Qué se necesita para organizar una gran reunión híbrida

UN encuesta reciente de McKinsey sugiere que el 90% de las organizaciones adoptarán alguna combinación de trabajo remoto e in situ a medida que salgan de las restricciones de la Covid. Este nuevo modelo supondrá un cambio drástico en la forma en que nos reunimos: una combinación híbrida de asistentes presenciales y participantes a reuniones remotas parece un componente inevitable de nuestra «nueva normalidad».

Simplemente no hay vuelta al mundo de las «cajas de graznidos» en la mesa de la sala de conferencias, con los que hablan por teléfono esforzándose por oír, se les «habla» cuando intentan hablar o se imaginan qué hay en esa diapositiva de PowerPoint en una pantalla que solo sus colegas de la sala pueden ver.

Como dijo recientemente Satya Nadella, CEO de Microsoft: «Queremos asegurarnos de que quienes se unan de forma remota participen siempre de primera clase».

Pero las reuniones híbridas son mucho más complejas que las reuniones presenciales o virtuales. Es fácil hacerlo mal y es difícil hacerlo bien. Los participantes remotos solo están a un desliz de perder ese estatus de primera clase. Justo cuando los ejecutivos aprendieron a correr excelentes reuniones virtuales durante el año pasado, ahora tienen que aprender también a organizar excelentes reuniones híbridas.

Basándonos en nuestro medio siglo de experiencia en el diseño y la facilitación de reuniones para equipos ejecutivos y juntas directivas, hemos reunido ocho prácticas recomendadas para ayudar a que sus reuniones híbridas sean más eficaces:

1. Mejore su juego de audio.

Si bien los participantes remotos necesitan ver quién habla y qué ocurre en la sala de reuniones, un audio excelente es más importante. Sin embargo, aunque se presta mucha atención a los aspectos visuales de las reuniones, a menudo se pasa por alto el audio hasta el último minuto. Antes de la Covid, a menudo escuchábamos a los participantes remotos decir: «Lo siento, ¿podría acercarse un poco más al altavoz y repetir lo que acaba de decir?» Ahora, esperan oírlo todo con claridad, igual que pueden hacerlo en Zoom.

Para evitar problemas de última hora a causa de un audio deficiente, asegúrese de que la sala esté equipada con suficientes micrófonos de alta calidad para que los participantes remotos puedan oír. Si se encuentra en un hotel u otro espacio de reuniones temporal y varios micrófonos no son una opción viable, considere la posibilidad de complementar la entrada de audio haciendo que los asistentes presenciales pasen un micrófono de mano antes de hablar.

2. Explore un impulso tecnológico.

La pandemia aceleró el uso y la evolución de la tecnología de videoconferencia para permitir reuniones virtuales desde ordenadores, tabletas y teléfonos. A medida que los proveedores invierten mucho para facilitar mejor las reuniones híbridas, se están introduciendo nuevas funciones para mejorar la comunicación cara a cara entre los asistentes presenciales y remotos.

Por ejemplo, el de Zoom Galería inteligente (cuya finalización está prevista para este año) utiliza inteligencia artificial para detectar rostros individuales en una habitación compartida y colocarlos en los paneles de la pantalla para que los participantes remotos puedan verlos en la ya conocida vista de galería. Microsoft está desarrollando nuevos tipos de salas de reuniones optimizado para la experiencia híbrida. Debería investigar qué mejoras tecnológicas podrían estar disponibles para ayudar a que la experiencia de su equipo sea más inmersiva y auténtica.

3. Considere el vídeo desde la perspectiva del participante remoto.

Mientras diseña la reunión, pregúntese continuamente: ¿Qué necesitan ver los participantes remotos para poder participar plenamente? Deberían poder ver las caras de los asistentes a la sala, las presentaciones compartidas, los documentos físicos que se reparten, el contenido creado durante la reunión en pizarras blancas o rotafolios, etc.

Es tentador pedir a los asistentes en persona que abran sus ordenadores portátiles y se unan a una reunión de Zoom (en silencio), de modo que los participantes remotos puedan ver las caras de todos y los documentos se puedan compartir fácilmente. Los clientes suelen sugerir este tipo de «reunión virtual en la habitación». Sin embargo, si la gente reunida en la sala pasa la reunión en sus ordenadores, es mejor que se hayan quedado en sus casas u oficinas. Las personas que se reúnen en persona están, al menos por el momento, tan emocionadas de volver a estar juntas por fin que lo último que quiere es que estén agachadas sobre sus ordenadores portátiles individuales todo el día por los participantes remotos.

Especialmente en los casos en que la tecnología de vídeo de vanguardia no es asequible o no está disponible, un poco de ingenio puede contribuir en gran medida a crear una experiencia de vídeo de alta calidad para todos.

Por ejemplo, durante dos días fuera de las instalaciones en un hotel de Florida con 10 asistentes presenciales y dos participantes remotos (una en Zúrich y otra en Los Ángeles), conectamos tres cámaras web a los ordenadores portátiles y utilizamos un cuarto portátil para compartir lo que había en la pantalla principal (normalmente un PowerPoint). Montamos dos de las cámaras web en trípodes, orientados a los asistentes de la sala para que los participantes remotos pudieran ver quién estaba hablando. Movimos la tercera cámara para mostrar una vista de cerca de los presentadores, rotafolios y gráficos murales a lo largo de la sesión, según fue necesario. Los cuatro portátiles se unieron a los dos que utilizaban nuestros dos ejecutivos remotos, para un total de seis «participantes» distintos de Zoom en una sola reunión de Zoom.

