una gran diferencia para mí.
• Gracias por todo lo que hace.
• ¡Gracias!

Envíelo. 

Los correos electrónicos se pierden y las tarjetas manuscritas se guardan. Por lo tanto, escriba su mensaje en una hoja de papel, nota adhesiva o tarjeta y dáselo directamente a la persona. Si está en el trabajo, déjelo en su escritorio o en su «buzón». Si no va a verlos durante un tiempo, tome una foto de su mensaje y envíele la foto a la persona o, mejor aún, envíele la tarjeta por correo.

Enviar un mensaje manuscrito es importante porque da a la otra persona la oportunidad de captar su agradecimiento sin sentir la presión de responder en el acto. Si sabe que la persona puede sentirse incómoda con los elogios, elimine la presión para responder diciendo algo como: «Por favor, no se sienta obligado a responder. Solo quería que supiera que aprecio trabajar con usted». 

Formas de hacer que su «gracias» sea significativo

Si está pensando en qué decir cuando da las gracias a sus compañeros, estos son algunos ejemplos de mensajes de situaciones laborales comunes:

1) Su colega intervino cuando necesitó tomarse un tiempo libre.

Hola Kevin, 

Acabo de volver de pasar un tiempo muy necesario fuera con mi familia. Quería darle las gracias por dar un paso adelante y encubrirme cuando no estaba. Sé que ya tiene mucho que hacer y el hecho de que también haya asumido mi carga de trabajo significa mucho para mí. Solo quiero que sepa que aprecio mucho lo que ha hecho. 

¡Gracias!

2) Alguien hizo algo en serio amable para usted. (Le envié un paquete de regalos, le organizé una fiesta de cumpleaños, le tomé notas de una reunión que no estaba grabada o contacté para registrarse cuando no se sentía bien.) 

Hola María, 

Acabo de recibir el paquete de ayuda que me envió y quería darle las gracias. Como sabe, el trabajo ha sido brutal estas últimas semanas y cuando hoy recibí el paquete por correo, me alegró el día. Gracias por todo lo que hace para que nos sintamos cuidados en el trabajo. ¡Hace una enorme diferencia!

3) Alguien abogó por que consiguiera un aumento o un ascenso.

Hola Kira, 

Aya me ha dicho que ha propuesto mi nombre para un ascenso y quería darle las gracias. Lo entiendo o no, me honra que haya pensado en mí para el puesto y no puedo darle las gracias lo suficiente por todo el tiempo que ha invertido para ayudarme a crecer en estos últimos años. Me siento muy afortunado de poder aprender de usted como líder y aprecio todo lo que ha hecho por mí. 

Gracias. 

4) Los miembros de su equipo han estado trabajando horas extras para terminar algunos proyectos difíciles. 

Hola Jose, 

Hemos estado tan ocupados últimamente que me he dado cuenta de que no me he tomado el tiempo de expresarle mi agradecimiento. Sé que la carga de trabajo ha sido enorme estas últimas semanas, cuando intentamos cerrar nuestro gran proyecto. Ha estado trabajando duro, dedicando horas extra y haciendo muchas cosas entre bastidores para que esto suceda. Agradezco todo lo que hace y me encanta tenerlo en nuestro equipo. No podríamos hacer este gran trabajo sin su inestimable contribución.

5) Su jefe le dio la oportunidad de tomar la iniciativa en una reunión de alto perfil. 

Hola Mohamad, 

Estaba pensando en la presentación de la semana pasada durante el fin de semana y quería darle las gracias. 

Sé que era una cuenta muy grande y se arriesgó al dejar que yo tomara la iniciativa. Agradezco mucho lo que ha hecho. Había compartido que quería tener más exposición en nuestro último uno contra uno, y significa mucho que se lo haya tomado en serio y lo haya hecho realidad. Sé que no todos los directivos lo hacen y me siento muy afortunado de poder trabajar con usted.

6) Un miembro del equipo recibió un comentario difícil y tomó medidas al respecto. 

Hola Ira, 

Quería hacerle saber que aprecio mucho lo mucho que ha estado trabajando en las cosas de las que hablamos. Recibir comentarios desafiantes nunca es fácil, y mucha gente se pone a la defensiva y nunca hace nada al respecto. 

Durante los últimos dos meses, lo he visto cambiar la forma en que colabora con los demás. Lo he visto hacer más preguntas en las reuniones, pedir su opinión a otros y poner en práctica sus recomendaciones. Como resultado, he visto cómo su trabajo y el del equipo mejoran para mejor.

Solo quiero que sepa que veo la diferencia y aprecio todo lo que hace para crecer. Siga así, ¡es inspirador!

7) Ha sido un placer trabajar con alguien. 

Hola Vlad,

Me reí a carcajadas tras el último mensaje que envió en Slack y solo quería hacerle saber que es increíble trabajar con usted. Sé que es justo lo que es, pero el hecho de que pueda encontrar algo por lo que reír o sonreír en estos tiempos difíciles siempre me alegra el día. Una cosa que realmente me impresiona es su habilidad para pasar de hacer bromas a esforzarse y hacer el trabajo. ¡Espero que esta nota le ilumine el día de la misma manera que normalmente alegra el mío (y otros)! 

Pues adelante, escriba esa nota de agradecimiento. No solo lo convertirá feliz pero la persona que lo reciba también tendrá un buen día.