Los comentarios posteriores a la reunión confirmaron que esta configuración permitía a los participantes remotos sentir que eran una parte integral de la reunión y no observadores lejanos.

4. Haga que los participantes remotos sean de tamaño completo.

Otra forma de dar a los participantes remotos la misma talla es darles una mayor presencia en la sala. Además de la pantalla principal del centro, configure dos monitores grandes adicionales, uno a cada lado de la sala, que muestren paneles «de tamaño real» de los participantes remotos durante la reunión.

Descubrimos que estas imágenes de gran tamaño ayudan a los asistentes presenciales a aceptar a sus colegas remotos como participantes de pleno derecho y nos recuerdan constantemente que deben incluirse en la conversación. Del mismo modo, si es posible, las voces de los participantes remotos deberían emanar de los mismos monitores que sus rostros; los altavoces de techo tienden a reforzar la artificialidad de la situación.

5. Pruebe la tecnología con antelación.

Nada mata el impulso de una reunión como esperar a que se solucione un problema en el audio o el vídeo. Antes de una reunión importante, pruebe la configuración audiovisual, tanto en la sala como para los asistentes remotos. Programe una prueba individual de 10 a 15 minutos para que los participantes remotos se sientan cómodos con lo que verán y oirán durante la reunión, así como para revisar cualquier función del software que probablemente se les pida que utilicen. Vale la pena el breve tiempo necesario.

6. Diseñe reuniones para todos los asistentes.

Revise cada actividad o ejercicio centrándose específicamente en la forma en que participarán los participantes remotos. Tenga en cuenta qué herramientas y técnicas, digitales o de otro tipo, se pueden utilizar para maximizar su interacción con los asistentes a la sala.

Por ejemplo, si necesita sondear al grupo, utilice una herramienta de encuesta telefónica como Encuesta en todas partes para recopilar las opiniones de todos en tiempo real. Esto pone a los participantes remotos en igualdad de condiciones, en comparación con levantar la mano o confiar en los comentarios verbales. Para capturar las notas de las reuniones, utilice una pizarra digital (o enfoque una cámara remota en un rotafolio) para que todos puedan ver lo que se escribe a medida que ocurre.

Del mismo modo, si el diseño de la reunión exige que los asistentes a la sala pongan puntos o adhesivos en un gráfico mural, utilice una cámara web para que los participantes remotos puedan leer las respuestas de sus compañeros antes de colocar las suyas propias, tal como lo harían si estuvieran presentes físicamente.

Si el diseño de la reunión exige dividir a las personas en grupos separados, la solución más sencilla es incluir a todos los participantes remotos en un solo grupo. Si bien es más simple, esto les envía un mensaje equivocado al reforzar su ausencia física. Probablemente valga la pena el esfuerzo logístico y técnico adicional para integrar a los participantes remotos en varios grupos de trabajo para acentuar su igualdad de estatus.

7. Proporcione una fuerte facilitación.

Gestionar una reunión híbrida es más difícil que cuando todo el grupo está en persona o en Zoom juntos. Debería asignarse a una persona (un miembro del personal, una persona ajena o un participante en la reunión) para que guíe la conversación y la mantenga en el buen camino.

A pesar del esfuerzo que pueda dedicar al diseño y la logística de las reuniones, sigue siendo demasiado fácil que los asistentes presenciales dominen el debate. Un facilitador debería atraer a los participantes remotos, mantenerlos comprometidos y asegurarse de que sus voces se escuchen, no se interrumpan ni se hable. En ocasiones, es posible que el facilitador tenga que llamar a los participantes de la sala o a distancia para asegurarse de que se escuchan todas las voces.

8. Dele a cada participante remoto un «avatar» en la habitación.

Puede que en ocasiones los participantes remotos necesiten una presencia física en la sala. Podría ser tan simple como bloquear la visión de una cámara. Tal vez el micrófono no funcione o que haya que recordar al asistente que hable. Puede que sea necesario colocar un póster en un gráfico mural o colocar una ficha de póquer sobre una mesa como parte de un ejercicio de asignación de recursos.

Para estas situaciones, cada participante remoto debe tener lo que llamamos un «avatar en la habitación»: un miembro del personal (o compañero de participación) que pueda ser su presencia física en la sala de reuniones según sea necesario. Ya sea por mensaje de texto, chat o teléfono, tienen una línea de comunicación privada disponible de forma constante durante toda la reunión. Los participantes remotos nos dicen que tener acceso confidencial a un único punto de contacto contribuye en gran medida a eliminar la sensación de aislamiento o distancia de los que están en la propia sala. Qué embarazoso es que un participante remoto pregunte: «Fred, ¿podría alzar la voz, por favor? ¿No lo oigo» cada vez que Fred habla? Cuánto mejor que otra persona se acerque a Fred durante un descanso y le recuerde discretamente: «Fred». Por favor, hable más alto. Es muy difícil para Natasha oírlo desde Zúrich».

A medida que la pandemia disminuya y volvamos a reunirnos en persona, las reuniones híbridas pasarán a ser una parte permanente del funcionamiento de las organizaciones. Estas reuniones añaden complejidad al mismo tiempo que nuestro año colectivo de reuniones impulsado por la COVID prácticamente aumentó las expectativas de participación remota. Afortunadamente, al aprovechar la tecnología y las herramientas, tener cuidado en el diseño de las reuniones y ofrecer una sólida facilitación, podemos crear reuniones híbridas en las que todos los participantes, ya sea en la sala o al otro lado del mar, se sientan comprometidos, valorados e iguales.